Les documents de caisse sont les documents que le caissier est tenu d'établir dans le cadre du mouvement des espèces dans la caisse enregistreuse. À partir de cet article, vous découvrirez quels documents de caisse existent et leurs principales caractéristiques.

Les documents de caisse comprennent les éléments suivants :

• Commande de réception ;
• Bordereau de retrait;
• Journal d'enregistrement des papiers des recettes et dépenses ;
• Livre de caisse;
• Un livre qui enregistre l'argent émis et reçu par le caissier ;
• Rapports préalables ;
• Paie;
• Reporting caissier-opérateur ;
• Données sur les relevés des compteurs de caisse pour en tirer profit ;
• Un journal tenu par un caissier-opérateur.

Examinons chacun d'eux plus en détail.

Commandes au comptant

Il existe deux types de commandes : pour les recettes et pour les dépenses. Comme son nom l’indique, les reçus sont utilisés lorsque l’argent est reçu et les dépenses sont utilisées lorsque l’argent est émis. L'arrêté est établi en un seul exemplaire par un employé comptable et signé soit par le chef comptable, soit par un employé habilité.

Un chèque est joint au reçu, qui doit être signé par le caissier et le comptable. De plus, il doit être apposé du sceau de l'organisation. Il est délivré à la personne qui a déposé de l'argent à la caisse.

En savoir plus sur la commande de réception.

En savoir plus sur l'ordre de dépenses.

Registre des documents

Les rentrées de fonds et les dépenses doivent être enregistrées dans un journal spécial. Il enregistre aussi bien les ordres que les documents qui les remplacent (fiches de paie, demandes d'émission de fonds, etc.). Le formulaire du journal peut être trouvé dans.

Livre de caisse

Ce livre est nécessaire pour prendre en compte l'émission d'argent et sa réception. Toutes les pages du livre doivent être numérotées et le livre lui-même doit être lacé et tamponné. La dernière page enregistre le nombre total de feuilles du livre.

Chaque page est divisée en deux parties. L'un, qui comporte une ligne horizontale, est rempli comme premier exemplaire et l'autre comme second. Les deux exemplaires portent le même numéro. Le premier reste dans le livre, et le second est détachable, c'est un document de déclaration de caisse.

L'enregistrement des opérations en espèces commence au recto de la partie permanente après la colonne « solde en début de journée ». Tout d'abord, la feuille est pliée le long de la ligne de découpe, en plaçant la feuille détachable sous la feuille qui reste dans le livre.

En savoir plus sur la tenue d'un livre de caisse.

Livre de caisse

Ce livre conserve les traces de l'argent émis et reçu. Également utilisé pour comptabiliser les papiers de caisse.

Rapports préalables

Ce reporting est nécessaire pour prendre en compte l'argent émis pour les dépenses professionnelles. Ce document est établi par le comptable et le déclarant en un seul exemplaire.

Le verso du rapport doit inclure une liste de documents pouvant confirmer que les dépenses ont été engagées. Il peut s'agir de reçus divers, de titres de transport, etc. Aussi, ces documents doivent être joints au rapport et numérotés dans l'ordre dans lequel ils sont répertoriés dans le rapport.

Paie

Cette attestation est établie lors du versement des salaires aux salariés de l'entreprise. Il est compilé par les comptables en un seul exemplaire. Les employés reçoivent un salaire selon les informations spécifiées dans les documents primaires d'enregistrement du temps travaillé.

Rapport du caissier

Ce reporting est établi par le caissier-opérateur. Il saisit les informations sur les relevés de caisse et les recettes de la journée. Les caissiers doivent préparer un tel rapport chaque jour. Après rédaction du procès-verbal, celui-ci est signé et, avec tous les bénéfices, il est remis au gérant de l'entreprise.

Si l'entreprise est petite, les caissiers remettent l'argent aux collecteurs. Lors du transfert de fonds, les documents bancaires appropriés doivent être établis.

Plus d'informations sur le rapport du caissier peuvent être trouvées dans.

Informations sur les relevés du compteur KKM

Ces informations sont nécessaires pour générer un rapport récapitulatif sur les relevés des compteurs KKM. Un tel rapport de synthèse devra être établi quotidiennement ; il constituera une annexe au rapport d’attestation du caissier. Il est établi par le caissier principal et transmis au service comptable de l'entreprise accompagné d'un rapport d'attestation et d'ordres.

Journal du caissier

Ce journal conserve les enregistrements des transactions entrantes et sortantes pour chaque caisse enregistreuse. Dans un magazine, chaque page doit être numérotée et le magazine lui-même doit être entièrement lacé. Seuls les caissiers-opérateurs peuvent inscrire des écritures dans un tel journal. Les inscriptions doivent être faites par ordre chronologique au stylo à bille et sans corrections.

1. Si le montant doit être indiqué en lettres, il doit l’être en majuscules. Les kopecks sont écrits en chiffres.
2. Les documents peuvent être remplis soit sur un ordinateur, soit manuellement.
3. Les informations mal renseignées dans les papiers de caisse peuvent être corrigées. C'est ainsi que cela se fait. Une entrée incorrecte est barrée d’une ligne nette. L'entrée correcte est faite au-dessus ou à côté. Ici, ils écrivent « croyez ce qui est corrigé ». Le chef d'entreprise et le chef comptable doivent signer à côté de cette inscription.
4. Si un document contient des taches, des erreurs d'écriture ou des corrections faites par un correcteur, il est considéré comme invalide.

