STRATEGJIA DHE TAKTIKA E NDËRMARRJES

Strategjia e një ndërmarrjeje, përcaktimi i qëllimeve dhe objektivave të saj janë privilegj dhe përgjegjësi e më të lartëve niveli i menaxhimit kompania, ndërsa punonjësit e kompanisë duhet të zbatojnë strategjinë në nivel ndarjet strukturore. Një rrezik i rëndësishëm për zhvillimin e një kompanie është shkëmbimi i pamjaftueshëm i informacionit midis menaxhmentit të saj dhe punonjësve. Kjo është kryesisht për shkak të mbingarkesës së informacionit të menaxhimit, i cili nuk bën të mundur vlerësimin e duhur të informacionit dhe, si rezultat, e bën të pamundur monitorimin e zbatimit të detyrave strategjike nga personeli.

Nga ana tjetër, mungesa e qëllimeve specifike strategjike për personelin dhe mungesa e një sistemi të përshtatshëm motivimi çon në faktin që performuesit nuk i koordinojnë veprimet e tyre me qëllimet globale të organizatës dhe nuk kanë aftësinë për të lundruar në udhëzimet strategjike. Një "çorientim" i tillë shpesh çon në shpenzimin e burimeve organizative për detyra dytësore. Ky problemështë tipike për shumë ndërmarrje të mëdha industriale me një strukturë komplekse prodhimi si në Rusi ashtu edhe jashtë saj.

Strategjia e ndërmarrjes nuk është e vetë-mjaftueshme. Menaxhmenti përpiqet të arrijë qëllimet strategjike dhe e arrin këtë duke vendosur detyra për stafin dhe duke monitoruar zbatimin e tyre. Zinxhiri i marrëdhënieve në zbatimin e strategjisë përbëhet nga dy elemente të ndërveprimit midis menaxhmentit dhe personelit, të cilët përfaqësojnë ciklin e menaxhimit:

• Vertikale "menaxhimi - personel". Këtu, menaxhmenti përcakton detyrën që i komunikohet stafit në formën e cilësimeve specifike dhe monitoron ekzekutimin bazuar në informacionin e marrë nga punonjësit. Më pas detyra rregullohet dhe, si një fazë pasuese, detyra e përditësuar i komunikohet personelit.
• Vertikale “staf – menaxhim”. Stafi merr detyrën, punon për ta zbatuar atë dhe informon menaxhmentin për rezultatet. Sipas parimit të reagimit, faza tjetër është të merrni reagime nga menaxhmenti dhe të rregulloni veprimet tuaja.

Lidhja më e dobët në këtë sistem janë kanalet e informacionit të komunikimit ndërmjet menaxhmentit dhe stafit. Nëse ato nuk funksionojnë, atëherë vendimet e menaxhmentit do të bazohen në informacione jo të plota. Shumë menaxherë besojnë se duke marrë sa më shumë të dhëna të jetë e mundur, ata do të mbrojnë veten nga marrja e vendimit të gabuar. Pikërisht në këtë rast “më shumë” nuk do të thotë “më mirë”, pasi rritet koha e përgatitjes së informacionit dhe rrjedhimisht edhe vendimmarrja vonohet dhe ulet cilësia e tij.

MJETET E REJA MENAXHIMI

Menaxhmenti i kompanisë ka nevojë për mjete që do t'i lejonin ata të mbushin procesin e vendimmarrjes me informacion adekuat dhe të mjaftueshëm. Mjete të tilla janë sistemi i treguesve kryesorë të performancës (KPI) dhe sistemi i balancuar i kartave të rezultateve, të cilat përdoren gjerësisht në praktikën e menaxhimit të kompanive perëndimore.

Sistemi i KPI-së kuptohet si një sistem treguesish financiarë dhe jofinanciorë që ndikojnë në ndryshimin sasior ose cilësor të rezultateve në lidhje me qëllimin strategjik (ose rezultatin e pritur). Sistemi i balancuar i kartës së rezultateve përfshin KPI-të e kërkuara për çdo objekt kontrolli (njësi prodhuese ose strukturore) dhe metodologjinë për vlerësimin e tyre. Këto sisteme ose metoda përbëjnë bazën për vendimmarrje, bazohen në vlerësimin e efektivitetit të ndërmarrjes dhe synojnë arritjen e qëllimeve strategjike të organizatës.

Vlerësimi i performancës është pikërisht mjeti që ju lejon të përcaktoni se sa mirë menaxhimi i një organizate korrespondon me nivelin e arritjes së qëllimeve strategjike, në veçanti forcimin dhe rritjen e vlerës së tregut të kompanisë. Vlen të theksohet se kjo teknikë është vetëm një mjet për të lehtësuar procesin e birësimit. vendimet e menaxhmentit duke i dhënë menaxhmentit informacion të plotë, por nuk është aspak një ilaç për zgjidhjen e problemeve sistemike të kompanisë. Kjo teknikë ju lejon të identifikoni faktin dhe zonën e problemit, por nuk ofron zgjidhje të gatshme.

Pse po flasim për në lidhje me menaxhimin e bazuar në performancë? Rritja e ritmit dhe shkallës së prodhimit dhe përmirësimi i cilësisë së produktit aktualisht nuk janë më të mjaftueshme për t'u arritur avantazh konkurrues në treg, dhe për këtë arsye shumë kompani po kalojnë në të reja metodat progresive qeverisjen e korporatës. Këto metoda bëjnë të mundur përgjigjen në kohën e duhur ndaj ndryshimit të kushteve të tregut, dhe firmat e huaja që konkurrojnë me ato ruse i përdorin me sukses ato.

Detyra e KPI dhe sistemit të kartës së rezultateve të balancuara është të përkthejë strategjinë e kompanisë në një grup gjithëpërfshirës treguesish të performancës së saj, i cili përcakton parametrat kryesorë të sistemit të matjes dhe menaxhimit. Grupi i treguesve vendos bazën për formimin e strategjisë së kompanisë dhe përfshin karakteristika sasiore për të informuar punonjësit për faktorët kryesorë të suksesit në të tashmen dhe të ardhmen. Duke formuluar rezultatet e pritura, kompania vendos një qëllim dhe krijon kushte për zbatimin e tij, dhe menaxhmenti i lartë drejton energjinë, aftësitë dhe njohuritë e punonjësve për të zgjidhur problemet afatgjata.

Duhet të ketë saktësisht aq informacion sa është i nevojshëm për analizë; është shumë më e rëndësishme që ai të jetë objektiv, i saktë dhe të arrijë në kohë

Premisa bazë e konceptit të kartës së rezultateve të balancuara është se treguesit tradicionalë financiarë dhe ekonomikë janë të pamjaftueshëm për të përcaktuar suksesin strategjik të një kompanie dhe për të dhënë reagime. Për të zgjidhur këto probleme, është e nevojshme të kemi një grup treguesish më të "balancuar" të performancës së kompanisë në plane të ndryshme, duke lejuar që dikush të kontrollojë faktorët që ndikojnë në këta tregues, dhe jo vetëm të gjurmojë rezultatet. Për të monitoruar me sukses progresin drejt qëllimeve strategjike, nuk duhet të fokusohemi tërësisht në vlerësimet e performancës së kaluar. Është e nevojshme të merren parasysh ata tregues që do të ndikojnë në rezultatet e kompanisë në të ardhmen.

