Контрольна стрічка потрібна для збереження інформації про касові операції, що проводяться протягом дня. При заміні ЕКЛЗ порядок дій у 2018 році залежить від причин оновлення цієї деталі – поломки або досягнення показника планового зносу. Причому пристрій може бути замінено працівниками самостійно: цієї процедури необхідно залучати компанію, обслуговуючу ККМ.

Причини та умови оновлення блоку ЕКЛЗ

ЕКЛЗ являє собою пристрій із вбудованою флеш-пам'яттю та системою криптографічного шифрування даних. Максимальний обсяг інформації, що зберігається, становить 16 мегабайт. Усі проведені платіжні операції автоматично записуються на контрольній стрічці. Ці відомості не можна скоригувати або частково вилучити.

ЕКЛЗ містить захищену від зовнішнього впливу контрольну стрічку, де відображено інформацію з кожному вибитому чеку. Блок пам'яті опломбують і цим забезпечують збереження внутрішніх елементів від несанкціонованого доступу користувачів.

Термін дії ЕКЛЗ залежить від двох факторів:

1. Запас фіксованої інформації обмежений обсягом чеків, що дорівнює 100 тис. екземплярів.
2. Закінчення тимчасового ресурсу роботи блоку, який встановлює виробник на рівні 1 року з одним додатковим місяцем.

При вичерпанні будь-якого з лімітів робота ЕКЛЗ припиняється, функціонування ККМ блокується.

Дізнатися про те, що незабаром потрібна заміна ЕКЛЗ, можна з попередження про брак пам'яті, що з'явилося на z-звіті. Після першого повідомлення про вичерпання ресурсу роботи до блокування ККМ триває близько трьох місяців.

Назвемо умови, виникнення яких спричиняє обов'язкове оновлення блоку ЕКЛЗ:

• пам'ять заповнена на 9/10;
• відведений виробником експлуатаційний термін підходить до завершення;
• збої у функціонуванні ЕКЛЗ;
• проведення процедури перереєстрації касового апарату

Порядок заміни блоку з контрольною стрічкою

Для поновлення внутрішніх елементів касового апарату, які відповідають за накопичення фіскальних даних, необхідно укласти договір зі спеціалізованою компанією. За наявності чинної угоди одразу оформлюють заявку на ремонт. Повідомити про необхідність планового чи гарантійного оновлення ККМ має керівник підприємства чи його довірена особа.

При плановій заміні пристрою витрати на оплату послуг залучених фахівців виробляють за рахунок компанії, що експлуатує касовий апарат. У вартість послуги входить:

• купівля нового блоку ЕКЛЗ;
• оплата тарифу роботи спеціаліста, який проводить заміну;
• доставка ККМ до сервісного центру або оплата проїзду спеціаліста до місця встановлення обладнання.

Алгоритм дій суб'єкта господарювання при плановій заміні блоку з пам'яттю ККТ є таким:

Якщо протягом першого року експлуатації пристрій вийшов з ладу, але пам'ять не вичерпала свій ресурс, заміна пошкодженого елемента відбувається у рамках гарантійного обслуговування. У цьому випадку користувач ККМ передає апарат до ЦТО разом із доданим до нього:

• останнім зед-звітом;
• паспортом ЕКЛЗ.

При ремонті всю накопичену фіскальну інформацію переносять зовнішній носій. За виявленими неполадками оформляють акт та заявку на експертизу генеральним постачальником із подальшим оновленням несправних елементів.

Документальне підтвердження процесу заміни

При оновленні блоку пам'яті в касовому апараті цей факт має бути зареєстрований у Податковій службі. Для цього у ФНП необхідно представити:

• паспорт касового апарату;
• документ, що відображає інформацію про версію пристрою;
• паспорт на блок ЕКЛЗ, що замінюється;
• журнал за формою КМ-4;
• заяву на заміну на бланку, виданому ЦТО;
• чинна угода на ТО касового апарату;
• оформлена перша частина бланка КМ-2, яку візує спеціаліст ФНП.

Після проведення всіх процедур із заміни блоку пам'яті податкову інспекціютреба принести паспорт на новий блок ЕКЛЗ із формуляром ККМ та журналом за формою КМ-8. Також обов'язково прикладають додатковий аркуш та паспорт на сам касовий апарат.

Що таке ЕКЛЗ – електронна контрольна стрічка захищена?

Електронна контрольна стрічка захищена (або ЕКЛЗ) – складова та, за сучасним законодавством, невід'ємна частина контрольно касової техніки. Обов'язкове застосуванняЕКЛЗ у складі ККТ закріплено Методичними вказівками, що регламентують порядок застосування електронних контрольних стрічок, захищених у ККМ з 1 жовтня 2003 року.