Combien de temps faut-il conserver les documents de caisse ?

Dans la législation comptable et fiscale, il existe des avis différents concernant la durée de conservation des documents de caisse.

Conformément à la législation fiscale, les registres de caisse doivent être conservés dans les archives de l'entreprise pendant quatre ans. La législation comptable stipule que ces documents doivent être conservés pendant au moins cinq ans. Le ministère de la Culture a également fixé une durée de conservation des documents de cinq ans.

Ainsi, sur la base de la durée maximale, les papiers de caisse doivent être conservés aux archives pendant au moins cinq ans. Il convient de considérer que les documents ne peuvent être détruits que si un audit a été réalisé au cours de ces cinq années. S’ils n’étaient pas là, les papiers ne pourraient pas être détruits, même après cinq ans.

Les délais de conservation des documents de caisse doivent être respectés, puisque les amendes suivantes sont prévues en cas de violation :

• Pour les employés chargés du stockage – de deux à trois mille roubles ;
• Pour les citoyens – de deux cents à trois cents roubles.

Le formulaire KM-6, également connu sous le nom de certificat-rapport du caissier-opérateur, est un document de déclaration qui comprend le revenu total de la journée ou du quart de travail, ainsi que les données des comptoirs de caisse (équipement de caisse enregistreuse). Le caissier-opérateur doit remplir quotidiennement cette attestation en y joignant en accompagnement le formulaire, les espèces et les pièces de dépenses.

Formulaire KM 6 et remplissage d'échantillons. Des dossiers

DES DOSSIERS Ouvrez ces fichiers en ligne 3 fichiers

Pourquoi le formulaire KM-6 est-il nécessaire ?

Formulaire de certificat KM-6- Il s'agit du principal document de reporting du caissier. Il indique les revenus perçus et est remis au gestionnaire avec les revenus. Si les bénéfices sont reversés à des collectionneurs, une note correspondante est requise dans le rapport-certificat.

Dans le travail des organismes de contrôle, ces certificats jouent un rôle très important. C'est sur leur base qu'une conclusion est tirée sur l'exhaustivité de la réflexion sur les revenus. De plus, les informations du certificat KM-6 sont utilisées pour remplir un rapport de synthèse. Ce rapport comprend des données sur l'état des compteurs de caisses et les revenus de l'entreprise.

Fonctionnalités du rapport d'aide

L'attestation-rapport du caissier-opérateur présente plusieurs éléments caractéristiques :

• le formulaire KM-6, approuvé par le Comité national des statistiques de la Fédération de Russie en 1998, est unifié ;
• les erreurs de remplissage, ainsi que les écarts par rapport au format généralement accepté, peuvent entraîner une amende lors du travail des autorités de contrôle ;
• KM-6 doit être rempli quotidiennement (ou à la fin de chaque équipe), et le remplissage simultané de certificats pendant 2 jours/équipes ou plus n'est pas autorisé ;
• Le document doit être remis simultanément avec le produit - soit au caissier en chef de l'entreprise, soit à la banque ;
• Le certificat doit être conservé exactement 5 ans, après quoi il perd sa valeur.

Important! La colonne 4 n'est remplie que lors de l'utilisation d'un matériel de caisse obsolète. Si des appareils modernes ont été installés dans l’organisation au cours des 12 dernières années, cette section doit rester vide.

Règles générales de remplissage

Afin d'éviter les erreurs lors de la saisie des informations dans le formulaire KM-6, vous devez suivre les règles générales :

La première ligne du rapport doit contenir le nom, l'adresse (légale ou réelle - peu importe, l'essentiel est qu'elle soit la même dans tous les rapports) et le numéro de téléphone de l'entreprise. S'il existe une division distincte, son nom doit également être indiqué.

Si le formulaire KM-6 est rempli par un entrepreneur individuel, il doit alors indiquer toutes les informations nécessaires dans le même ordre. C'est une erreur courante - de nombreux entrepreneurs individuels pensent qu'ils peuvent s'écarter de la forme unifiée parce qu'ils travaillent pour eux-mêmes.
Le document doit indiquer le nom, le numéro d'enregistrement et le numéro du fabricant du CCP.
Vous devez indiquer la date exacte d'achèvement et le numéro de certificat.
Les revenus doivent être déclarés sous forme numérique et en lettres.
La signature de l'auteur du rapport de certificat est un élément obligatoire.

Important! Si le produit n’est pas remis au caissier en chef de l’entreprise, mais à la banque, cela doit être noté dans le rapport.

Exemple de certificat. Exemple de remplissage

Pour en savoir plus sur le formulaire KM-6, téléchargez un échantillon gratuit. Il est au format *.doc et contient la forme d'aide correcte, sans erreurs factuelles ni inexactitudes. Cet échantillon peut être utilisé non seulement pour étudier les caractéristiques du rapport d'attestation, mais également pour le travail spécifique d'un caissier.

Le rapport-certificat du caissier-opérateur est divisé en 3 parties - ligne, tabulaire et finale. Pour plus de commodité, nous le diviserons en 3 parties et un exemple de remplissage afin que le lecteur puisse trouver rapidement exactement ce qui l'intéresse.