Përqendrimi në tregues që karakterizojnë vetëm një fushë të aktivitetit mund të ndikojë negativisht në rezultatin përfundimtar. Prandaj, kartela e balancuar e rezultateve përfshin katër aspekte kryesore:

• Aktivitetet financiare.
• Marrëdhëniet me konsumatorin.
• Aktivitetet e prodhimit të brendshëm.
• Edukimi dhe zhvillimi.

ZBATIMI I SISTEMIT KPI

Zbatimi i një sistemi KPI në një ndërmarrje kalon në disa faza. Sekuenca e fazave është vendimtare, dhe ndryshimi i saj ka një ndikim negativ në performancën e sistemit (shih figurën).

Faza 1. Formimi i strategjisë.

Një strategji e përcaktuar qartë përshkruan hapat kryesorë që duhet të ndërmerren për të arritur qëllimet tuaja dhe rezultatet e dëshiruara. Strategjia e kompanisë duhet të ndahet në nisma specifike strategjike, në kuadër të të cilave ndahen detyrat për njësitë strukturore individuale. Elementi më i rëndësishëm Kjo fazë është për t'i dhënë përparësi nismave strategjike dhe për të koordinuar ndërmjet departamenteve. Kjo ju lejon të kurseni ndjeshëm para dhe kohë.

Faza 2. Përcaktoni faktorët më të rëndësishëm të suksesit.

Në fazën e dytë, ne përcaktojmë faktorët më të rëndësishëm suksesi, d.m.th. parametrat e biznesit dhe aspektet ekonomike të aktiviteteve të kompanisë, të cilat janë jetike për zbatimin e strategjisë së saj.

Faza 3. Përcaktimi i treguesve kryesorë të performancës.

Në këtë fazë bëhet përzgjedhja e masave për zbatimin e strategjisë. Një mjet për përcaktimin e faktorëve më të rëndësishëm të suksesit janë KPI, dhe KPI janë tregues sasiorë të shprehur në formë dixhitale. Është e nevojshme të përqendroheni vetëm në më të rëndësishmet prej tyre, duke prerë të gjitha ato të voglat, duke ulur numrin e tyre në të ashtuquajturin "çelës". Numri i KPI-ve duhet të jetë i kufizuar (për realitetin e zbatimit të tyre dhe cilësinë e monitorimit). Përveç kësaj, KPI-të e përzgjedhura duhet të motivojnë punonjësit të ndërmarrin veprimet e duhura. Kërkesat themelore për KPI:

• Sasi e kufizuar.
• Unitet për të gjithë organizatën.
• Matshmëria, aftësia për të dhënë një tregues në terma dixhitalë.
• Lidhja e drejtpërdrejtë me faktorët kritikë të suksesit.
• Kontrollueshmëria, d.m.th. aftësia për të ndikuar në faktorë.
• Nxitje për punonjësin.

Struktura e sistemit KPI varet nga specifikat industriale të ndërmarrjes dhe nga detyrat e njësisë strukturore. Për ta ilustruar, merrni parasysh disa shembuj:

Shembull 1. Ndërmarrja e prodhimit të naftës.

Njësia strukturore: Punëtori remont puse (punues).

Për një ndërmarrje prodhuese të naftës, qëllimi strategjik është rritja e nivelit të prodhimit të naftës, e cila shprehet në një rritje të prodhimit (prodhimit të pusit), duke ulur humbjet e prodhimit dhe duke ulur koston e naftës. Prandaj, KPI janë krijuar për dyqanin e punës, të cilat jo vetëm që lidhen drejtpërdrejt me objektivat strategjikë të kompanisë në tërësi, por gjithashtu pasqyrojnë specifikat e një departamenti të caktuar. Gjatë procesit të riparimit, pusi "mbytet" në përputhje me rrethanat, koha e ndërprerjes përcakton koston e mundësive të humbura të prodhimit. Efikasiteti i prodhimit të riparimeve nëntokësore përcaktohet nga rritja e shkallës së prodhimit në ton për pus, dhe efikasiteti ekonomik përcaktohet nga kostoja për njësi e çdo ton të rritjes së shkallës së prodhimit si raporti i kostos së riparimeve me tonelatat e rritjes në shkalla e prodhimit.

Prandaj, për një departament të caktuar, KPI-të mund të kenë strukturën e mëposhtme:

1. Numri total i ditëve të ndërprerjes së pusit (përcakton koston e mundësive të humbura).
2. Kohëzgjatja mesatare e riparimit (raporti ndërmjet faktit dhe atij të planifikuar).
3. Kostoja për njësi e çdo ton rritje debiti (raporti aktual-plan).
4. Numri i riparimeve (raporti aktual-plan).
5. Kostot mesatare për riparimin e një pusi (raporti aktual-plan).

Kjo strukturë e KPI, e lidhur me sistemin e shpërblimit (bonusit) për punonjësit, i inkurajon ata të reduktojnë kohën e ndërprerjes së pusit dhe kohëzgjatjen e riparimit përmes planifikimit dhe ekzekutimit më efektiv të punës, si dhe të kryejnë punën në një mënyrë më cilësore, pasi jo vetëm totali vlerësohet numri i puseve të riparuara, por edhe rezultati është një rritje e debitit. Këto KPI korrespondojnë me objektivat strategjikë të kompanisë për të ulur kostot dhe për të rritur prodhimin dhe janë nën kontrollin e njësisë strukturore, d.m.th. mund të ndikojë tek ata.

Shembulli 2. Ndërmarrja e makinerive.

Njësia strukturore: Departamenti i Furnizimit dhe Logjistikës.

Për këtë ndërmarrje, objektivat kryesore strategjike janë ulja e kostos së prodhimit dhe zvogëlimi i numrit të ditëve cikli i prodhimit. Për departamentin e furnizimit dhe logjistikës, krijohen ato KPI që pasqyrojnë specifikat e ndërmarrjes në tërësi dhe këtij departamenti në veçanti. Departamenti është përgjegjës për furnizimin e vazhdueshëm të komponentëve në procesin e prodhimit dhe për ruajtjen e nivelit të kërkuar të inventarit në magazinë. Çdo ndërprerje në procesin e furnizimit çon në ndërprerje të prodhimit. Nga ana tjetër, një rritje në inventarët e komponentëve në magazinë devijon kapitalin qarkullues.

Për të vlerësuar efektivitetin e këtij departamenti, mund të propozohen KPI-të e mëposhtme:

1. Koha mesatare nga vendosja e një porosie deri në marrjen e komponentëve (raporti plan-aktual), ditë.
2. Kohëzgjatja mesatare e prodhimit për shkak të defekteve të furnizimit, orë.
3. Numri i ditëve në ciklin e qarkullimit të materialit (raporti plan-aktual).
4. Raporti i kostos së inventarëve në depo me vëllimin e prodhimit (raporti plan-aktual), rubla.