Податкові органи немає права приймати до держ. реєстрації контрольно-касової техніки, не обладнаної ЕКЛЗ. Ці рішення зобов'язують організації та індивідуальних підприємців використовувати ЕКЛЗ у складі ККМ в обов'язковому порядку.

Питання, Що таке ЕКЛЗ? і Що з цим робити? часто виникають у підприємців-початківців, які вперше стикаються з необхідністю використання контрольно-касової техніки (ККТ) Електронна контрольна стрічка захищена(ЕКЛЗ) – удосконалений, електронний аналог фіскальної пам'яті, що застосовується в ККТ для обліку та зберігання інформації про проведені касові операції, а також надання необхідних звітів про ці операції для цілей оподаткування під час податкових перевірок. ЕКЛЗ на відміну від фіскальної пам'яті є повністю енергетично автономним пристроєм, що входить до складу ККМ і фіксує абсолютно кожну касову операцію. Фіксування та зберігання інформації здійснюється на електронних носіях, недоступних зовнішньому впливуі тому ЕКЛЗ є гарантією достовірності інформації про отриману виручку, а значить, позбавляє власника ККМ із встановленої на нього ЕКЛЗ, можливості приховування доходів та мінімізації податків. Втрутитися в схему роботи ЕКЛЗ неможливо, що сприяє повноті нарахування і сплати податків.

Принцип роботи ЕКЛЗполягає в наступному. Касовий апарат при проведенні касової операції формує чек, потім передає його дані в ЕКЛЗ, яка у свою чергу на підставі даних параметрів чека формує та видає на касовий апарат перевірочний криптографічний код, своєрідний цифровий підпис. Касовим апаратом чек виводиться на друк із криптографічним підписом, що підтверджує, належність чека до даного контрольно-касового апарату. ЕКЛЗ одночасно здійснює архівування даних, які становлять безперервну контрольну стрічку та забезпечують достовірність та повноту інформації про всі без винятку, проведені касові операції на цій ККМ. Крім цього ЕКЛЗ у процесі роботи фіксує та накопичує змінні підсумки. Криптографічний підпис, отриманий касовим апаратом від ЕКЛЗ та надрукований на чеку, при необхідності служить підтвердженням про належність чека до офіційно зареєстрованого касового апарату. Це питання виявляється дуже важливимпри веденні бухгалтерського обліку, у ситуаціях, коли є сумніви в справжності чеків, виданих контрольно-касовим апаратом організації-партнера. Чеки з незареєстрованих ККМ, прийняті до бухгалтерського обліку, можуть завдати суттєвих неприємностей при податкових перевірках. У таких ситуаціях єдиним виходом для організації стає звернення до податкового органу із заявою про експертизу чеків, яка й провадиться податківцями на підставі ідентифікації КПК, тобто криптографічного коду ЕКЛЗ конкретного касового апарату.

ЕКЛЗ виконує такі основні функції:

• Прийом від ККТ даних касового документа (чека, звіту);
• формування криптографічного перевірочного коду (КПК) чека (звіту) на основі отриманих даних;
• Передача в ККТ номера КПК та обчисленого значення КПК, що відповідає даним касового документа, для друку цього документа у процесі оформлення;
• Архівування та зберігання даних, що становлять контрольну стрічку;
• Нагромадження змінних підсумків у процесі роботи;
• Формування даних змінного результату при закритті зміни, занесення та зберігання його в енергонезалежній пам'яті ЕКЛЗ;
• Формування звітів за запитами, що формуються ККТ в процесі експлуатації ЕКЛЗ, або комп'ютером, що формується при контролі ЕКЛЗ окремо від ККТ, у тому числі після закриття в ЕКЛЗ архіву, в процесі зберігання ЕКЛЗ.

Отже, ЕКЛЗ – необхідний елемент контрольно-касової машини, що функціонує за принципом електронної пам'яті комп'ютера, виконує архівні та фіскальні функції. Є автономним та змінним пристроєм. Підлягає щорічній заміні та реєстрації у податковому органі.