Ainsi, un exemple de saisie d'informations dans la partie ligne du KM-6 :

• Dans le champ « Organisation », saisissez le nom de l'entreprise, son adresse et son numéro de téléphone.
• Le numéro d'identification de l'entreprise où travaille le caissier est inscrit dans le champ NIF.
• Le champ « Division structurelle » ne doit pas être touché si cette division n'existe pas dans l'entreprise.
• Dans le champ « Équipement de caisse enregistreuse », des informations sur les modèles de caisse enregistreuse sont saisies.
• Dans le champ « Numéro » – le numéro de la caisse enregistreuse. Ces informations, ainsi que celles du point 3, peuvent être obtenues auprès du caissier principal ou lues dans la documentation de la caisse.
• Le champ « Programme d'application » reste vide si un tel programme n'est pas utilisé.
• Dans le champ « Caissier », saisissez le nom et les initiales du caissier. Si un certificat est créé pour 2 secteurs ou plus comportant plusieurs caissiers, alors le champ reste vide.
• Le numéro du rapport Z actuel est saisi dans le champ « Modification ». Cela n'est pas illustré dans l'exemple, mais cela commence généralement par la lettre « Z ». Par exemple, "Z 0040".

La partie tabulaire de l'attestation doit être remplie comme suit :

• La colonne 4 doit également rester vide si une technologie de caisse enregistreuse moderne est utilisée (depuis 2004).
• Dans la colonne 5, inscrivez le montant en début de journée ou de quart de travail. Ce montant se retrouve dans le journal du caissier-opérateur, à la colonne 9. Il y a été laissé par le caissier qui effectuait le quart de travail précédent. Ce montant figure également dans le rapport X du matin, dans la ligne BRUT TOTAL.
• Dans la colonne 6, inscrivez le montant de la ligne BRUT TOTAL du rapport Z.
• Dans la colonne 7 - le montant de la ligne « Shift Total » du rapport Z. Si les retours ont eu lieu pendant la journée/l'équipe, vous devez alors saisir le total de l'équipe moins les retours.
• La colonne 8 doit rester vide s’il n’y a eu aucun retour. Si tel est le cas, vous devez alors saisir le montant de la ligne « Retours » du rapport Z.
• Dans la colonne 9, le caissier inscrit son nom de famille.
• Le caissier signe dans la colonne 10.

Les sommes des colonnes 7 et 8 sont inscrites dans le champ « Total ».

Important! Les colonnes vides peuvent être barrées. Les caissiers les rayent souvent pour que les autorités de contrôle sachent avec certitude que le document est entièrement rempli et que le caissier n'a rien oublié.

La dernière partie du certificat est complétée comme suit :

• La ligne « Total... » vous demande de saisir le produit en lettres.
• La ligne « Accepté » doit rester vide. Il est nécessaire lorsqu'un récépissé est émis pour un rapport. En pratique, cela arrive rarement.
• La ligne « Remis à la banque » contient des informations sur la banque uniquement si le rapport est remis au collecteur. Si le produit et le certificat sont remis au caissier en chef, cette ligne doit rester vide.
• Il n’y a pas non plus d’intérêt particulier à remplir la ligne « Numéro de reçu », car elle fait référence à la ligne « Accepté… ».

Que faire du formulaire KM-6 après l'avoir rempli

Le document complété doit être remis au caissier en chef, si l'entreprise en dispose. Le caissier en chef transmet le rapport d'attestation au directeur général ou au comptable. S'il n'y a pas de caissier, le caissier-opérateur remet le document directement au comptable ou au directeur. Le certificat doit être conservé 5 ans.

Important! En règle générale, les entrepreneurs individuels sont trinitaires. Un entrepreneur individuel est son propre caissier-opérateur, comptable et gérant. Il remet donc le document directement à la banque.

Est-il possible de ne pas remplir le formulaire KM-6 ?

Cette question est ambiguë. D'une part, personne n'est condamné à une amende pour l'absence de certificat-rapport. De nombreuses entreprises n'en ont tout simplement pas besoin et les entrepreneurs individuels s'en passent le plus souvent. Mais si le contrôle révèle l’absence de tels certificats, cela sera alors considéré comme une « circonstance aggravante ». Le gérant aura des problèmes et, bien entendu, il blâmera le caissier-opérateur qui n'a pas rempli le formulaire KM-6.

Erreurs courantes lors du remplissage

Les caissiers débutants commettent parfois l’erreur ridicule de saisir leur propre NIF au lieu de celui de l’entreprise. Bien sûr, c'est faux. Le numéro d'identification doit toujours appartenir à l'entreprise.

Il ne faut pas confondre les colonnes 5 et 6 du tableau principal. La colonne 5 contient le TOTAL BRUT du rapport X et la colonne 6 - le TOTAL BRUT du rapport Z. Il ne peut pas en être autrement. Cette erreur est souvent commise par inattention.

D'autres erreurs sont dues à une inattention lors de la saisie de valeurs numériques. Par exemple, vous pouvez confondre la date ou faire une erreur lors de la saisie du montant. De telles erreurs sont inacceptables, le caissier doit donc tout vérifier correctement.

Important! S'il y a des fautes de frappe dans le formulaire KM-6 lui-même, personne ne punira le caissier pour cela. Une amende ne peut être infligée que pour des erreurs dans les informations que le caissier-opérateur a personnellement saisies.

Nom de l'entreprise;

Numéro de série du chèque ;

Date et heure d'achat ;

Coût d'achat ;

Imprime un reçu sur une caisse enregistreuse ;

Le rapport de trésorerie se compose de deux parties : les revenus et les dépenses. Le solde de trésorerie en début de journée est enregistré à partir du rapport précédent.

Chèque de banque. Rapport de caisse et procédure pour son établissement

Le reçu comprend toutes les rentrées de fonds et les montants correspondants. La partie dépenses comprend les opérations suivantes : dépôt d'argent à la banque, paiements sur ordres de dépenses, relevés de paie pour salaires et autres paiements, etc.

