Пошук нових можливостей збуту товарів/послуг у період нестабільної економіки гостро стоїть всім організацій, як великих корпорацій, так представників середнього й бізнесу.

В даний час зберігається тенденція розвитку економічної кризи. Гостро постає проблема продажу товарів та послуг. У період економії урізається бюджет, ряд компаній взагалі відмовляється від укладання життєво необхідних контрактів. Усе державні організації, а також дедалі більше приватних компаній та ІП активно використовують безкоштовні тендериу режимі гострої економії.

Початківцям у тендерних закупівлях можна скористатися послугами аутсорсингової компанії, що спеціалізується на супроводі тендерів, або спробувати створити тендерний відділсамостійно.

Плюси аутсорсингу:

Швидкий результат з мінімальним вкладенняфінансів – можливий, коли участь у тендерах не має системного характеру.

Мінуси аутсорсингу:

Жодна аутсорсингова компанія не знає специфіки вашої роботи так, як її знаєте.

Підвищення гонорару за послуги аутсорсингу є слабким аргументом для людини, яка безпосередньо займається Вашою організацією.

Слабкий контроль за співробітником аутсорсингової компанії. Ви не можете оцінити ситуацію - наскільки точно віддалений працівник, який веде Ваш проект, розуміє поставлене завдання і на якому етапі розробки знаходиться проект.

Хочеш зробити роботу добре, зроби її сам. Ви зацікавлені у 100% результаті. Ви налаштовані на перемогу. При програші Ви втрачаєте набагато більше, ніж фахівець аутсорсингу.

Раціональне рішення для пошуку нових шляхів збуту товарів та послуг – створення тендерного відділу. Не варто спочатку роздмухувати великий штат співробітників. Для початку досить розпочати з одного-двох працівників, які пройдуть спеціальний курс навчання. Ідея перекласти організацію тендерних закупівель на секретаря, бухгалтера чи юриста погана, оскільки основну роботу ніхто не скасовує, а обробка інформації з тендерів, підготовка документації, аналіз минулих продажів – серйозна робота, яка потребує відповідального, грамотного підходу. Несвоєчасно оброблена інформація про доступні лоти на безкоштовних електронних майданчиках, неправильно проведений моніторинг тендерів призведе до втрати потенційно вигідного замовлення. Впровадження спеціальної програми пошуку тендерів значно спростить роботу.

Ієрархія тендерного відділу

Отже, рішення ухвалено! Необхідність створення тендерного відділу є очевидною. Постає питання, як раціонально впорядкувати роботу всередині відділу? Це залежить від розмірів організації та масштабів її діяльності. Як було зазначено раніше, на перших етап роздмухувати штат співробітників немає сенсу. Прийняти працювати куди простіше, ніж потім звільнити. Потрібно продумати чітку ієрархію підпорядкування, розробити посадові інструкції. Це можна зробити самостійно або укласти договір з організацією, що спеціалізується на плануванні структури відділу з тендерів. Якщо Ви не впевнені, що зможете грамотно організувати структуру, продумані посадові інструкції кожного учасника відділу, то за певну плату це зроблять вам фахівці. В Інтернеті не важко знайти пропозиції щодо подібного виду послуг.

Існує кілька варіантів організації роботи відділу з тендерів. Найбільш поширена така ієрархія:

Керівник тендерного відділу;

заступник тендерного відділу;

Менеджер з тендерів (тендерний спеціаліст), їх може бути декілька;

Помічник менеджера з тендерів (кур'єр);

Керівник тендерного відділу є медіумом між керівним складом організації та співробітниками відділу, він контролює роботу всього відділу, проводить аналітику, погоджує технічну та фінансову сторони процесу.

Заступник керівника - права рукакерівника відділу, повністю здатний замінити керівника за його відсутності на робочому місці тих чи інших причин.

Менеджер з тендерів здійснює пошук тендерів, готує документи, необхідні для участі в аукціоні, за відсутності помічника здійснює доставку зібраної документації на тендери та контролює отримання їх замовником, виконує доручення керівника у межах своєї компетенції, стежить за своєчасністю оформлення/продовження документації.

Юрист вузькоспеціалізованої сфери зобов'язаний володіти правовою базою, досконально знати Федеральний закон № 44-ФЗ, а також інші закони, що стосуються врегулювання процесів участі в тендерах, стежити за поправками, що вносяться до законів, відставити інтереси організації до УФАС.

Основні завдання тендерного відділу

1. Розширювати клієнтську базу, укладати нові контракти, зберігати напрацьовані шляхи збуту, і навіть відновлювати зв'язки зі старими клієнтами;
2. Підтримувати імідж компанії, створювати репутацію надійного, замовника/постачальника;
3. готувати тендерну документацію, проводити пошук тендерів на всіх майданчиках, забезпечувати участь у тендерах;
4. Відстоювати інтереси у разі порушень, що мають місце, своєчасно подавати скаргу до ФАС;
5. Проводити аналіз тендерних продажів/закупівель.

Функціональні обов'язки працівників

Розробка необхідної документації для участі у тендерах; перевірка документів на відповідність вимогам;

Відстеження актуальної інформації про торги з різних джерел;

Узгодження з керівником компанії участь у торгах, цінової політики відповідно до специфіки діяльності;

Планування підготовки документів до майбутніх торгів, своєчасне коригування документації;

Підготовка документів до відправлення та контроль за їх відправкою;

Складання звітної документації;

Аналіз проведених закупівель/продажів;

Зберігання документації, пов'язаної з тендерними закупівлямипротягом п'яти років.