Заміна ЕКЛЗ проводиться у таких випадках:

• при заповненні ЕКЛЗ (понад 90% — планова заміна)
• при закінченні встановленого терміну експлуатації (13 місяців - планова заміна)
• під час перереєстрації ККМ
• при несправності ЕКЛЗ (гарантійна заміна)

Планова або гарантійна заміна ЕКЛЗ здійснюється у таких випадках:

1. Планова заміна ЕКЛЗ проводиться, у разі коли ККМ видає повідомлення про заповнення електронної пам'яті блоку ЕКЛЗ більш ніж на 90 відсотків. У такій ситуації організація або ІП, який володіє ККМ, направляє до центру технічного обслуговування ККМ (ЦТО) відповідну інформацію про факт заповнення пам'яті ЕКЛЗ та Гарантійний лист-заявку, яким підтверджує свою згоду на заміну ЕКЛЗ та активізацію нового блоку ЕКЛЗ.

2. Планова заміна ЕКЛЗ також здійснюється, коли закінчується 12-ти місячний термін з моменту активізації блоку ЕКЛЗ, який за законом обмежує термін його експлуатації. При цьому власник ККМ заздалегідь не пізніше одного місяця до закінчення цього терміну повідомляє ЦТО аналогічним Гарантійним листом-заявкою на встановлення та активізацію нової ЕКЛЗ.

3. Гарантійна заміна ЕКЛЗ виконується ЦТО у разі відмови чи несправності у роботі блоку ЕКЛЗ протягом встановленого терміну експлуатації.

Гарантійне обслуговування здійснюється лише якщо:

• причиною несправності ЕКЛЗ не стала несумлінність обслуговуючого персоналу
• не порушувалися правила експлуатації ЕКЛЗ у складі ККМ
• не допускалося самостійне розтин блоку ЕКЛЗ та спроби його ремонту
• несправність ЕКЛЗ була виявлена ​​протягом гарантійного терміну експлуатації
• ресурс пам'яті ЕКЛЗ не вичерпано
• параметри активації ЕКЛЗ були безпомилковими

4. Позапланова заміна ЕКЛЗ проводиться через перереєстрацію ККМ на іншу організацію або приватного підприємця.

Заміна ЕКЛЗ здійснюється виключно центром технічного обслуговування (ЦТО) контрольно-касової техніки. Самостійна заміна ЕКЛЗ виключається.

Планова заміна ЕКЛЗ проводиться в установленому порядку:

— Гарантійний лист-заявка власника касового апарату в ЦТО є підставою для виставлення рахунку за заміну та активізацію нової ЕКЛЗ

— власник ККМ оплачує виставлений рахунок та отримує від ЦТО необхідні документидля надання в інспекцію МНС Росії (картку реєстрації ККТ, технічний висновок про причину заміни блоку ЕКЛЗ, журнал касира-операціоніста, акт форми № КМ-2, завірений ЦТО та складений у трьох примірниках)

— спеціаліст податкового органу після вивчення вищезгаданих документів візує акт форми № КМ-2, що є дозволом на добуток заміни ЕКЛЗ та активізації нової ЕКЛЗ. При цьому журнал касира-операціоніста та картка реєстрації ККТ залишаються в ІМНС

- ЦТО після проведення послідовної процедури заміни ЕКЛЗ формує пакет необхідної документації з метою надання до податкового органу:

а) у технічному паспорті контрольно-касової машини робиться відмітка про дату заміни та активізацію нової ЕКЛЗ. Дата заміни та реєстраційний номерЕКЛЗ засвідчується підписом фахівця ЦТО, який здійснив заміну, та печаткою ЦТО

б) у додатковому вкладиші до Паспорта версії фіксується дата активізації ЕКЛЗ та зазначається її реєстраційний номер. Засвідчується печаткою ЦТО та підписом спеціаліста-виконавця

в) спеціалістом центру технічного обслуговування, який проводив процедуру введення в експлуатацію нової ЕКЛЗ, складається Акт введення в експлуатацію ЕКЛЗ за формою додатка А до тих. паспорту ЕКЛЗ, що засвідчується його підписом та печаткою ЦТО

г) запис про проведену процедуру заміни та активізації заноситься до Журналу КМ-8 та наклеюється відривна частина контрольного талона пломби, що самоклеїться, з ідентифікаційним номером, що відповідає номеру на пломбі

буд) оформляється акт формою № КМ-2.

Власник ККМ представляє вищезгадану документацію до податкового органу та, після перевірки правильності оформлення даних документів, отримує назад разом із ними від податкового органу картку реєстрації ККТ з відміткою про активізовану ЕКЛЗ та журнал касира-операціоніста з обліковим записом про проведену заміну ЕКЛЗ.

ЕКЛЗ, що виробили ресурс або зняті та замінені після закінчення терміну експлуатації, підлягають обов'язковому зберіганню в організації або у приватного підприємця протягом 5 років.