Le rapport du caissier est exécuté quotidiennement. Au rapport sont jointes toutes les recettes et pièces de dépenses indiquées ligne par ligne dans le rapport. Accompagné du rapport, une attestation est remplie contenant les relevés des caisses enregistreuses et des informations sur les revenus.

Dans le même temps, l'entreprise doit assurer la sécurité des fonds dans la caisse enregistreuse. La responsabilité d'assurer des conditions appropriées incombe au chef de l'entreprise commerciale.

Pour enregistrer les transactions en espèces, le caissier principal reçoit un livre de caisse. Les feuilles du livre doivent être numérotées, le livre doit être lacé et signé par le gérant et le comptable et certifié par un sceau. Chaque entreprise ne peut disposer que d’un seul livre de caisse.
Livre est un registre comptable analytique qui protège les intérêts à la fois de l'organisation et du caissier. Chaque feuillet du livre se compose de deux parties : la première est lignée ; le second - non doublé, est un rapport de caisse.
Les corrections dans le livre ne sont autorisées que par relecture. Ils doivent être certifiés par la signature du caissier et du comptable.
Rapport de caisse compilé quotidiennement.

2.2. Procédure de tenue d'un livre de caisse. Rapports de caisse

Les documents préliminaires doivent être regroupés en recettes et dépenses. Les reçus sont ajoutés par ordre numérique, les dépenses sont ajoutées par ordre croissant. Je plie la feuille du livre en deux pour que la partie lignée soit le premier exemplaire. Le numéro de feuille est le numéro de rapport de caisse.
Du rapport précédent, le solde de clôture est transféré vers ce rapport en tant que solde d'ouverture. Ensuite, les bons de réception sont enregistrés indiquant : de qui l'argent a été reçu, la base, le numéro du document et le montant. Les documents consommables sont également enregistrés dans le même ordre. Une ligne est allouée pour chaque document ; les lignes manquantes ne sont pas autorisées. En fin de feuille, les totaux des revenus et dépenses sont calculés et enregistrés dans la ligne de transfert. Au verso doivent être calculés les totaux de la journée : les recettes ainsi que le solde et les dépenses. La dépense finale est soustraite du revenu final et le solde en fin de journée est obtenu. Le rapport est signé par le caissier, indiquant en lettres le nombre de pièces entrantes et sortantes, et remis au service comptable contre signature sur un exemplaire, qui reste dans le livre de caisse.
Le comptable vérifie le rapport de caisse reçu : pour l'exactitude du remplissage des documents ; sur la légalité de l'opération ; correspondance de la date des documents avec la date du rapport ; aucune erreur arithmétique. Le rapport vérifié est traité, c'est-à-dire que les transactions ou les codes de compte correspondant sont inscrits sur chaque document joint. Les mêmes codes sont inscrits dans le rapport de caisse dans la colonne n°3. Pour réaliser une comptabilité analytique, les comptes identiques doivent être regroupés en établissant une fiche de transcription.

L'organisation commerciale est tenue de délivrer à l'acheteur un reçu de caisse ou d'insérer un document (de support) avec l'achat. Les détails suivants doivent figurer sur le chèque ou le document de dépôt :

Nom de l'entreprise;

NIF (numéro d'identification) de l'organisation contribuable ;

Numéro de série de la caisse enregistreuse ;

Numéro de série du chèque ;

Date et heure d'achat ;

Coût d'achat ;

Signe d'un régime fiscal. Le caissier-opérateur ou le vendeur détermine le montant total de l'achat selon l'indicateur de caisse ou à l'aide d'appareils de comptage et reçoit l'argent de l'acheteur dans l'ordre suivant :

Indique clairement le montant d’argent reçu ;

Imprime un reçu sur une caisse enregistreuse ;

Nomme le montant de la monnaie due et l'émet avec le chèque.

Les chèques sont compensés simultanément à la délivrance des marchandises au moyen de timbres ou par déchirement aux endroits désignés.

Tous les chèques poinçonnés à la caisse pendant le quart de travail et non émis aux clients (relevés effectués en début et en fin de journée de travail, zéro chèque reçu lors de la vérification du fonctionnement du mécanisme d'impression) doivent être présentés avec le rapport de caisse.

Le rapport de trésorerie se compose de deux parties : les revenus et les dépenses. Le solde de trésorerie en début de journée est enregistré à partir du rapport précédent. Le reçu comprend tous les ordres d'encaissement et leurs montants correspondants. La partie dépenses comprend les opérations suivantes : dépôt d'argent à la banque, paiements sur ordres de dépenses, relevés de paie pour salaires et autres paiements, etc.

Comment rédiger un rapport de caisse

Ils calculent le montant des revenus et le montant des dépenses et affichent le solde en fin de journée.

Le solde en fin de journée est calculé comme suit :

Solde au début du jour de reporting + Revenus - dépenses = Solde à la fin du jour de reporting.

Le rapport du caissier est exécuté quotidiennement. Au procès-verbal sont joints tous les documents entrants et sortants indiqués ligne par ligne dans le procès-verbal. Accompagné du rapport, une attestation est remplie contenant les relevés des caisses enregistreuses et des informations sur les revenus.

Les ratures et corrections sans réserves sont exclues du livre de caisse.

De plus, l'entreprise doit assurer la sécurité des fonds dans la caisse enregistreuse. La responsabilité d'assurer des conditions appropriées incombe au chef de l'entreprise commerciale.