Оплата праці та мотивація працівників тендерного відділу

Будь-якій людині для досягнення результату потрібна мотивація. Співробітники тендерного відділу не виняток. Мотивувати співробітників можна кількома способами.

1. Фіксований оклад + премія за успішно проведену угоду
2. фіксований оклад + відсоток від суми виграного тендеру
3. Фіксована оплата за кожну підготовлену заявку - можлива у великих структурах, наприклад, таких, як Департамент Охорони здоров'я Москви або Лукойл закупівлі, коли кількість заявок на участь у тендерах досягає значних розмірів.

Резюме

Для одноразових перемог на електронних майданчиках достатньо скористатися аутсорсинговими компаніями з тендерів.

Ухвалено рішення про створення тендерного відділу - не потрібно спочатку роздмухувати штат співробітників відділу.

Не варто "навішувати" роботу з тендерами юристу, бухгалтеру чи секретареві. За двома зайцями поженешся, жодного не спіймаєш. Результативність буде нульовою.

Не варто очікувати на велику віддачу від роботи нового відділу. Для початку потрібно проаналізувати напрямок розвитку організації, продумати функціонал відділу, розподілити обов'язки між співробітниками, визначити цілі та завдання, а також провести навчання співробітників, на яких покладатимуться завдання щодо участі у тендерах.

Ви налаштовані на результат – поповнити лави переможців тендерів. Хороший мотиватор для досягнення мети – преміювання співробітників за успішно завершені угоди.

При необхідності присутній на аукціонах від імені підприємства при процедурах розкриття заявок, складає скарги до ФАС Росії та його територіальних органів, надає інтереси компанії при розгляді зазначених скарг. 4.9. Відстежує повернення грошових коштів, внесених як забезпечення заявок. 4.10. Веде встановлену звітність. 4.11. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника. Фахівець із тендерної роботи має право: 5.1. Знайомитись із внутрішніми документами підприємства, що стосуються його діяльності. 5.2. Взаємодіяти з іншими підприємствами, організаціями, установами з виробничих та інших питань, що належать до його компетенції. 5.3. Вести ділове листування, запитувати та отримувати в установленому порядкувід структурних підрозділів підприємства необхідні матеріали та документи. 5.4.

Посадова інструкція начальника тендерного відділу

Надає керівництву [організації, установи] пропозиції щодо покращення якості роботи співробітників відділу. 3. Права працівника Начальник відділу тендерів та державних закупівель має право: 3.1. Запитувати та отримувати необхідну інформаціюта документи, що належать до питань його діяльності.

3.2. Вносити пропозиції безпосередньому керівнику щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими цією посадовою інструкцією обов'язками. 3.3. Давати розпорядження підлеглим працівникам та котролювати їх виконання. 3.4. Вносити керівництву подання про заохочення або покарання працівників, які перебувають у його підпорядкуванні.
3.5. Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції. 3.6. Залучати спеціалістів усіх структурних підрозділів [організації, установи] до вирішення покладених на нього завдань. 3.7.

1. Загальні положення

• процедуру розміщення державних та муніципальних замовлень;
• порядок повідомлення, документацію тендеру, порядок подання заявок, розгляд заявок, проведення, підбиття підсумків, наслідки визнання таким, що не відбувся;
• особливості проведення тендерів та державних поставок в електронній формі;
• розміщення замовлення шляхом запиту котирувань, у тому числі з метою надання гуманітарної допомоги, або ліквідації наслідків надзвичайних ситуаційприродного чи техногенного характеру, в єдиного постачальника (виконавця, підрядника) біржових товарів на товарних біржах;
• ефективність розміщення замовлень для державних та муніципальних потреб;
• контроль за дотриманням законодавства Російської Федераціїпро розміщення державних та муніципальних замовлень.

Посадова інструкція начальника відділу

Основні принципи та методи просування представленої продукції на муніципальному та бюджетному ринках; § Специфіку просування продукції на комерційному ринку; § Майданчики для проведення тендерів, відкритих конкурсних торгів, електронних аукціонів; § Правила відповідей на запити котирувань, пропозицій § Методи роботи із засобами масової інформації; § Основні технологічні та конструктивні характеристики та споживчі властивості реалізованої продукції; § Основи ціноутворення та цінової політики; § Умови поставки, зберігання та транспортування продукції; § способи організації обліку та складання звітності про виконання планів збуту та реалізації продукції; § Порядок надання організаційно-розпорядчих та інших документів для участі у конкурсах; § Правила внутрішнього трудового розпорядку; § Правила та норми охорони праці; § Етику ділового спілкування. 1.5.

Увага

Пошук та виграш державних та комерційних конкурсів, тендерів, електронних аукціонів. Фахівець із тендерної роботи виконує наступні посадові обов'язки: 4.1. Здійснює регулярний моніторинг спеціалізованих сайтів, торгових майданчиків за оголошенням державних та комерційних відкритих конкурсів, тендери, електронні аукціони.

4.2.

Інфо

Оцінює економічну доцільність участі у торгах, за результатами готує відповідні інформацію та матеріали для керівництва. 4.3. Запитує необхідну конкурсну документацію, вивчає її вимоги. За потреби запитує роз'яснення та враховує зміни до конкурсної документації.

4.4. Аналізує технічну частину заявок на відповідність чинному законодавству. 4.5. Оформляє конкурсні заявки. 4.6. Веде переговори та листування з організаторами конкурсів. 4.7. Укладає договори, контракти. 4.8.