Kjo strukturë KPI ju lejon të gjurmoni efektivitetin e planifikimit të nevojave të prodhimit për materiale dhe përbërës, dhe gjithashtu siguron që kjo të mos bëhet duke krijuar inventarë të tepërt në depo.

Faza 4. Zhvillimi dhe vlerësimi i një kartoni të balancuar.

Në këtë fazë është duke u zhvilluar një sistem i përgjithësuar i treguesve financiarë dhe jofinanikë, të cilët më pas do t'i paraqiten menaxhmentit. Në këtë mënyrë përcaktohet edhe rëndësia e këtij niveli, pasi kombinimi i treguesve, përmbajtja e informacionit dhe mjaftueshmëria e tyre do të ndikojë në miratimin e vendimeve të menaxhmentit.

Integrimi i KPI-ve në një sistem të balancuar të kartës së rezultateve përcaktohet nga disa kushte, kryesisht objekti i kontrollit, i cili mund të jetë një njësi prodhimi, njësi strukturore ose punëtori, si dhe nevoja për të vlerësuar faktorët kryesorë të suksesit për të zgjidhur detyrën strategjike të vendosur për kjo njësi. Kjo ngushton listën e KPI-ve dhe lë vetëm ata tregues që janë të rëndësishëm për vlerësim.

Faza 5. Përzgjedhja e një zgjidhjeje teknike për zbatimin e KPI-ve.

Në këtë fazë, përcaktohet burimi i të dhënave për përmbajtjen e informacionit të treguesve, duke plotësuar kushtet e mjaftueshmërisë, objektivitetit, afatit kohor dhe besueshmërisë.

Ashtu si çdo ndryshim në sistemin e menaxhimit të ndërmarrjes, zbatimi i një sistemi KPI gjithashtu has kufizime dhe kundërshtime. Ka disa arsye për këtë. Së pari, kjo është mosgatishmëria e ndërmarrjes për të zbatuar një sistem KPI. Kjo vlen veçanërisht për ndërmarrjet në situatë krize, menaxhimi i të cilave është i preokupuar me zgjidhjen e problemeve të menjëhershme dhe jo me formimin e një strategjie zhvillimi. Së dyti, dobësimi i mundshëm i pozitës së menaxhmentit, pasi aktivitetet e tij bëhen më transparente dhe drejtuesit e formacionit të vjetër mund ta perceptojnë këtë sistem si një mjet presioni. Së treti, disponueshmëria e sistemeve të informacionit. Roli i këtij faktori nuk mund të nënvlerësohet. Së katërti, faktori i përdorimit të vazhdueshëm të sistemit KPI. Nëse sistemi KPI nuk përdoret rregullisht, atëherë efekti i tij reduktohet në zero. Së pesti, duhet pasur parasysh se sistemi i KPI nuk zëvendëson raportimin e menaxhmentit për menaxhimin e aktiviteteve operacionale të ndërmarrjes.

Bazuar në këtë, faktorët kryesorë për zbatimin e suksesshëm të sistemit KPI janë:

• Zhvillimi paraprak i një strategjie, e cila është një faktor përcaktues për sukses. Sistemi i treguesve kryesorë të performancës është vetëm një mjet për sigurimin e informacionit për procesin e vendimmarrjes së menaxhmentit.
• Përcaktimi i qëllimeve të organizatës, duke marrë parasysh se si arritja e qëllimit të caktuar rrit vlerën e kompanisë.
• Disponueshmëria e një sistemi informacioni që është një burim i të dhënave dhe një bazë për përcaktimin e treguesve kryesorë të performancës.
• Mbështetja e menaxhmentit, ndryshimet në stilin e menaxhimit të korporatës dhe sistemet e stimulimit të personelit. Gjatë vlerësimit të performancës, rishikohen parimet e stimujve (bonuseve) për punonjësit, pasi sistemi për vlerësimin e treguesve kryesorë të performancës përqendrohet në vlerësimin e performancës së një punonjësi specifik.
• Përdorimi i vazhdueshëm i sistemit, duke e prezantuar atë si mjeti i nevojshëm në aktivitetet e një drejtuesi.

Efekti pozitiv i zbatimit të një sistemi KPI është për shkak të rritjes së efikasitetit të përgjithshëm të kompanisë, pasi nëse sistemi është efektiv, çdo punonjës i kompanisë është i vetëdijshëm për lidhjen midis përgjegjësive të tyre specifike dhe synimet strategjike kompanitë. Udhëheqësit me një mekanizëm mbështetës vendimi i marrë, kanë mundësinë të masin performancën e çdo departamenti dhe mund të ndikojnë në procesin e zbatimit të strategjisë së kompanisë

Si përfundim, mbetet për t'u theksuar se pika themelore në zbatimin e sistemit KPI në menaxhimin e kompanisë është një kuptim i qartë i qëllimit të kësaj metodologjie dhe kufizimeve të saj. Është vërtet shumë mjet efektiv për mbështetjen informative të procesit të vendimmarrjes.

Por është e rëndësishme jo vetëm të kemi një sistem KPI, por edhe ta përdorim vazhdimisht në praktikë, duke monitoruar zbatimin e objektivave strategjikë të caktuar.

Përgjegjësia kryesore e menaxhmentit të lartë të kompanisë është të krijojë një strategji, të përcaktojë qëllimet dhe objektivat e ndërmarrjes. Zbatimi i këtyre qëllimeve qëndron mbi supet e punonjësve nga divizionet strukturore. Rritja e një kompanie mund të rrezikohet nëse informacioni ndahet dobët midis punonjësve dhe menaxhmentit. Kjo është kryesisht për shkak të mbingarkesës së informacionit të menaxhmentit dhe pamundësisë për të vlerësuar në mënyrë racionale situatën në pozicionet e punës. Kjo, nga ana tjetër, ndikon në cilësinë e kontrollit mbi veprimet e personelit dhe zbatimin e strategjisë.

Ndikimi i KPI-ve në kompani

Nëse stafi nuk ka qëllime specifike strategjike, dhe gjithashtu nuk ka motivim të mjaftueshëm, kjo çon në faktin se punonjësit nuk janë në gjendje të përcaktojnë kursi i duhur dhe nuk janë në gjendje të veprojnë në dobi të zhvillimit të kompanisë. Kjo mospërputhje shpesh çon në humbje të burimeve të kompanisë për detyra që janë dytësore. Probleme të tilla lindin mjaft shpesh dhe shumë biznese në mbarë botën vuajnë prej tyre.