À cet égard, les exigences suivantes doivent être remplies :

La salle de caisse doit être isolée ;

Lors des transactions en espèces, la salle des caisses doit être fermée de l'intérieur ;

Aucune personne non autorisée ne doit se trouver à la caisse ;

La caisse enregistreuse doit être équipée de coffres-forts ou de caissons ignifuges ;

A la fin de la journée de travail, le coffre-fort et la salle des caisses sont scellés ;

Vous ne pouvez pas stocker dans la caisse des objets de valeur et des fonds n'appartenant pas à l'entreprise.

Les clés de la caisse enregistreuse sont conservées par le caissier, des doubles sont conservés par le gérant de l'entreprise.

Lire aussi :

Procédure de préparation des documents de caisse

Application
à la lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie
du 20/04/1995 N 16-00-30-33

Formulaire BO-9 Division _____________________ Code de service ________________________ Date d'achèvement du service ____________________________ FICHE DE CAISSE DES REVENUS N 003326 Série AA ————————————————————————————— — —— ¦Nom- ¦Numéro¦Coût-¦Numéro¦ Nom ¦ Codes des ¦Coût- ¦Enregistrement¦Pro- ¦Montant ¦ ¦nouveau¦posi- ¦capacité¦même- ¦client¦ matériaux ¦capacité ¦numéro ¦ cent ¦zare - ¦ ¦work ¦tion ¦work¦ton ¦ +————————+math- ¦executive¦ ¦ ¦on ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦réaliste¦ paiement ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——+——+——+———+—+—+—+—+—+—+—+——+———+— —+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——+——+——+———+—+—+—+—+—+ —+—+——+———+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——+——+——+—— —+—+—+—+—+—+—+—+——+———+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——- + ——+——+——+———+—+—+—+—+—+—+—+——+———+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——+——+——+———+—+—+—+—+—+—+—+——+———+——+ — —+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——+——+——+———+—+—+—+—+—+—+ — +——+———+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——+——+——+———+ — +—+—+—+—+—+—+——+———+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+— — +——+——+———+—+—+—+—+—+—+—+——+———+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——+——+——+———+—+—+—+—+—+—+—+——+———+——+—— + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——+——+——+———+—+—+—+—+—+—+—+ — —+———+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——+——+——+———+—+ — +—+—+—+—+—+——+———+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——+ — —+——+———+—+—+—+—+—+—+—+——+———+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+——+——+——+———+—+—+—+—+—+—+—+——+———+——+——+ Total … .¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——+———+—+—+—+—+—+—+—+——+———+——+——- _____________________________________________ _______________________ argent dont le montant (en lettres) a été reçu par le séquestre "___"___________ 199__ Les produits ont été remis _______________________________________________________ où et selon quel document "___"____________ 199__.

Source - Lettre du ministère des Finances de la Russie du 20 avril 1995 n° 16-00-30-33

Rapport - caissier

Page 1

Le rapport du caissier est un rapport soumis par le caissier d'une entreprise (institution, organisation) au service comptable. Il s'agit d'une feuille détachable du livre de caisse avec en pièce jointe les documents de caisse entrants et sortants.

Comment rédiger correctement un rapport de caisse

Le caissier soumet le rapport au service comptable quotidiennement ou dans les délais impartis. Le comptable vérifie le rapport, l'accepte et signe le récépissé des documents dans le livre de caisse.  

Le rapport de caisse est traité par le comptable comme suit. Chaque entrée est vérifiée selon ses mérites, vérifiée avec le document principal, puis inscrite dans le gr.  

Le rapport de caisse, dans lequel le comptable inscrit la correspondance des comptes, sert de base pour remplir l'ordre de journal n°1 et un relevé du compte 50 Cash.  

Il y a eu une erreur dans le rapport du caissier lors de la comptabilisation de revenus d'un montant inférieur.  

Le rapport du caissier calcule le total des entrées et sorties d'argent de la journée et détermine le solde à la fin de la journée.  

Après vérification, les rapports de caisse font l'objet d'un traitement comptable dans lequel les montants d'opérations similaires sont regroupés dans les comptes correspondants. Sur la base des rapports de caisse traités, des écritures sont effectuées dans le journal du formulaire n° K-1 pour le compte de caissier, dans lequel un compte personnel distinct est ouvert pour chaque caissier. Une ligne est réservée à l'enregistrement de chaque rapport dans le journal du formulaire n° K-1. A la fin du mois, il calcule les totaux de toutes les colonnes, vérifie l'exactitude des données finales et la coïncidence du solde final avec le solde monétaire selon le dernier rapport de caisse. Ensuite (un rapprochement des montants des compteurs est effectué, c'est-à-dire une comparaison des montants des compteurs reflétés dans d'autres journaux en correspondance avec le compte de caisse. Sur la base des données finales du journal du formulaire n° K-1 pour le compte de caisse à la fin du mois, des arrêtés commémoratifs sont établis : pour les comptes de débit et de crédit.  

Le comptable vérifie le rapport de caisse : l'exactitude du relevé, le calcul des montants émis et non émis selon le relevé, contrôle. Si aucune anomalie n'est constatée, le comptable appose sa signature au bas du relevé avec sa transcription et indique la date de l'audit, qui, en règle générale, doit coïncider avec la date à laquelle le caissier a soumis le rapport.  