Обов'язки начальника тендерного відділу у будівництві

Вносить пропозиції щодо вдосконалення робочого процесу та управління відділом тендерів та державних поставок. 2.5. Бере участь у підборі та розміщенні кадрів відділу, в організації підвищення їх кваліфікації та професійної майстерності. 2.6. Бере участь у підготовці та проведенні атестації працівників відділу.

2.7. Забезпечує своєчасне складання встановленої звітної документації. 2.8. Здійснює моніторинг тендерів, конкурсів, аукціонів у засобах масової інформації та в мережі Інтернет. 2.9. Бере участь у підготовці конкурсної документації. 2.10.
Представляє інтереси [організації, установи] під час здійснення конкурсних процедур. 2.11. Бере участь у розробці положень регламентів та методичних вказівок щодо електронних тендерів та державних поставок. 2.12.

Посадова інструкція начальника тендерного відділу у будівництві

СТВЕРДЖУЮ Генеральний директор ТОВ «Фенікс» « » 20 р. № Посадова інструкціяспеціаліста з тендерної роботи відділу розвитку 1.1. Фахівець із тендерної роботи належить до категорії спеціалістів. 1.2. У своїй діяльності фахівець із тендерної роботи керується: § статутом підприємства; § положенням про відділ розвитку; § законодавчими документами, нормативними правовими актами РФ, а також методичними матеріалами, що регламентують питання виконуваної роботи в галузі тендерної діяльності; § наказами, розпорядженнями та вказівками керівництва підприємства, начальника відділу розвитку; § правилами внутрішнього трудового розпорядку; § справжньою посадовою інструкцією.
1.3. Фахівець із тендерної роботи безпосередньо підпорядковується начальнику відділу розвитку. 1.4.

Начальник тендерного відділу у будівництві

Користуватися інформаційними банками даних підприємства, на розсуд керівництва підприємства. 5.5. Знайомитись з проектами рішень керівництва підприємства, відділу розвитку. 5.6. Доповідати начальнику відділу розвитку про всі виявлені порушення та недоліки у зв'язку з виконуваною роботою.
5.7.

Використовувати належні та орендовані підприємством системи зв'язку, комунікацій та інше обладнання. 5.8. Надавати рекомендації та пропозиції з питань, що належать до його компетенції. 5.9. Брати участь в організації та проведенні нарад з питань, пов'язаних із його компетенцією.

5.10. Вносити на розгляд керівництва відділу розвитку пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими цією посадовою інструкцією обов'язками. Фахівець із тендерної роботи несе відповідальність: 6.1.
Стверджую [організаційно-правовий [підпис] [Ф. І. О., посада форма, найменування керівника або іншої організації, підприємства, посадової особи, установи] уповноваженого затверджувати посадову інструкцію] [число, місяць, рік] М. П. Посадова інструкція начальника відділу тендерів та державних поставок [найменування організації, підприємства , установи] Ця посадова інструкція розроблена та затверджена на підставі трудового договоруз начальником відділу тендерів та державних поставок, відповідно до Трудовим кодексомРосійської Федерації, іншими нормативно-правовими актами, що регулюють трудові правовідносини. 1. загальні положення 1.1. Начальник відділу тендерів та державних поставок належить до категорії керівників та безпосередньо підпорядковується [найменування посади]. 1.2.

При необхідності бути присутніми на аукціонах від імені компанії, при процедурах розкриття заявок, складати скарги до ФАС Росії та його територіальних органів, представляти інтереси компанії при розгляді зазначених скарг. 1.20. При необхідності відстежувати повернення коштів, внесених як забезпечення заявок. 1.21. вести встановлену звітність. 2. ПРАВА Фахівець із тендерів має право: 2.1.

Запитувати у керівників структурних підрозділів компанії, фахівців та інших працівників інформацію та документи, необхідні для виконання посадових обов'язків. 2.2. У необхідних випадкахпредставляти організацію у відносинах з іншими організаціями з метою оперативного вирішення питань виробничо-господарської діяльності, що входять до його компетенції. 4.

Тендерний відділ - це ефективний інструмент тендерного продажу і особливо в умовах нестабільної економічної ситуації. Крім того, будь-яка компанія рано чи пізно стикається з необхідністю розширення можливостей для збуту своєї продукції / послуг. Ефективним інструментомдля розширення каналів збуту є розвиток тендерного спрямування. Участь у тендерах та у разі перемоги укладання контрактів з державними та комерційними постачальниками.

Особливо актуальним є розвиток тендерного спрямування та тендерного відділу зокрема в період кризи, коли комерційні компанії значно скорочують свої бюджети або зовсім відмовляються від укладання контрактів за рядом не життєво важливих напрямків. Держава навіть у період кризи закуповує і закуповуватиме роботи, товари, послуги, необхідні для нормального функціонування всієї країни. Крім того, держава є надійним клієнтом, який сплачує рахунки.

Тендерний відділ: завдання

Основні завдання тендерного відділу, які варто виділити особливо це:
забезпечення участі компанії у тендерах
участь у створенні та підтримці іміджу компанії
залучення нових контрактів через систему тендерів та залучення нових клієнтів, а також утримання/повернення старих клієнтів

Обов'язковою умовою для ефективної діяльності у цьому напрямі є створення тендерного відділу із кваліфікованими фахівцями, мотивованими на результат. Про це й йтиметься у статті.