Është e vështirë që strategjia e ndërmarrjes të quhet e vetë-mjaftueshme. Aspiratat e menaxhmentit janë të arrijë qëllimet duke vendosur detyra për personelin, si dhe kontrollin e cilësisë mbi cilësinë e punës së kryer. Në zinxhirin e elementeve që janë të nevojshëm për të realizuar këto qëllime, të cilat përbëjnë ciklin e menaxhimit, janë dy elementë:

Kjo është arsyeja pse shumë sipërmarrës modernë janë të interesuar për KPI (treguesit kryesorë të performancës), çfarë është dhe si mund të ndihmojë në menaxhim. Në fund të fundit, lidhja e dobët në zinxhirin e treguar më sipër është, në fakt, lidhja midis menaxhmentit dhe stafit. Nëse ka dështime në punën e tij, atëherë vendimet do të merren duke marrë parasysh informacionin që është i paplotë. Sipas disa menaxherëve, garancia e korrektësisë së vendimeve të tyre varet nga sasia e informacionit të mbledhur. Por në këtë rast, ky është një mendim i gabuar, pasi koha e nevojshme për të vlerësuar informacionin rritet dhe sasia e tij nuk është aspak përgjegjëse për cilësinë e tij.

Mjetet e Menaxhimit

Çdo menaxhment ka nevojë për një mjet që i lejon ata të marrin informacion cilësor dhe adekuat për vendimmarrje. Kompanitë perëndimore kanë përdorur prej kohësh treguesit kryesorë të performancës dhe një kartë rezultatesh të balancuara për këtë qëllim.

KPI-të konsiderohen si një sistem treguesish (financiar dhe jofinanciar) që kanë ndikim në ndryshimin cilësor dhe sasior të rezultatit të punës së personelit ose rezultatit që pritet. Ai përfshin koeficientët e çdo objekti të kontrolluar, si dhe metodologjinë e vlerësimit të tyre. Kjo ju lejon të fokusoheni në arritjen e qëllimeve strategjike, bazuar në një vlerësim të performancës së organizatës.

Vlerësimi i treguesve kryesorë të performancës është pikërisht mjeti që mund të tregojë se sa mirë kryhet menaxhimi në raport me rezultatet në raport me qëllimet e përcaktuara, duke marrë parasysh koston dhe pozicionin e kompanisë në treg. Vlen të kihet parasysh se ky mjet mund të lehtësojë procesin e vendimmarrjes së menaxhmentit falë informacionit të plotë dhe cilësor, por nuk mund të zgjidhë probleme serioze sistematike të organizatës. Kjo teknikë nuk ofron zgjidhje të gatshme, ajo vetëm identifikon zonën në të cilën lind problemi.

Kalimi në metoda të reja të menaxhimit progresiv të kompanisë justifikohet me faktin se metodat e vjetra, duke përfshirë rritjen e shkallës dhe ritmit të prodhimit, si dhe përmirësimin e cilësisë së produktit, nuk krijojnë konkurrencën e nevojshme. Falë mjeteve moderne të menaxhimit, një organizatë mund t'i përgjigjet shpejt çdo ndryshimi që ndodh në treg.

Objektivi kryesor i sistemit të treguesve kryesorë të performancës së bashku me treguesit e balancuar është të lëvizë kompaninë në një grup gjithëpërfshirës treguesit e nevojshëm, në gjendje të nxjerrë në pah elementet kryesore të kontrollit dhe matjes. Falë këtij grupi, formohet një strategji e organizatës që është në gjendje të përfshijë të gjitha karakteristikat e nevojshme cilësore dhe sasiore në mënyrë që të informojë menjëherë punëtorët për faktorët që ndikojnë në suksesin aktual dhe të ardhshëm. Duke formuluar rezultatet që duhet të arrihen, organizata jo vetëm që përcakton qëllimin, por gjithashtu punon në kushtet që lejojnë që ai të arrihet më mirë dhe më shpejt.

Nuk është sasia e informacionit që është e rëndësishme, por objektiviteti, saktësia dhe rëndësia e tij për të kryer gjithçka në mënyrë korrekte. llogaritjet e nevojshme. Koncepti i kartës së rezultateve të balancuara është se treguesit tradicionalë financiarë dhe ekonomikë nuk janë të mjaftueshëm për suksesin e një strategjie. Për të zgjidhur problemet, është e nevojshme të balancohen më mirë treguesit kryesorë të performancës, duke marrë parasysh plane të ndryshme, në mënyrë që të kontrollohen faktorët që ndikojnë në këta tregues. Nuk duhet t'i kushtoni shumë vëmendje arritjeve të së kaluarës, duhet të vlerësoni rezultatet e ardhshme. Nëse i përqendroni treguesit vetëm në një fushë të aktivitetit, kjo padyshim që do të ketë një efekt të keq në rezultatin përfundimtar.

Implementimi i sistemit

Për të zbatuar një sistem në një ndërmarrje, ekzistojnë disa hapa që duhet të kryhen në mënyrë sekuenciale. Shkelja e kësaj sekuence mund të ndikojë negativisht në rezultatin përfundimtar.

Faza e parë është formimi i një strategjie

Një strategji e formuluar qartë duhet të përshkruajë hapat kryesorë për të arritur rezultatet dhe qëllimet e dëshiruara. Ai duhet të ndahet në nisma specifike, me detyra të caktuara për departamente individuale të punonjësve. Falë kësaj, kursime të konsiderueshme ndodhin jo vetëm në para, por edhe në kohë.

Faza e dytë është identifikimi i faktorëve kryesorë

Këtu është e nevojshme të përcaktohen faktorët më të rëndësishëm, ose më saktë, parametrat e aspekteve ekonomike dhe aktivitet ekonomik që kanë ndikim në zbatimin e detyrave të caktuara dhe zbatimin e strategjisë. Këta faktorë kanë një ndikim të rëndësishëm në sukses.

Faza e tretë - treguesit kryesorë të performancës

Këtu përcaktohen aktivitetet e nevojshme që strategjia të zbatohet me sukses. KPI-të përdoren si një mjet për t'i përcaktuar ato. Vlen të theksohen vetëm më të ndjeshmit prej tyre, pa përdorur tregues dytësorë. Ato duhet të jenë stimuluese për stafin. Ndër kërkesat kryesore për sistemin e treguesve kryesorë të performancës janë:

• Kufij të qartë në numrin e treguesve.
• Ato duhet të jenë uniforme për të gjithë kompaninë.
• Mundësia e marrjes së një formati dixhital të treguesit.
• Duhet të lidhet drejtpërdrejt me faktorët që ndikojnë në sukses.
• Metrikat duhet të motivojnë punonjësit për të përmbushur qëllimet e kërkuara nga organizata.

Treguesit kryesorë të performancës: shembuj

Le të marrim, si shembull, një dyqan punues pusesh. Qëllimi strategjik për këtë organizatë do të jetë rritja e nivelit të prodhimit të produktit, i cili do të shprehet në prodhimin e puseve dhe zvogëlimi i faktorëve që provokojnë humbjen e produktit dhe uljen e kostos së tij. Në këtë drejtim, KPI-të duhet të vendosen në mënyrë që ato të reflektojnë jo vetëm qëllimet e vetë kompanisë, por edhe të adresojnë çështjet në lidhje me një ndarje specifike. Nëse kryhen riparime, funksionimi i pusit do të ndalet, prandaj ia vlen të merren parasysh kostot e shkaktuara nga mbyllja.