Après vérification du rapport de caisse, les récépissés qui y sont attachés sont séparés des consommables et rassemblés en deux liasses, puis adressés au CC accompagnés des étiquettes d'accompagnement et du rapport de caisse.  

Sur la base des rapports de caisse et des ordres de caisse qui y sont joints pour les paiements reçus, les données sur les montants payés sont inscrites dans les relevés de calcul des sommes à payer pour chaque direction de maison (formulaire n° 168) pour le mois pour lequel le montant a été accumulé. Ce relevé contient quatre colonnes pour les mois au cours desquels le paiement a été effectué. Ainsi, par exemple, si dans le relevé de janvier le montant a été reçu en février, il est alors enregistré en gr.  

Sur la base du rapport de caisse et des documents de paiement qui y sont joints, sont inscrites dans la liste des documents de règlement et de paiement les salaires versés et le dépôt des sommes non réclamées pour chaque relevé enregistré. Le montant total des salaires déposés du mois en cours est constitué de deux totaux : le total de la colonne Dans le mois en cours selon la liste du mois en cours et le total de la colonne Mois suivant selon la liste du mois précédent, puisque généralement les salaires et une partie des autres paiements pour le mois de référence sont payés les premiers jours du mois suivant.  

Pour ce faire, les rapports de caisse avec pièces jointes primaires et le livre de caisse sont étudiés. Ces derniers doivent être numérotés, lacés, cachetés et conservés en un seul exemplaire.  

Une synthèse est préparée pour chaque rapport de caissier. Dans les colonnes 4 et 8, est imprimé le montant total du compte correspondant, qui doit correspondre aux totaux obtenus à partir du rapport de caisse.  

Une synthèse est préparée pour chaque rapport de caissier. A la fin de l'enregistrement des commandes entrantes, en éteignant l'impression, les montants de gr. Semblable au reçu, l'opérateur imprime les données de la commande sortante en gr. Après avoir terminé l'établissement du récapitulatif, l'opérateur trie les commandes entrantes et sortantes par ordre de numéros et les joint au rapport de caisse qui, accompagné des documents, est soumis au service comptable.  

Pages :      1    2    3

Le caissier enregistre toutes les transactions impliquant la réception et la dépense de fonds dans le livre de caisse. Le livre doit être préparé à l'avance, c'est-à-dire Les pages du livre sont numérotées, entrelacées et scellées du sceau de l'organisation. Le nombre de feuilles qu'il contient est certifié par les signatures du chef de l'organisation et du chef comptable.

Les inscriptions au livre de caisse sont effectuées en double exemplaire sur papier carbone.

Une feuille détachable est remise en fin de journée avec tous les documents entrants et sortants sous forme de rapport de caisse. Les ratures et corrections quelconques dans le livre de caisse ne sont pas autorisées. Les corrections apportées sont certifiées par les signatures du caissier et du chef comptable de l'organisme.

La fréquence des rapports dépend de la rotation de la trésorerie. En fin de journée de travail, le caissier effectue un travail préalable à l'établissement du procès-verbal : les documents joints sont vérifiés, la présence de signatures et de signatures dans ceux-ci, etc. Tous les documents sont enregistrés dans le livre de caisse, le total des transactions de la journée est calculé et le solde en fin de journée est affiché. Les données comptables du livre de caisse sont rapprochées du solde de trésorerie de la caisse.

Le solde qui en résulte est contrôlé par une limite de trésorerie. Le dépassement de la limite est autorisé si le procès-verbal est établi un des trois jours prévus pour le paiement du salaire. Le dépassement de la limite est considéré comme une violation de la discipline en matière de trésorerie.

Le rapport complété est signé par le caissier et soumis au comptable pour vérification. Le rapport vérifié est signé par le comptable, qui l'accepte et note le nombre de recettes et de pièces de trésorerie de dépenses reçues.

Le contrôle de la tenue correcte du livre de caisse incombe au chef comptable de l'organisation.

À condition que la sécurité totale des documents soit assurée, le livre de caisse peut être tenu de manière automatisée, dans laquelle ses feuilles sont formées sous la forme d'un schéma machine « Insérer une feuille du livre de caisse ». En même temps, un message machine « Rapport du caissier » est généré. Les machinogrammes susvisés doivent être établis au plus tard au début du jour ouvrable suivant, avoir le même contenu et comporter toutes les mentions prévues dans le formulaire livre de caisse. La numérotation des feuilles du livre de caisse dans ces schémas machines s'effectue automatiquement par ordre croissant dès le début de l'année.

Le caissier, après avoir reçu les machinogrammes « Insérer une feuille du livre de caisse » et « Rapport du caissier », est tenu de vérifier l'exactitude des documents spécifiés, de les signer et de transférer le rapport du caissier ainsi que les documents de caisse entrants et sortants au service comptable. contre un reçu dans le feuillet intercalaire du livre de caisse.

Comptabilisation des transactions de crédit

Réflexion en comptabilité des relations entre les associations, les entreprises et les organisations commerciales avec les banques pour les prêts à court et à long terme. Produit dans les comptes « Prêts bancaires à court terme » et « Prêts bancaires à long terme ». les emprunts bancaires à moyen et long terme se traduisent au crédit de ces comptes et au débit des comptes « Caisse », « Compte courant », « Compte en devises », « Comptes bancaires spéciaux », « Règlements avec les fournisseurs et entrepreneurs », etc. Pour les montants des emprunts bancaires remboursés, les comptes « Emprunts bancaires à court terme » et « Emprunts bancaires à long terme » sont débités en correspondance avec les comptes de comptabilité de caisse. Les emprunts bancaires non remboursés à temps sont comptabilisés séparément. La comptabilisation des opérations reflétées dans les comptes « Prêts bancaires à court terme » et « Prêts bancaires à long terme » est effectuée dans l'ordre de journal n° 4 ou 4a et dans le relevé n° 3. Les écritures y sont effectuées sur la base des relevés bancaires. dans ce cas, les montants des comptes correspondants figurent sur l'ensemble du relevé.