Типова організаційна структура тендерного відділу

Давайте з Вами розглянемо типову структурутендерного відділу. Відразу зазначу, що структура яку ми з Вами розглянемо типова. У великих компаніях обов'язки можуть бути закріплені за окремим фахівцем, невеликих компаніяхобов'язки всього тендерного відділу можуть бути перерозподілені між одним-двома працівниками.
Керівник тендерного відділу
Заступник керівника / головний спеціаліст
Менеджер /
Помічник менеджера / секретар

Схема підпорядкованості виглядає так:

Розподіл обов'язків працівників тендерного відділу та типові посадові інструкції

Одна із стандартних помилок, яку допускають при створенні та розвитку тендерного спрямування, це перерозподіл функцій та обов'язків з підготовки тендерів між фахівцями, які цим раніше не займалися та не мають достатніх знань у цій сфері.

Наприклад, на додаток до основних функцій юристу дають і розвиток напряму за тендерами. Це може бути і не юрист, у деяких компаніях функції підготовки тендерів передають секретареві, помічнику керівника або бухгалтеру. Це неефективний підхід, який у результаті позначається на результатах роботи у тендерах.

Для ефективної участі у тендерах необхідні знання у цій сфері, а також досвід. Найбільш раціональний та результативний підхід полягає у створенні тендерного відділу, який на початковому етапі може складатися і з одного фахівця. Але цей фахівець має пройти навчання у сфері тендерів та мати відповідний практичний досвід. Діяльність тендерного відділу повинна бути спрямована лише на досягнення однієї мети – це результативна участь компанії у тендерах та отримання нових контрактів для компанії через систему торгів.

Розподіл обов'язків усередині тендерного відділу, які ми з Вами розглянемо, також є типовими та можуть відрізнятися у конкретній організації.

Керівник тендерного відділу:
2.1. Здійснює моніторинг оголошень про торги в різних джерелах.
2.2. Узгоджує участь у торгах із директором Компанії або керівниками відділів, виходячи зі специфіки діяльності підрозділів.
2.3. Аналізує участь у торгах конкурентів та подає інформацію керівництву відділів, необхідну формування фінансових пропозицій.
2.4. Спільно із юридичним відділом бере участь у складанні запитів на роз'яснення закупівельної документації;
2.5. Відповідає на поточні питанняз підготовки документації для участі у торгах представникам підрозділів та організаторам тендеру.
2.6. Планує діяльність працівників відділу.
2.7. Контролює підготовку пропозицій (фінансових та технічних) з тендерів, кошторисів та графіків виконання робіт спеціалістами Компанії та визначає строки надання документації спеціалістами Компанії, призначеними керівниками підрозділів, до тендерного відділу;
2.8. Контролює підготовку пакетів документів на тендери працівниками відділу.
2.9. Бере участь у заповненні форм документів відповідно до закупівельної документації;
2.10. Готує пакет документів із стратегічно важливих торгів відповідно до вимог закупівельної документації.
2.11. Контролює надсилання документів на тендери;
2.12. Складає звітну документацію та надає її директору компанії.
2.13. У разі перемоги у торгах надає необхідну інформацію для укладання договору працівникам Компанії. Відповідальність за зміни у календарних планах, технічних пропозиціях та інших., необхідні укладення договору, доручається фахівців підрозділів, які виграли торги.
2.14. Інформує юридичний відділ про необхідність оформлення банківських гарантій та терміни надання документів.
2.15. Надає відомості до бухгалтерії, необхідної для оплати забезпечень заявок на участь у тендерах та інформацію про строки надання платіжних доручень до тендерного відділу.
2.16. Відстежує зміни у Законодавстві, правовій базі щодо підготовки тендерної документації, проведенні державних закупівель та знайомить співробітників відділу з цією інформацією.
2.17. Керує діяльністю підлеглих, вживає заходів щодо дотримання ними правил внутрішнього трудового розпорядку.
2.18. Подає пропозиції щодо заохочення або накладення стягнень на співробітників відділу, сприяє підвищенню їхньої кваліфікації.

А зараз ми з Вами розберемо типові обов'язки тендерного фахівця.

Тендерний спеціаліст:
2.1. Бере участь у проведенні моніторингу оголошень про торги у різних джерелах
2.2. Відповідає на поточні питання щодо підготовки документації для участі у торгах представникам підрозділів та організаторам тендеру.
2.3. Готує пакет документів відповідно до вимог тендерної документації:
 оформляє пропозиції (фінансові та технічні), надані спеціалістами підрозділів відповідно до стандартів документації;
 запитує у бухгалтерії фінансові дані та документи по Компанії;
 запитує (залежно від вимог закупівельної документації) довідки щодо різних державні структуриу рамках підготовки документів з тендеру у зоні своєї відповідальності;
 за дорученням керівника відділу заповнює форми документів відповідно до закупівельної документації;
 за дорученням керівника відділу здійснює збір документів (установчих документів, ліцензій, дипломів, атестатів спеціалістів, копій договорів, актів та ін.)
 сканує, ксерокопіює документи, необхідні для підготовки заявки на тендер.
 організує нотаріальне засвідчення документів, необхідних для підготовки пакета документів на тендер
2.4. Тендерний спеціаліст формує пакет документів, що входять до тендерної заявки у порядку, визначеному організатором закупівлі та відповідно до вимог до документації.
2.5. Організовує відправлення документів на тендери та контролює отримання їх Замовниками;
2.6. У разі виробничої потреби виконує кур'єрські функції.
2.7. Структурує інформацію про торги на електронних та паперових носіях.
2.8. За дорученням керівника відділу складає листи, запити та інші документи.
2.9. Готує відповіді на листи та запити у сфері своєї компетенції
2.10. Виконує доручення керівника відділу у сфері своєї компетенції.