Struktura e treguesve kryesorë të performancës për një divizion të caktuar mund të ketë strukturën e mëposhtme:

Kështu, duke përdorur KPI (treguesit kryesorë të performancës), shembujt e të cilëve janë diskutuar më lart, punonjësit inkurajohen të ulin kostot dhe të rrisin prodhimin e naftës. Kjo jo vetëm që korrespondon me qëllimet e përgjithshme të kompanisë, por gjithashtu ndikon në cilësinë e punës së një departamenti të caktuar.

Faza e katërt është puna me një kartë rezultati të balancuar

Kjo fazë përfshin zhvillimin e një sistemi të përgjithësuar që përfshin tregues financiarë dhe jo financiarë. Kjo merr parasysh si objektin e kontrollit ashtu edhe vlerësimin e faktorëve që ndikojnë në pamjen e përgjithshme të performancës së ndërmarrjes.

Faza e pestë - zgjedhja e një zgjidhjeje teknike për zbatimin e mjetit

Në këtë fazë, përcaktohet burimi i të dhënave përmes të cilit do të plotësohen treguesit, ai duhet të plotësojë të gjitha kushtet për besueshmërinë e informacionit të marrë. Është e nevojshme që së pari të krijoni një strategji që ju lejon të zbatoni një mjet të ri menaxhimi. Vendosni për qëllimet, duke marrë parasysh se sa pozitivisht do të ndikojnë në gjendjen e kompanisë. Është gjithashtu e nevojshme të konfiguroni rrjedhën e informacionit për të llogaritur saktë të gjithë treguesit. Ka ende shumë pika të nevojshme për të arritur qëllimet dhe objektivat kryesore të organizatës, të cilat treguesit kryesorë të performancës do të ndihmojnë për të përballuar.

Sistemi i kontratave në fushën e prokurimit është një projekt qeveritar në shkallë të gjerë që po evoluon vazhdimisht. Krahas kërkesave të reja për klientët dhe furnitorët në fushën e transparencës së të gjithë tenderëve, krijimit të kushteve të barabarta dhe parandalimit të marrëveshjeve antikonkurruese, autoritetet synojnë të rrisin efikasitetin e prokurimeve shtetërore dhe komunale. Vërtetë, legjislacioni aktual që rregullon zhvillimin e konkurseve dhe tenderëve, në veçanti ligjet Nr. 44-FZ dhe Nr. 223-FZ, nuk përmbajnë një koncept të qartë të efikasitetit dhe KPI.

Autoritetet vendosën ta korrigjojnë këtë në bazë të Dekretit të Presidentit të Federatës Ruse "Për drejtimet kryesore të politikës shtetërore për zhvillimin e konkurrencës" dhe Plani Kombëtar Plani i zhvillimit të konkurrencës për 2019-2020, nënshkruar nga kreu i shtetit në fund të vitit 2017. Janë këto dokumente që udhëzuan zyrtarët të zhvillojnë dhe të vënë në praktikë parametrat kyç të performancës se ku dhe si të zhvillohet sektori i prokurimit në vend.

Këta tregues kyç të performancës së KPI për nëpunësit civilë (ne japim një shembull më poshtë) duhet të lidhen me përmirësimin e cilësisë së menaxhimit të tenderit, si dhe me përmirësimin e kualifikimeve të blerësve dhe pjesëmarrësve. Fillimisht, zyrtarët duan të shpërndajnë kërkesat e detyrueshme ndaj kritereve kryesore të performancës jo për të gjithë sistemin e prokurimit në Rusi, por vetëm për organizatat më të mëdha, mbajtja e tenderëve në të cilat rregullohet me Ligjin Nr. 223-FZ. Këto përfshijnë, në veçanti, kompanitë shtetërore dhe subjektet e monopoleve natyrore (SEM) me të ardhura prej 10 miliardë rubla ose asete prej 7 miliardë rubla. Pas “funksionimit” të sistemit për klientët e mëdhenj, ai do të shtrihet në të gjithë sektorin e prokurimit dhe pjesëmarrësit e tij. Kështu që ju duhet të përgatiteni për këtë dhe të dini se si të llogaritni KPI-të për aktivitetet e blerjes tani.

Çfarë është KPI

Sistemi i treguesve të balancuar të performancës KPI është vlerat numerike, të përcaktuara në kuadrin e të ashtuquajturit vendosje qëllimi ose përcaktimi i synimeve strategjike të zhvillimit në çdo drejtim. Kur bëhet fjalë për mbajtjen e tenderëve, mund të veçojmë KPI-të e mëposhtme për departamentin e prokurimit:

• respektimi i afateve të dorëzimit;
• kursim;
• inventarët e produkteve;
• kualiteti i produktit;
• efikasiteti i stafit;
• rrjedha e dokumentit.

Secila prej këtyre fushave mund, dhe më e rëndësishmja, duhet të matet dhe të vlerësohet menaxhim efektiv organizimi i furnizimit. Me fjalë të tjera, analiza e treguesve të KPI ju lejon të vendosni tregues të caktuar në kompani, falë të cilëve mund të kuptoni se cilat veprime të tjera duhet të ndërmerren për të përmirësuar efikasitetin. Në të njëjtën kohë, efikasiteti i prokurimit në vetvete nuk është vetëm manipulime të caktuara të kryera në një periudhë të caktuar kohore, por edhe përfitimet që kompania ka marrë prej tyre.

Llojet e treguesve të KPI

Biblioteka e treguesve të KPI përfshin dy grupe të mëdha:

1. Kriteret e KPI për performancën e organizatës.
2. Treguesit e KPI për personelin.

Në një organizatë kjo mund të jetë mbeshtetje teknike tenderat, vendosja e rrjedhës së dokumenteve, kërkesat për afatet dhe cilësinë, kriteret e logjistikës. Stafi, nga ana tjetër, kryen funksionet e mëposhtme:

• planifikimi i prokurimit;
• mbajtjen e tenderëve;
• përzgjedhja e furnitorëve,
• lidhjen dhe mirëmbajtjen e kontratave me furnitorët;
• menaxhimi i operacioneve të magazinës;
• logjistikës.

Më vete, kërkohet kontroll, analizë dhe optimizim i proceseve, kjo zakonisht përfshihet në treguesit e KPI për drejtuesin e aktiviteteve të prokurimit të një korporate shtetërore ose specialistin e vetëm në departamentin e tenderit në organizatë.

Për çfarë përdoren KPI?