Comptabilisation des règlements avec les personnes responsables. Fonctionnalités comptables

Toute organisation lors de la mise en œuvre de ses activités est souvent confrontée à l'émission de fonds conformément au plan comptable approuvé par arrêté du ministère des Finances du 31 octobre 2000 n°94n « portant approbation du plan comptable pour la comptabilité financière et activités économiques des organisations et instructions pour son application » (dans la dernière édition - arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 18 septembre 2006 n° 115n), dans la comptabilité d'une organisation, compte 71 « Règlements avec des personnes responsables » est destiné à résumer les informations sur les règlements avec les salariés pour les montants qui leur sont délivrés pour la déclaration des besoins administratifs, économiques et autres.

Une comptabilité analytique du compte 71 « Règlements avec les personnes responsables » est effectuée pour chaque montant émis pour le reporting

En outre, dans son travail, le comptable doit être guidé par la procédure de réalisation des transactions en espèces dans la Fédération de Russie, approuvée par la décision du conseil d'administration de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 22 septembre 1993 n° 40 (ci-après appelée procédure de réalisation des transactions en espèces).

Conformément à l'article 11 de la procédure de réalisation des transactions en espèces, les entreprises émettent des acomptes en espèces pour les dépenses commerciales et d'exploitation, ainsi que pour les dépenses d'expéditions, d'explorations géologiques, d'entreprises et d'organisations autorisées, de divisions individuelles d'organisations commerciales, y compris les succursales qui ne figurent pas sur un bilan indépendant et sont situés en dehors de la zone d'activité des organisations pour des montants et pour des durées déterminés par les chefs d'entreprise.

Par conséquent, la liste des salariés ayant droit à des acomptes, le montant des fonds et les modalités pour lesquelles ils seront délivrés sont déterminés par arrêté du chef de l'organisation.

Les employés d'une organisation qui reçoivent de l'argent liquide et soumettent ensuite un rapport sur son utilisation sont généralement appelés personnes responsables.

Rapport préalable

Pour rendre compte de l'utilisation des fonds, utilisez le formulaire unifié n° AO-1 « Rapport préalable », approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 01.08.01 n° 55.

Un rapport préalable est établi en un exemplaire par le responsable et le comptable. Au verso de la note de frais, le responsable dresse une liste des documents confirmant les dépenses engagées (chèques KKM, tickets de vente, quittances, documents de transport, attestations de déplacement et autres pièces justificatives), et le montant des dépenses les concernant ( colonnes 1 à 6). Les documents joints au rapport préalable sont numérotés par le responsable dans l'ordre dans lequel ils sont enregistrés dans le rapport.

Le comptable de l'organisation vérifie l'utilisation prévue des fonds, la présence de pièces justificatives confirmant les dépenses engagées, l'exactitude de leur exécution et du calcul des montants, ainsi qu'au verso du formulaire les montants des dépenses acceptées en comptabilité (colonnes 7- 8) et les comptes (sous-comptes) débités sont indiqués pour ces montants (colonne 9).

Si des fonds en devises sont délivrés à une personne responsable, les détails relatifs aux devises sont renseignés dans le rapport préalable (ligne 1a du recto du formulaire et colonnes 6 et 8 du verso du formulaire).

La note de frais vérifiée est approuvée par le gérant ou une personne autorisée et acceptée pour la comptabilité. Sur la base des données du rapport préalable approuvé, le service comptable annule les montants comptables de la manière prescrite.

Les transactions en espèces sont documentées sous la forme prescrite et dans le respect de l'ordre de leur exécution. Lors de l'utilisation d'une caisse enregistreuse équipée d'un EKLZ, accompagné du journal du caissier-opérateur KM-4 et d'autres formulaires comptables, approuvé. par arrêté de la Commission nationale des statistiques du 25 décembre 1998 n° 132, le « Rapport du caissier-opérateur » est rempli sous le formulaire n° KM-6. Est-il nécessaire de remplir le formulaire n° KM-6 pour ceux qui sont passés aux caisses enregistreuses en ligne, et quelle est la procédure pour le remplir, nous y réfléchirons plus loin.

Rapport d'aide du caissier-opérateur et caisse enregistreuse en ligne

Les principaux formulaires unifiés pour l'enregistrement des opérations commerciales, y compris le formulaire n° 6-KM, ont été approuvés par la résolution n° 132 du Comité national des statistiques. Le rapport du certificat de caissier contient les relevés des compteurs de chèques totaux, le montant des revenus reçus par jour ou par équipe, et le montant des remboursements en espèces aux clients. L'utilisation des formulaires unifiés du Goskomstat n'étant plus obligatoire, le rapport du caissier-opérateur peut être rempli sur un formulaire de sa propre conception dans le respect des mentions obligatoires. Le rapport de caisse et un exemple de la manière de le remplir se trouvent à la fin de cet article.