Тендерний відділ та управління процесом

Керівник (начальник) тендерного відділу здійснює управління процесом, виконуючи планування, моніторинг, контроль, аналіз та прийняття управлінських рішень. У різних компаніяхтендерна робота та процес управління може бути організований різними варіантами. Але ми розглянемо стандартний варіант, коли функцію керівництва тендерного відділу здійснює керівник тендерного відділу.

Керівник тендерного відділу планує перебіг процесу відповідно до кількості узгоджених тендерів, використовуючи таку інформацію:
інформація про оголошені тендери,
вимоги організатора закупівлі, викладені у закупівельній документації,
інформація про результати участі у торгах

Керівник тендерного відділу фіксує результати планування у внутрішніх документах відділу. На практиці планувати підготовку тендерів можна за допомогою Excel. Тобто вести таблицю з інформацією за замовником, предметом закупівлі, початковою (максимальною) ціною, ціною учасника, строками закінчення прийому документів, термінами підбиття підсумків та іншою інформацією, яка може бути корисною в роботі. Цю таблицю можна використовувати для звітування керівництву.

Як альтернатива цьому варіанту, звітність можна вести в спеціалізованих сервісах та програмах.

Тендерний відділ та його технологія роботи

Давайте з Вами розберемо процес роботи тендерного відділу в компанії постачальника і схему взаємодії всередині компанії.

Тендерна робота починається з отримання інформації про торги відповідно до даних про потребу в наданні послуги, отриманих від керівництва компанії. Тобто тендерний спеціаліст чи керівник тендерного відділу спочатку знаходить торги з урахуванням критеріїв відбору: ціна, регіон, предмет торгів чи іншої інформації, що надходить від керівництва компанії.

Процес завершується за таких умов:
отримання інформації про результати торгів
доведення інформації до зацікавлених осіб усередині компанії.

Інформація про результати публікується в Єдиній інформаційній системі або якщо це комерційний тендер, інформація може бути отримана усно від замовника або з сайту замовника. Далі отримана інформація передається в профільний відділ через систему CRM, або електронною поштою або усно. У разі виграшу додатково передається інформація про дату розміщення результатів торгів, суму забезпечення контракту та строки укладання контракту. Далі відповідальний спеціаліст за укладання контракту займається оформленням банківської гарантії та укладанням контракту. На практиці найчастіше функції щодо укладання контрактів покладають на юриста компанії або спеціаліста у тендерному відділі. Якщо укладенням контрактів займається спеціаліст тендерного відділу, то процес завершується в момент укладання договору із замовником.

Необхідними умовами для продовження бізнес-процесу тендерного відділу є своєчасне узгодження участі в торгах з керівництвом, яке включає первинний відбір, вторинний відбір і остаточний відбір торгів. На етапі первинного відбору керівник відбирає торги з урахуванням критеріїв ціна, регіон, предмет закупівлі. На вторинному відборі відібрані закупівлі аналізуються керівником тендерного відділу та керівниками профільних відділів щодо доцільності участі. Аналізується критерії оцінки заявки, визначається доцільність участі з урахуванням витрат на відрядження та з урахуванням можливого зниження ціни конкурентів.

на остаточному етапіспеціалістами профільного відділу аналізуються технічні вимоги закупівлі, строки виконання. Керівником тендерного відділу проводиться аналіз минулих закупівель замовника з аналогічних закупівель, аналізуються ціни конкурентів та розраховується прогноз щодо можливого зниження за ціною. З урахуванням цих факторів керівництвом профільного відділу та у разі потреби керівництвом компанії приймається остаточне рішення про доцільність участі в торгах.

Тендерний відділ: основні етапи та принципи роботи

З точки зору структурної побудови тендерна робота є системою послідовних дій, спрямованих на задоволення певних заздалегідь вимог та потреб Компанії, включаючи обмеження щодо термінів, вартості, ресурсів з урахуванням характеру та специфіки робіт з конкретної послуги.

Основні етапи процесу

• Моніторинг оголошень про торги в різних джерелах.
• Погодження з керівниками Компанії, керівниками департаментів участі у торгах відповідно до політики Компанії та специфіки діяльності підрозділів.
• Планування підготовки документації для участі у торгах відповідно до термінів подання документів.
• Формування пакета документації відповідно до вимог та у порядку, визначеному організаторами торгів.
• Перевіряє документацію на відповідність вимогам.
• Коригування документації, у разі потреби.
• Перевірка внесення коректив до надсилання документації.
• Підготовка пакета до надсилання та надсилання документації.
• Контролює надсилання документації організаторам торгів.
• Контролює результати участі у торгах.
• Доведення інформації про результати торгів зацікавлених осіб усередині компанії.

Основні засади виконання тендерних робіт:
Системність– роботи організуються та виконуються відповідно до внутрішніх стандартів оформлення документації Компанії та з урахуванням усієї сукупності вимог документації.
Послідовність – планування і виконання робіт відбувається у суворій послідовності, коли наступні завдання використовують результати попередніх.
Актуальність– роботи повинні відповідати актуальним тенденціям та вимогам, викладеним у закупівельній документації та законодавчих актах.
Результативність– будь-який пункт робіт спрямовано досягнення конкретного результату, який, своєю чергою, є обов'язковою компонентою кінцевого результату.
Конфіденційність– всі отримані всередині компанії в рамках виконання робіт матеріали, всі проміжні та кінцеві результати в будь-якому форматі подання є власністю компанії та їх поширення чи подальше використання у будь-якій формі не допускається без особливого дозволу.