Analiza dhe arritja e treguesve të KPI janë të nevojshme për të siguruar fleksibilitet në funksionimin e sistemit të prokurimit publik të kompanisë në legjislacionin dhe ndryshimin e vazhdueshëm. kushtet ekonomike. Organizimi i kontrollit kërkon domosdoshmërisht rregullim, kështu që organizata duhet të përcaktojë në mënyrë të pavarur kriteret e performancës si për të gjithë sistemin e prokurimit ashtu edhe për punonjësit e kompanisë në përputhje me orarin e personelit dhe përshkrimet e punës. Në bazë të plotësimit të këtyre kritereve, është e mundur të vlerësohet produktiviteti i punës, të identifikohen gabimet dhe mangësitë dhe të eliminohen menjëherë ato.

Nuk mund të ketë shumë kritere për efektivitetin e çdo specialisti. Në mënyrë tipike, personelit i jepen 5 deri në 10 tregues të përcaktuar qartë dhe të kuptueshëm. Gjëja kryesore është që menaxhmenti mund t'i vlerësojë dhe matin lehtësisht dhe shpejt ato në çdo kohë të nevojshme. Këtu janë prioritetet kryesore për përdorimin e sistemit të treguesve kryesorë të performancës, të cilin vendet e zhvilluara perëndimore e kanë përdorur për më shumë se 40 vjet, dhe në Rusi ata filluan ta përdorin atë veçanërisht rreth 15 vjet më parë:

1. Motivimi i punonjësve. Në fund të fundit, njerëzit mund të fitojnë më shumë nëse tregojnë një nivel të lartë të përmbushjes së treguesve të kërkuar.
2. Përcaktim i qartë i prioriteteve dhe objektivave të organizatës. Stafi i di saktësisht detyrat e ngarkuara dhe procedurën për arritjen e tyre.
3. Monitorim i vazhdueshëm i punës. Përdorimi i një sistemi të vlerësimit të performancës ju lejon të monitoroni vazhdimisht se si po shkojnë gjërat në kompani në çdo fazë të punës së çdo punonjësi. Prandaj, të gjitha dështimet e mundshme mund të parandalohen, në vend që të eliminohen pasojat e tyre.
4. Tërheqja e profesionistëve. Kriteret e qarta për vlerësimin e punës bëjnë të mundur vendosjen e pagave të drejta, në varësi të arritjeve personale të secilit punonjës. Ai që di dhe mund të bëjë më shumë do të jetë në gjendje të arrijë nivel të lartë, që do të thotë të marrësh më shumë.
5. Kursimi i parave të kompanisë.

Kur puna është bërë në mënyrë korrekte, arrihen treguesit e performancës së KPI. Prandaj, të gjithë specialistët, aktivitetet e të cilëve janë të ndërlidhura duhet të dinë se çfarë është. Në këtë mënyrë, përgjegjësitë personale të çdo punonjësi ndërthuren ngushtë me qëllimet strategjike të kompanisë.

Shembuj për departamentin e tenderit

Secili departament i kompanisë mund të përdorë treguesit e vet të performancës KPI, shembujt e tyre janë mjaft të thjeshtë:

1. Me cilët tregues mund të llogariten departamenti i tenderit? Për blerësin, ky mund të jetë numri i ndryshimeve të bëra në planin e prokurimit publik dhe plani i prokurimit publik, numri i tenderëve të përfunduar me sukses, përqindja e procedurave të dështuara nga vëllimi i përgjithshëm i prokurimit konkurrues, numri i prokurimeve konkurruese në të cilat vetëm u dorëzua një aplikim dhe u njoh i përshtatshëm, e kështu me radhë.
2. Në punën e një menaxheri, ju mund të vlerësoni shumën e çekut mesatar, vëllimit të shitjeve; numri i klientëve të rregullt që janë tërhequr, etj.
3. Për një kontabilist, është e rëndësishme që të mos ketë gjoba nga organet inspektuese dhe që raportet të dorëzohen në kohë; numri i sqarimeve të të dhënave, mungesa e komenteve gjatë auditimeve apo inspektimeve.

Lista vazhdon dhe vazhdon. Është e rëndësishme të mbani mend një gjë: për të qenë në gjendje të vlerësoni përputhshmërinë e punës me kriteret e dhëna, është e nevojshme të dokumentoni me kujdes çdo hap dhe veprim të punonjësit. Çdo hallkë që mungon lehtë mund të rrëzojë të gjithë sistemin e krijuar.

KPI (Treguesit kryesorë të performancës) - "treguesit kryesorë të performancës", por më shpesh përkthehen si "treguesit kryesorë të performancës". KPI është një nga mjetet me të cilat mund të analizoni se sa efektivisht punon stafi për të arritur qëllimet e kompanisë.

Treguesit KPI shpesh përdoren nga kompani më të mëdha (jo ku pronari, drejtori, shitësi dhe ngarkuesi janë i njëjti person), por anasjelltas, kur kompania ka nje numer i madh i punonjësit dhe degët. Përdorimi i "kipiai" thjeshton shumë monitorimin e performancës së të gjitha departamenteve të kompanisë. Pasja e treguesve kyç të performancës na jep mundësinë për të menaxhuar procesin dhe për të bërë ndryshime në të. Vendosni objektiva për stafin dhe motivoni ata për t'i arritur ato.

Le të shohim një shembull të treguesve kryesorë të performancës. Ju jeni pronar i një dyqani të madh pajisjesh shtëpiake dhe keni 12 menaxherë shitjesh në stafin tuaj. Performanca e çdo menaxheri për muajin mund të vlerësohet sipas kritereve të mëposhtme:

• sa % e klientëve me të cilët menaxheri ka komunikuar kanë bërë një blerje;
• fatura mesatare e klientit;
• (për shembull, kufiri minimal mujor është 350,000 rubla, dhe paga e menaxherit do të varet nga përqindja me të cilën ai tejkalon planin);

Nëse, për shembull, ju duhet të shesni blenderë të një modeli të caktuar, mund të vendosni një plan për secilin menaxher prej të paktën 5 njësive nëse më shumë, atëherë për çdo njësi "shtesë" shitësi merr 3% të kostos së tij. Kështu, arrihet qëllimi për të shitur një produkt të caktuar dhe për të motivuar menaxherët për ta bërë këtë. Siç tregon praktika, numri optimal i kritereve të KPI për një punonjës është nga 5 në 8.

2. Llojet dhe parimet e KPI

Llojet e treguesve kryesorë të performancës:

• Rezultati KPI – tregues sasiorë dhe cilësorë të rezultateve;
• Kosto KPI – shuma e shpenzimit të burimeve;
• KPI i funksionimit - sa mirë përputhet procesi i ekzekutimit me algoritmin e vendosur;
• KPI-të e performancës janë tregues të prejardhur që karakterizojnë marrëdhënien midis rezultatit të marrë dhe kohës së shpenzuar për ta marrë atë;
• KPI-të e efikasitetit (treguesit e performancës) janë tregues të përftuar që karakterizojnë raportin e rezultateve të marra me shpenzimin e burimeve.