ПІСЛЯ ЗАМІНИ БЛОКУ ЕКЛЗ ПІДПРИЄМНИК ЗОБОВ'ЯЗАН ПРОТЯГОМ 5 РОБОЧИХ ДНІВ НАДАТИ ВІДОМОСТІ ПРО ЗМІНУ БЛОКУ ЕКЛЗ В ПОДАТКОВИЙ ОРГАН!

Згідно з листом МІНФІНу від 27 березня 2017 р. N 03-01-15/17554 , хто не встигає отримати сплачений ФН або касу з ним, але має на руках рахунок та договір з постачальником, вважатиметься сумлінним платником податків. При цьому він зможе працювати на старої ККТ, Поки не замінить її на нову з ФН або не доопрацює. А як бути тим, у кого термін дії ЕКЛЗ закінчився і каса заблокувалася?

Згідно з листом ФНП та Мінфіну вони також можуть продовжити роботу. Але для цього вони мають кілька варіантів:

1. Вимкнути заблоковану ККТ та продовжити торгівлю, виписуючи чеки покупцям від руки.
2. Перевести ККТ в режим чекодрукарської машини, при якій вона не звертатиметься до ЕКЛЗ, але зможе й далі друкувати чеки. Не з усіма моделями ККТ таке можливо.
3. Звернутися до ЦТО та встановити до каси нову ЕКЛЗ, не реєструючи цю операцію у ФНП.

Всі три варіанти є порушенням правил роботи з ККТ, але за наявності у вас документів, що підтверджують, що ви очікуєте на поставку ФН або ККТ з ним, контролюючі органи вас не каратимуть. Кожен варіант має свої плюси і мінуси.

Перший варіант уповільнить обслуговування покупців, але при невеликому їхньому потоці дозволить продовжити роботу з найменшими витратами. Але слід пам'ятати, що "м'які чеки", виписані від руки, дають співробітникам додаткові можливості для зловживань.

Другий варіант не знизить швидкість обслуговування покупців та рівень сервісу, т.к. чеки будуть також друкуватись автоматично, але, як ми вже вказували раніше, далеко не всі моделі касових апаратів підтримують таку функцію, як відключення ЕКЛЗ і переведення в режим принтера чеків.

Третій варіант підійдевсім і дозволить продовжити роботу в старому режимі в очікуванні переходу на on-line, але при цьому підприємству доведеться купити нову ЕКЛЗ, розуміючи, що ці витрати понесе марно і її доведеться викинути через кілька тижнів. Хоча ціни на ЕКЛЗ найімовірніше будуть знижені, т.к. цей товар і так уже нікому не потрібен, а продати її клієнту навіть за непрямою ціною для ЦТО краще, ніж просто викинути.

Ми рекомендуємо всім своїм клієнтам виходити з найгіршої ситуації, за якої становище з поставкою ФН ринку не поліпшиться до осені, коли основна потреба у них буде задоволена, а виробництва вийдуть прийнятний рівень продуктивності. Щоб допрацювати до цих світлих часів, переконайтеся, що ваша каса не заблокується після закінчення терміну дії ЕКЛЗ. Це може статися вже 1 травня, 1 червня чи 1 липня. Зазвичай протягом місяця до закінчення терміну дії ЕКЛЗ інформація про це починає виводитися на касову стрічку.

Переконайтеся, що ви уклали договір на постачання ФН датою, раніше, ніж термін закінчення дії поточної ЕКЛЗ.

Відповідно до порядку переходу на новий формат торгівлі за ФЗ-54, старі каси можна буде використовувати до 01.07.17. Але вже з 01.02.17 поставити на облік нову касу або перереєструвати стару можна буде лише з ФН та з підключенням до ОФД. Але що розуміти під терміном « перереєстрація»? Це будь-які реєстраційні дії з ККТ чи лише зняття та постановка на облік із зміною реквізитів власника?

У статті 4.2. «Порядок реєстрації, перереєстрації та зняття з реєстраційного обліку контрольно-касової техніки» (запроваджено Федеральним законом від 03.07.2016 N 290-ФЗ) зазначено новий порядокдій щодо реєстраційних дій з ККТ, який набирає чинності з 01.02.2017 року. Ця вимога зафіксована у Статті 7.4 Федерального закону від 03.07.2016 N 290-ФЗ:

«Організації та індивідуальні підприємці, які звернулися з 1 лютого 2017 року із заявою про реєстрацію (перереєстрацію) контрольно-касової техніки до податкових органів, зобов'язані укласти договір з оператором фіскальних даних та здійснювати передачу фіскальних даних до податкових органів електронної формичерез оператора фіскальних даних, за винятком випадку, зазначеного у пункті 7 статті 2 Федерального законувід 22 травня 2003 року N 54-ФЗ "Про застосування контрольно-касової техніки при здійсненні готівкових грошових розрахунків та (або) розрахунків з використанням електронних засобів платежу" (в редакції цього Закону)».