Примітка: У тих випадках, коли у Вас виникає підозра про доброчесність співробітників організатора тендеру, наприклад, коли є підстави припускати, що конфіденційна інформація з Вашою ціновою пропозицією може бути розголошена іншим учасникам тендеру, рекомендуємо Вам забезпечити доставку пропозицій в останній момент. В останній момент це подання заявки за кілька годин до закінчення прийому заявок або подавати заявку безпосередньо на розтині конвертів.

Джерела інформації, що використовуються при наданні послуги

• вихідна інформація, отримана від Організаторів тендерів (оголошення на сайті, повідомлення про зміну умов проведення торгів; документація для участі у торгах, план закупівель, протокол розгляду та оцінки)
• вихідна інформація, отримана від Замовника (залежно від умов закупівельної документації: методика, методологія, концепція, технічна пропозиція, список фахівців, відомості про досвід, календарний план, фінансова пропозиція)
• власна інформаційна база (зразки документів Компанії, форми)

Тендерна робота та документування результатів

Документування роботи з підготовки документації учасника торгів та її результатів здійснюється за допомогою шаблонів документів встановленого зразка (формату звіту). У компанії як звітний документ може бути прийнята форма, наприклад, що готується в Excel. Також інформація про підготовлені тендери, результати роботи тендерного відділу може фіксуватися в CRM системі або інших спеціалізованих програмах або сервісах, наприклад, у сервісі Тендерплан.

Система оплати та мотивації

Найбільш популярні системи оплати в галузі тендерів такі:
1) оплата за результат
2) фіксована оплата

У першому випадку компанія мотивує співробітників тендерного відділу отримання результату, тобто. одержання нових контрактів для компанії. У другий випадок така мотивація фактично відсутня.

Можливі варіації системи «Оплата за результат»:
1. Оклад + відсоток від виграних тендерів
2. Оклад + фіксована премія за підсумками роботи
3. Відсоток від виграних тендерів
4. Оплата за кожну допущену заявку.
Найбільш часто зустрічається варіант оплати праці для тендерних фахівців у штаті - перший і другий, для фахівців на віддаленні варіант 3 і 4. Можливі також і варіації, наприклад, коли фрілансер готує тільки першу частину заявки для аукціону і в разі допуску заявки по першій частині отримує фіксовану оплату. Другу частину заявки готують фахівці замовника, які отримують оклад та відсоток від виграних тендерів або оклад та фіксовану премію.
Безперечний плюс цієї системи оплати праці це мотивація на кінцевий результат. Зацікавленість і результат за такої системи оплати праці вище, ніж за фіксованої оплати. За умови звичайно, що частина не мізерна, а ринкова.

Тепер ми з Вами розглянемо варіанти при фіксованій оплаті:
1. Фіксований оклад
2. Фіксована оплата за кожну підготовлену заявку
У першому варіанті можливі різні варіації, наприклад коли до окладної частини додається оплата за переробки. У випадках, коли обсяг підготовлених тендерних заявок великий і переробок багато, то сума оплати переробок може бути також значною.

Тендерний супровід плюси та мінуси

Компанії та підприємці, які тільки виходять на ринок держзамовлення припускаються однієї поширеної помилки. Весь тендерний напрямок компанії повністю віддається на аутсорсинг, компанії, яка займається супроводом у сфері тендерів. Основна і головна помилка полягає в тому, що жодна компанія, окрім вашої та ніякої спеціаліст, окрім Вашого співробітника не буде так сильно зацікавлена ​​в результаті.

Перший мінусзалучення аутсорсингової компанії з тендерів це:
- слабка зацікавленість у результаті співробітника, який готуватиме для Вас заявку. Навіть, якщо Ви заплатите пристойний гонорар аутсорсингової компанії, то швидше за оплату конкретного співробітника, який готуватиме Вашу заявку, це особливо не позначиться.
Другий мінусце не завжди висока грамотність у Вашій тематиці, тих співробітників аутсорсингової компанії, які готуватимуть заявку.
Третій мінусце слабкий контроль за діяльністю працівників, які готують заявки на тендер. Ви не завжди можете точно знати та розуміти, чи працює співробітник аутсорсингової компанії над вашим тендером і на якій стадії знаходиться проект.

У результаті оплативши за роботу пристойні гроші Ви можете отримати ситуацію, при якій немає зацікавленості в результаті робіт, не високий професіоналізм виконавця у вашій тематиці та відсутність контролю.

Тому віддавати повністю весь напрямок за тендерами на аутсорсинг не рекомендується. Залучати аутсорсингові компанії з супроводу тендерів та фрілансерів можна і потрібно, але делегувати потрібно лише якусь частину завдань та контролювати процес підготовки заявок.

Тобто потрібен тендерний спеціаліст у компанії, який був би мотивований на результати у тендерах, частину функцій виконував сам особисто, частину делегував. Наприклад, підготовку перших частин з аукціонів можна делегувати тендерній компанії з супроводу чи фрілансеру. Головне, щоб на вашу тематику у фахівців був достатній практичний досвід.

Делегувати функції з пошуку тендерів вкрай не рекомендується, оскільки для того, щоб відібрати дійсно перспективні та цікаві закупівлі з вашої тематики, необхідно глибоко в цій тематиці розбиратися і вміти аналізувати та прораховувати перспективи участі. Фахівець, який не розуміється на Вашій тематиці, зробити це якісно не зможе.