Ka parime që duhen ndjekur gjatë zhvillimit të treguesve kryesorë të performancës. Kostot e matjes së treguesve të performancës nuk duhet të tejkalojnë përfitimet e menaxhimit nga përdorimi i treguesit. Ju nuk do të punësoni një person që do të llogarisë numrin dhe kohëzgjatjen e thirrjeve të menaxherit, rezultati nuk do të justifikojë kostot. Për një rezultat më të saktë dhe mundësinë e krahasimit, treguesit duhet të jenë të matshëm dhe sa më të thjeshtë, të kuptueshëm në mënyrë të barabartë nga çdo departament, në mënyrë që të shmangen dezinformatat. Dhe, më e rëndësishmja, KPI-të janë të nevojshme nëse nuk bëjmë asgjë bazuar në rezultatet e matjes së tyre, atëherë në këtë rast ato janë të pakuptimta.

3. Të mirat dhe të këqijat e KPI-ve

Përparësitë kryesore të KPI përfshijnë:

• drejtësia, transparenca dhe krahasueshmëria e rezultateve (menaxhmenti dhe stafi shikojnë se kush punon dhe sa fiton);
• rregullimi i punës së punonjësit sipas treguesit të vonesës;
• përfshirja e personelit në arritjen e qëllimeve të ndërmarrjes;
• kontrollin e cilësisë së kryerjes së detyrave.

Pavarësisht të gjithave anët pozitive Sistemet KPI nuk janë universale. Jo të gjithë treguesit në punën e personelit mund të maten në mënyrë sasiore, dhe për këtë arsye çdo biznes ka mënyrat e veta të vlerësimit të efikasitetit, dhe gjetja e tyre do të kërkojë një investim të madh në kohë, punë dhe financa.

4. Si të llogaritet KPI. Shembull

Nuk ka asnjë formulë të vetme për llogaritjen e KPI-ve, pasi secila kompani ka specifikat e veta dhe, për rrjedhojë, "kipiai" e saj. Le të shohim shembullin e llogaritjes pagat menaxheri i shitjeve duke marrë parasysh KPI-të e tij në dyqanin online Kotelok. Çmimi 7000 rubla. +2% nga shitjet personale (800,000*0.02=16,000 rubla.) + bonus për përmbushjen e planit për numrin e klientëve të rinj (2,000 rubla.) + bonus për përmbushjen e planit të ndërmarrjes (për shembull, plani është përmbushur 100% - 5,000 fshij , me 70% - 3,500 rubla) në rastin tonë, me 80% - 4,000 rubla. Në total, në fund të muajit menaxheri do të marrë një pagë prej 29,000 rubla. Ky sistem numërimi motivon menaxherët që t'u shesin klientëve ekzistues dhe të tërheqin të rinj.

5. Çfarë janë KPI-të në shitje

Në fushën e shitjeve, treguesit kryesorë kryesorë të performancës për menaxherin e shitjeve dhe departamentin e shitjeve janë:

1. Vëllimi i shitjeve. Menaxherit i jepet një plan për periudhë të caktuar koha (muaji, tremujori, viti). Për shembull, në mars, menaxheri duhet të bëjë shitje prej 1,300,000 rubla.

2. Numri i shitjeve. Numri i klientëve që kanë bërë një blerje (numri i faturave).

3. Trafiku. Numri i klientëve që mësuan për produktin tuaj janë blerës potencialë. Sigurisht, tërheqja e trafikut është detyrë e tregtarëve, por vetë shitësi mund të ndikojë gjithashtu në fluksin e klientëve, për shembull, përmes fjalës në gojë.

4. Kontrolli mesatar. Ai zbatohet për të inkurajuar menaxherin për të shitur produkte shtesë. Për shembull, blini një pjatë qelqi rezistente ndaj nxehtësisë ose enë pjekjeje për furrën.

Punoni jashtë Sistemi KPI Mund ta bëni vetë, por do të kërkojë shumë përpjekje dhe të hani më shumë se një qen. Shumica e kompanive të mëdha ende preferojnë t'ua besojnë ndërtimin e një sistemi "kipai" profesionistëve me përvojë të gjerë në këtë fushë. Nëse keni nevojë për ndihmë për zbatimin e KPI-ve në kompaninë tuaj, ju lutemi na kontaktoni, ne do të jemi të lumtur t'ju ndihmojmë!

Kipiai, ose treguesit kryesorë të performancës, janë sistem unik, e cila kohët e fundit hyri në biznesin rus. Sot, nuk ka asnjë metodë më të besueshme me të cilën mund të vlerësohet efikasiteti i një ndërmarrje, kështu që përdorimi i këtij sistemi praktikohet jo vetëm në Rusi, por në të gjithë botën.

Koncepti i KPI

Së pari, le të trajtojmë plotësisht pyetjen se çfarë është - KPI, ose treguesit kryesorë të performancës.

KPI është një sistem unik me të cilin mund të llogaritni performancën e secilit punonjës individual të organizatës. Falë një sistemi të tillë, është e mundur jo vetëm të kuptohet se sa efektive janë aktivitetet e punonjësve, por edhe të motivohen ata për të përmirësuar aftësitë e tyre të punës. Më së shumti performancë optimale Efikasiteti për çdo punonjës individual nuk duhet të kalojë 5.

Për të kuptuar se si të operohet saktë ky sistem, është e nevojshme të studiohen më me kujdes dhe thellësi llojet e treguesve të performancës, si dhe të shqyrtohen shembuj të KPI-ve.

Llojet dhe grupet e KPI-ve

Treguesit Kipiai zakonisht ndahen në disa nëngrupe, bazuar në rezultatet e marra gjatë llogaritjes së një fushe të caktuar aktiviteti.

1. Shpenzimet financiare.
2. Produktiviteti i kompanisë, i cili përfshin llogaritjen e kpi si përqindje. Kjo përqindje tregon se sa i lartë është shfrytëzimi i kapaciteteve të një ndërmarrje të caktuar.
3. Produktiviteti i kompanisë. Ky nëngrup i treguesve të performancës së KPI bazohet në një krahasim të të dhënave të caktuara (për shembull, artikujt e kostos dhe të ardhurat për një periudhë të caktuar kohe).
4. Llogaritjet përfundimtare, të cilat bazohen në shprehjen sasiore të rezultateve në lidhje me aktivitetet e punonjësve të kompanisë.

Një tregues kyç i performancës është ndërtuar mbi disa parime. Nëse nuk i merrni parasysh, të dhënat e marra do të jenë jo të besueshme. Këto janë parimet:

1. Të gjithë treguesit duhet të maten në terma sasiorë.
2. Të dhënat e marra duhet të lidhen drejtpërdrejt me aktivitetet e kompanisë.
3. Rezultatet nuk duhet të jenë të kushtueshme, si për sa i përket kohës ashtu edhe burimeve.

Më parë, ne shqyrtuam pyetjen se çfarë është një KPI, duke e ndarë atë në 3 nëngrupe të vogla. Sidoqoftë, gradimi nuk përfundon me kaq, pasi edhe ky sistem ka varietetet e veta. Janë dy prej tyre në total. Këto janë KPI operacionale dhe strategjike. Së pari, le të kuptojmë se çfarë lloj sistemi operativ KPI është ky.