Але не в одному з цих пунктів ФЗ не вказано, чи є заміна ЕКЛЗ такою. перереєстрацією». На наше пряме питання про це різні представники ФНП у різних регіонах давали різні відповіді.

Остаточну відповідь на це питання ми знайшли на сайті ФНП у розділі «Часто поставлених питань» про новий порядок застосування контрольно-касової техніки.

«Якщо термін дії ЕКЛЗ минув після 1 лютого 2017 року, то організації або індивідуальному підприємцюнеобхідно перейти на новий порядок»

Виходить, що термін служби старих ККТ обмежується не 01.07.17, а датою заміни ЕКЛЗ у них, або датою будь-якою іншою операцією, яка потребує звернення до ФНП за зміною якихось реєстраційних даних щодо ККТ.

Чим це загрожує власникам?

1. Тим, хто готується перейти на новий порядок роботи з ККТ вже після 01.02.17, потрібно враховувати дати заміни ЕКЛЗ по кожній касі, щоб синхронізувати свій графік із цими подіями.

2. Потрібно пам'ятати, що з 01.02.17 кожна каса, яка працює у старому форматі з ЕКЛЗ, перетворюється на «міну уповільненої дії», тому що будь-яка поломка з цієї дати автоматично означатиме необхідність заміни каси на нову або її екстрену доопрацювання. Тому що багато ремонтів каси вимагають заміни її електронних компонентів, що, у свою чергу, потребує їх реєстрації у ФНП, а це зробити буде вже не можливо. Тому по кожній такій касі потрібно мати в запасі під рукою комплект доопрацювання або можливість оперативної заміни на касу з ФН.

3. Якщо ви все-таки вирішили залишити стару касув експлуатації, то має сенс подбати про її профілактичний ремонт заздалегідь, до 01.02.17. Можливо, буде простіше перереєструвати її із заміною ЕКЛЗ, ніж ризикувати необхідністю такої заміни після лютого 2017 року. Безумовно, це має сенс робити тільки для тих кас, які ви точно не зможете доопрацювати до нових вимог ФЗ-54 або для тих підприємств, які не планують продовжувати роботу у другій половині 2017 року.

Розпливчасті формулювання законів додають у роботу підприємств нашої країни серйозні ризики. Адже збої у роботі каси можуть призвести до зупинення роботи всієї організації. А якщо до цих ризиків додати нестачу та нестабільну роботу нового касового обладнання, можливі помилкиу взаємодії з ФНП та ОФД за новими для всіх правил, величезні обсяги касового обладнання, що підлягає заміні, стає зрозуміло, що ризики перетворюються на явну загрозу. Багато хто пам'ятає, з якими збоями відбувалося впровадження ЕКЛЗ та як непросто зараз йде впровадження ЄДАІС. Залишається лише сподіватися, що перехід на каси on-line стане винятком з цього сумного списку.

Термін експлуатації ЕКЛЗ: 12 місяців + 1 місяць на заміну (разом максимум 13 місяців). ЕКЛЗ блокується 1-го (календарного) числа 14-го місяця з початку експлуатації. Починаючи з 11-го місяця терміну експлуатації ЕКЛЗ, ККТ друкує в Z-звітах нагадування про заміну, що наближається: " ЕКЛЗ близька до заповнення".

Важливо!

Настійно рекомендуємо вирішувати питання, пов'язані із заміною блоку ЕКЛЗ завчасно (рівно через 12 місяців після активації ЕКЛЗ), не чекаючи, коли касовий апарат буде заблокований і простий у роботі ККТ буде набагато більшим. Також звертаємо Вашу увагу, що планова заміна блоків ЕКЛЗ торкнеться всіх ККТ, які перебувають на обліку у Вашій ІФНС, а отже можливе утворення черг на початку місяця.

Окремо хочемо нагадати клієнтам, які зареєстрували свої ККТ у листопаді: ККТ заблокується 1 січня , отже інспекція зможе дати дозвіл на заміну лише після новорічних свят. Оплату послуг, пов'язаних із заміною блоку ЕКЛЗ, бажано провести завчасно, оскільки кількість ЕКЛЗ у резерві ЦТО обмежена.

Документи для заміни ЕКЛЗ