Основний плюс залучення фрілансера чи компанії з супроводу тендерів – це скорочення часу на рутинні операції. Заощаджений час можна використовувати більш раціонально для отримання кращих результатів. Наприклад, відводити більше часу на аналітику. А також можна збільшити кількість оброблених та підготовлених тендерів.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

ФАХІВЦЯ ПО ТЕНДЕРІ

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Спеціаліст з тендерів належить до категорії спеціалістів.

1.2. На посаду спеціаліста з тендерів призначається особа, яка має вищу професійну освіту.

1.3. Фахівець із тендерів призначається на посаду та звільняється від неї наказом Генерального директораорганізації.

1.4. Фахівець з тендерів повинен знати:

§ Федеральні законита інші законодавчі нормативні акти, методичні матеріалищодо участі у тендерах;

§ Основні принципи та методи просування представленої продукції на муніципальному та бюджетному ринках;

§ Специфіку просування продукції на комерційному ринку;

§ Майданчики для проведення тендерів, відкритих конкурсних торгів, електронних аукціонів;

§ Правила відповідей на запити котирувань, пропозицій

§ Методи роботи із засобами масової інформації;

§ Основні технологічні та конструктивні характеристики та споживчі властивості реалізованої продукції;

§ Основи ціноутворення та цінової політики;

§ Умови поставки, зберігання та транспортування продукції;

§ способи організації обліку та складання звітності про виконання планів збуту та реалізації продукції;

§ Порядок надання організаційно-розпорядчих та інших документів для участі у конкурсах;

§ Правила внутрішнього трудового розпорядку;

§ Правила та норми охорони праці;

§ Етику ділового спілкування.

1.5. Спеціаліст з тендерів у своїй діяльності керується справжньою Посадовою Інструкцією.

1.6. Фахівець із тендерів підпорядковується безпосередньо Генеральному директору.

1.7. На час відсутності Фахівця з тендерів його обов'язки виконує особа, яка призначена наказом Генерального директора. Ця особа набуває відповідних прав і несе відповідальність згідно з цією інструкцією.

ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ

1.8. Здійснювати моніторинг спеціалізованих сайтів, торгових майданчиків за оголошенням державних та комерційних відкритих конкурсів, тендерів, електронних аукціонів.

1.9. Оцінювати економічну доцільність участі у торгах, за результатами готувати інформацію та матеріали для ухвалення рішення про участь у торгах.

1.10. Запитувати потрібну конкурсну документацію, вивчати її вимоги. При необхідності вимагати роз'яснення та враховувати зміни у конкурсній документації.

1.11. Оперативно готувати повний пакет документів.

1.12. Взаємодіяти з менеджерами та керівниками відділів зі специфіки та ціноутворення запропонованої продукції та технічної частини заявок.

1.13. Аналізувати технічну частину заявок на відповідність чинному законодавству (ФЗ-94).

1.14. Оформляти конкурсні заявки.

1.15. Вести переговори та листування з організаторами конкурсів.

1.16. Одночасно проводити кілька проектів.

1.17. Вчасно надавати всю необхідну інформацію про умови постачання, гарантії, сертифікати.

1.18. Укладати договори, контракти.

1.19. При необхідності бути присутніми на аукціонах від імені компанії, при процедурах розкриття заявок, складати скарги до ФАС Росії та його територіальних органів, представляти інтереси компанії при розгляді зазначених скарг.

1.20. При необхідності відстежувати повернення коштів, внесених як забезпечення заявок.

1.21. вести встановлену звітність.

Спеціаліст з тендерів має право:

2.1. Запитувати у керівників структурних підрозділів компанії, фахівців та інших працівників інформацію та документи, необхідні для виконання посадових обов'язків.

2.2. У необхідних випадках представляти організацію у відносинах з іншими організаціями з метою оперативного вирішення питань виробничо-господарської діяльності, що входять до його компетенції.

4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

4.1.За невиконання або неналежне виконання своїх обов'язків, передбачених цією Інструкцією, - відповідно до чинного трудового законодавства.

4.2.За правопорушення, скоєні у період здійснення своєї діяльності, - відповідно до чинного цивільного, адміністративного та кримінального законодавства.

4.3.За заподіяння матеріальних збитків – відповідно до чинного законодавства.

5. ІНШІ УМОВИ

5.1. Ця посадова інструкція повідомляється Фахівцю з тендерів під розписку. Один примірник інструкції зберігається у особовому справі працівника.

З інструкцією ознайомлений

та зобов'язуюсь виконувати: ______________________________________

Здрастуйте, шановний колега! У сьогоднішній статті мова йтиме про тендерний відділ. Це внутрішній підрозділ організації, який займається участю у державних та комерційних закупівлях. Тендерні відділи бувають як у Замовників, так і у постачальників (учасників закупівель). Однак їх функції, цілі та завдання зовсім різні. Ми ж у цій статті зупинимося на розгляді даного відділу лише у межах організації постачальника. Якщо ви всерйоз задумалися над створенням свого тендерного відділу, то ця стаття допоможе вам зрозуміти, з чого слід починати і в якому напрямку рухатися.

Чи потрібний вам тендерний відділ?