Treguesit operativ janë tregues që mund të përdoren për të vlerësuar efektivitetin e aktiviteteve të një kompanie në këtë moment. E thënë thjesht, të dhënat e marra gjatë llogaritjes së kpi pasqyrojnë sa mirë punojnë punonjësit e kompanisë në periudhën aktuale kohore.

Përveç kësaj, sistemet operative kipiai ndihmon për të krahasuar detyrat e kryera nga punonjësit me kushtet që janë krijuar për këtë. Bazuar në rezultatet e marra, menaxhmenti i ndërmarrjes mund të vlerësojë cilësinë e produktit të prodhuar, kushtet për dorëzimin e tij dhe shpërndarjen e mëtejshme.

Cili është një tregues strategjik i KPI? Tregues të tillë pasqyrojnë performancën e një kompanie për një periudhë të caktuar kohore. Me ndihmën e tyre, ju mund të gjeni mangësi në punën e personelit dhe t'i përshtatni aktivitetet e tyre periudhën e ardhshme koha (për shembull, për muajin tjetër, tremujorin, gjysmën e vitit, etj.).

Përveç cilësisë së punës së punonjësve, mund të përpunohen edhe të dhënat financiare. Bazuar në rezultatet e llogaritjes së KPI, karakterizohen flukset monetare, të cilat ndihmojnë për të kuptuar se sa fitimprurëse është vetë organizata dhe sa kërkesa janë produktet e prodhuara prej saj.

Fushat e zbatimit të KPI dhe llogaritja e tij

Sepse me atë që është kpi, ose, duke folur me fjalë të thjeshta, treguesit kryesorë të performancës, ne e kuptuam, duhet të kalojmë në pyetjen tjetër, jo më pak të rëndësishme: ku dhe pse përdoren? Dhe gjithashtu merrni parasysh formulën me të cilën ato llogariten.

Një tregues i performancës është një matje numerike e qëllimeve dhe objektivave të vendosura (dhe të përfunduara) që luajnë një rol të rëndësishëm në promovimin e suksesshëm të një biznesi. Falë raportit të përpiluar, i cili merr si bazë të gjithë treguesit e nevojshëm (ata u diskutuan më lart), menaxhmenti i organizatës ka mundësinë të vlerësojë plotësisht se si u zbatua plani i zhvilluar, si dhe çfarë u arrit në një periudhë të caktuar.

KPI-të përdoren në fusha të ndryshme të biznesit. Për secilin prej tyre ekziston një listë treguesish që përpunohen, dhe në bazë të të cilëve llogaritet një tregues që pasqyron efikasitetin e ndërmarrjes.

Zona e shitjes

Për të rritur pasurinë tuaj, duhet të kuptoni se cilat janë KPI-të në shitje dhe rolin e rëndësishëm që luajnë ato. Këta tregues mund të llogariten bazuar në:

• fitimi financiar i marrë për një periudhë të caktuar;
• të ardhurat nga shitjet e kryera nga kompania;
• kostoja e mallrave të prodhuara;
• përqindja e mallrave me cilësi të ulët;
• shumat e aktiveve rrjedhëse;
• koston totale të të gjithë inventarëve të ndërmarrjes.

Treguesit KPI në Tregtia me pakicë bazohen në 5 parime bazë:

• përqindja e shitjeve për 1 orë ose ditë funksionimi të një pike me pakicë;
• shuma mesatare e parave të paguara nga blerësi për mallrat (kjo shumë llogaritet në bazë të çeqeve të grushta);
• sasia e produkteve të shitura në të njëjtën kohë;
• raporti i pagave të punonjësve ndaj të ardhurave nga shitja e mallrave;
• konvertimet e shitjeve.

Kështu, duke marrë gjithçka llogaritjet e nevojshme, ju mund të rregulloni shpejt punën e stafit, duke rritur ndjeshëm numrin e transaksioneve të kryera, gjë që, nga ana tjetër, ndihmon në rritjen e të ardhurave të dyqanit.

Industria prodhuese

Cili është treguesi i prodhimit në prodhim dhe mbi çfarë baze llogaritet ai? Para së gjithash, kur llogaritet koeficienti i efikasitetit, merret si bazë:

• treguesit e konsumit mesatar ditor të lëndëve të para nga të cilat prodhohen produktet;
• vëllimet e lëndëve të para të konsumuara dhe të mbetura në magazinë;
• vëllimet e punës në vazhdim;
• performanca e punonjësve;
• kosto të ndryshme prodhimi;
• kostoja e riparimit të pajisjeve;
• kushtet, kushtet dhe kostoja e ruajtjes së produkteve të gatshme.

Për të marrë të dhënat e duhura, duhet të dini se si të llogaritni KPI. Ekziston një formulë e veçantë për këtë:

(qf/ qpl)× 100%

Tani le të deshifrojmë treguesit:

• qf – vëllimi aktual i të gjitha shitjeve të bëra nga kompania;
• qpl – vëllimi i shitjeve që sapo është planifikuar të realizohet.

Të dhënat e marra përmes këtij formulari janë i ashtuquajturi kriter i performancës.

Shembuj të KPI-ve

Për të kuptuar plotësisht se çfarë është kipiai, le të shohim disa shembuj të treguesve kryesorë të performancës. Për një kuptim më të mirë të thelbit, secili nga profesionet që merret parasysh në llogaritje do të konsiderohet veçmas. Tabela e mëposhtme tregon jo vetëm llojin e aktivitetit, por edhe treguesin mbi bazën e të cilit llogaritet kriteri i efikasitetit.

Nëse marrim përsëri shembullin e KPI të një menaxheri shitjesh si bazë, atëherë me ndihmën e të dhënave të marra pas llogaritjes, kreu i departamentit të menaxhimit do të jetë në gjendje të identifikojë jo vetëm aspekte pozitive, por edhe negative në aktivitetet e vartësve të tij. Pra, ai do të dijë saktësisht se sa telefonata dhe takime të nevojshme bëri menaxheri i shitjeve, nëse ato ishin efektive, sa njerëz u bënë klientë të rregullt, etj.

Nëse të dhënat e marra nuk korrespondojnë me planin e zhvilluar, kjo do të thotë se personit të angazhuar në këtë lloj aktiviteti i mungojnë as njohuritë dhe aftësitë, as këmbëngulja dhe dëshira për të punuar.

Të gjithë shembujt e KPI-ve, ose treguesit kryesorë të performancës, të diskutuar më sipër pasqyrojnë plotësisht thelbin e këtij koncepti. Sigurisht, është e vështirë të kuptosh menjëherë të gjitha këto hollësi (veçanërisht për një biznesmen fillestar). Megjithatë, është më mirë të shpenzoni pak kohë për një studim të thelluar të kësaj teme të rëndësishme sesa të pësoni humbje financiare që mund të dëmtojnë seriozisht zhvillimin dhe promovimin e suksesshëm të biznesit.