Les entreprises et les entrepreneurs individuels utilisant des caisses enregistreuses en ligne ne peuvent pas remplir les formulaires unifiés KM-1 - KM-9, approuvés par la résolution n° 132, qui incluent le « Rapport du certificat de caisse » sous le formulaire KM-6. Le ministère des Finances de la Fédération de Russie a donné une telle explication dans ses lettres du 16/09/2016 n° 03-01-15/54413, du 16/06/2017 n° 03-01-15/37692 et du 07/ 04/2017 n°03-01-15/42314. Le département explique cette approche comme suit : La résolution du Comité national des statistiques n° 132 ne s'applique pas à la législation sur l'application des systèmes de caisse enregistreuse, composée de la loi n° 54-FZ du 22 mai 2003 et des règlements adoptés conformément à cette loi ; par conséquent, la résolution ne s’applique pas nécessairement aux caisses enregistreuses en ligne.

La nécessité de remplir un rapport caissier-opérateur avec l'introduction d'une caisse enregistreuse en ligne disparaît également pour des raisons techniques : toutes les informations et indicateurs requis sont stockés dans le dispositif de stockage fiscal de la caisse enregistreuse, à partir duquel il n'est pas difficile de générer des rapports. . Les agents des impôts reçoivent même en temps réel des informations sur les transactions en espèces effectuées via les systèmes de caisse enregistreuse en ligne.

La marche à suivre pour remplir le « Rapport de certificat de caissier-opérateur »

L'attestation-rapport est établie en un seul exemplaire, pour chaque caisse d'exploitation de l'entreprise séparément. En fin de quart de travail, ou en fin de journée, le caissier transfère le produit reçu à la banque, ou selon l'ordre de réception, au caissier principal (ou au gérant, s'il n'y a pas de caissier principal dans le organisation), en joignant le rapport de caisse, complété sous le formulaire n° KM-6. Le formulaire de rapport se trouve dans l'album des formulaires unifiés approuvés par le décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie n° 132.

Le caissier remplit le formulaire dans l'ordre suivant :

• Le nom de l'organisation est inscrit dans la toute première ligne du formulaire, et l'adresse et le numéro de téléphone de l'entreprise y sont également indiqués. Si nécessaire, saisissez le nom de l'unité structurelle de l'organisation. Dans la partie tabulaire de droite, sont indiqués le numéro d'identification fiscale de l'entreprise et le type de code d'activité selon OKVED.
• La ligne « Caisse enregistreuse » indique le modèle de caisse enregistreuse utilisée - sa classe, son type, sa marque. Le numéro d'enregistrement KKM et le numéro de série du fabricant doivent être inscrits dans les cellules correspondantes du tableau de droite. Vous pouvez spécifier le logiciel que vous utilisez dans la ligne Programme d'application.
• Le nom et les initiales du caissier sont inscrits dans la cellule « Caissier », et le numéro de l'équipe correspondante est indiqué dans la cellule « Equipe ».

La partie principale du « Rapport de certificat de caissier-opérateur » est un tableau de dix colonnes.

• La colonne 1 « Numéro séquentiel du rapport de mémoire fiscale à la fin du quart de travail/jour » doit contenir le numéro de série du rapport Z.
• Colonnes 2 et 3 – indiquent le numéro du département et de la section (le cas échéant).
• Il n'est pas nécessaire de remplir la colonne 4.
• La colonne 5 contient les lectures du compteur de caisse sommateur au début du travail (début de journée ou d'équipe) et doit coïncider avec les données de la colonne 6 du « Journal du caissier-opérateur » KM-4 pour ce jour ou cette équipe.
• Colonne 6 – relevés du même compteur à la fin de la journée/quart de travail, qui correspondent à la colonne 9 du journal KM-4.
• Colonne 7 – le montant des revenus perçus par jour ouvrable/équipe, selon le compteur. Cet indicateur est calculé comme la différence entre les colonnes 6 et 5 et doit correspondre en montant à la colonne 10 du « Journal du Caissier-Opérateur » pour ce jour/quart de travail.
• Colonne 8 – le montant des remboursements aux clients pour les encaissements non utilisés. Ici, vous devez indiquer le montant total de tout l’argent restitué aux clients et des chèques poinçonnés par erreur. Dans le « Journal Caissier-Opérateur » cette colonne correspond à la colonne 15 pour le même quart de travail. S'il n'y a pas de retour, cette colonne est barrée.
• Dans les colonnes 9 et 10, le chef de service/section inscrit son nom, ses initiales et sa signature. En l'absence du gérant, votre nom complet. et le caissier signe.
• La ligne « Total » du tableau résume séparément les indicateurs des colonnes 7 et 8.

La ligne « Revenu total au total » doit être remplie comme suit : roubles en mots, kopecks en chiffres. Cet indicateur est calculé comme le montant des revenus moins les revenus (le total de la ligne de la colonne 7 moins le total de la colonne 8).

Indiquez ensuite la date et le numéro de l'ordre d'encaissement (PKO), selon lequel le produit, ainsi que le rapport de caisse qui y est joint dans le formulaire KM-6, sont transférés au service comptable de l'entreprise, ou à son responsable. Vous devez fournir les coordonnées de la banque dans laquelle les fonds seront déposés. Si l'organisation est petite, avec pas plus de deux caisses, le caissier-opérateur peut immédiatement remettre de l'argent aux collecteurs bancaires. Cela se reflète également dans le rapport de caisse indiquant la banque qui a accepté le produit, le numéro et la date du récépissé reçu du collecteur.

Le « rapport-certificat du caissier-opérateur » est signé par le caissier principal, le caissier-opérateur et le chef de l'organisme avec transcriptions de leurs signatures.