І так, ви чи ваша організація вирішили брати участь у тендерах. І тут виникає резонне питання: хто цим займатиметься? Чи займатиметься цим конкретно взятий фахівець чи кілька фахівців? Або ви вдастеся до сторонньої допомоги, а саме до тендерного консалтингу? Відразу хочу застерегти вас від однієї дуже грубої помилки, яку роблять багато організацій — не потрібно від початку створювати великий тендерний відділ. На початковому етапі це може бути лише одна людина, а потім у міру збільшення обсягів робіт ви зможете залучити ще одного або кількох співробітників. Більше не означає краще.

Якщо ви плануєте лише час від часу брати участь у тендерах, і не хочете робити цей напрямок основним джерелом замовлень, то одного фахівця буде більш ніж достатньо. Однак якщо у вас велика організація і ви на постійній основі хочете отримувати замовлення від участі в торгах, варто задуматися про повноцінний відділ, який займатиметься всіма етапами участі в торгах: від пошуку інформації, до безпосереднього укладання контрактів. Крім цього, такий відділ повинен буде щільно взаємодіяти з іншими підрозділами у вашій організації.

Для швидкого старту, або коли у вас немає бажання роздмухувати свій штат, можна скористатися аутсорсингом тендерного відділу. У такому разі вам не доведеться створювати нові робочі місця, займатися їх облаштуванням (закуповувати додаткове комп'ютерне обладнання, програмне забезпечення, меблі тощо), а також регулярно платити зарплату, податки і т.д.

Деякі керівники також "грішать" тим, що доручають роботу з тендерами якомусь зі своїх співробітників у вигляді додаткового навантаженняза символічну доплату. Найчастіше — секретареві, бухгалтеру чи юристу. Але можу вас засмутити. Такий підхід не працює. В цьому випадку робота буде виконуватися для "галочки" і не дасть вам бажаних результатів.

І так, про необхідність створення тендерного підрозділу ми з вами поговорили, тепер давайте розглянемо, які функції воно має виконувати.

Функції тендерного відділу

Нижче наведено основні функції відділу, який займається участю у торгах:

1. Підготовка необхідних документів та отримання електронного підпису;
2. Акредитація (переакредитація) на державних та/або комерційних електронних майданчиках;
3. Налаштування необхідного програмного забезпечення для участі у електронних аукціонах;
4. Пошук інформації про державні та/або комерційні тендери, що проводяться, відповідно до специфіки діяльності організації;
5. Вивчення та аналіз документації, технічного завдання;
6. Аналіз конкурентного середовища та моніторинг підсумків попередніх закупівель;
7. Погодження з вищим керівництвом нюансів участі у тій чи іншій закупівлі, а також ухвалення остаточного рішення;
8. Підготовка документів, заповнення форм та подання заявок;
9. Отримання необхідних довідок та виписок, а також їх нотаріальне засвідчення;
10. Знання законодавства, що регламентує процедури закупівлі;
11. Взаємодія з банками та кредитними організаціями щодо отримання позик та банківських гарантій;
12. Взаємодія з постачальниками (якщо організація є посередником);
13. Безпосередня участь у торгах (особова чи дистанційна);
14. Підготовка необхідних запитів на роз'яснення документації та умов проведення закупівель, а також взаємодію із замовниками;
15. Відстеження змін у повідомленнях про закупівлі, що проводяться, а також результатів таких закупівель;
16. Підготовка необхідних скарг та позовів для захисту інтересів організації;
17. Заключення контрактів.

Як бачите, це досить об'ємний перелік робіт. Тому якщо ви "навісите" всю цю роботу на співробітника, який є в штаті, у якого є й інші посадові обов'язки, то повністю проваліть цей напрямок. І проста "дівчинка" секретарки також не в змозі всім цим повноцінно займатися. Неодноразово перевірено на власному досвіді.

Головним показником якості роботи тендерного відділу є кількість допущених заявок до участі у закупівельних процедурах та обсяг укладених договорів за підсумками їх проведення.

Структура тендерного відділу

Ще раз повторюся, що структура та розмір тендерного відділу можуть бути різними. Все залежить від масштабів організації та обсягів роботи, пов'язаної з підготовкою та участю у тендерах. Нижче я навів як приклад один з можливих варіантівтакого відділу.

Керівник відділу. Є сполучною ланкою між відділом та іншими підрозділами організації, координує та контролює роботу всього відділу, погоджує технічні та фінансові питання участі у торгах з керівництвом організації.

Фахівець з моніторингу та аналітики. Займається пошуком інформації про торги, що проводяться, проводить аналіз завершених процедур і конкурентного середовища, відстежує зміни інформації на сайті.

Юрист.Відповідає за правильність документів організації, перевіряє тендерну документацію щодо помилок та порушень вимог законодавства, готує необхідні документи(у тому числі і для отримання ЕЦП), замовляє довідки та виписки, займається підготовкою скарг та позовів, представляє інтереси організації у ФАС та суді.

Фахівець з торгів. Займається акредитацією (переакредитацією) на електронних майданчиках, налаштовує робоче місцедля участі в електронних торгах, готує заявки (у тому числі форму 2), бере участь у торгах. Також такий спеціаліст готує запити на роз'яснення документації та взаємодіє із замовниками.

Кур'єр.Займається доставкою заявок на паперовому носії на адресу замовника. На практиці паперові заявки надсилаються замовнику одним із співробітників організації або з використанням кур'єрської служби(наприклад, DHL, DPD, PONY exspress тощо).

Що входить до переліку послуг зі створення тендерного відділу?

Зараз в інтернеті повно пропозицій щодо створення тендерного відділу “під ключ”. Це не тендерне обслуговування чи аутсорсинг, а саме допомога у створенні відділу у вашій організації. Ціни на такі послуги залежать від специфіки самої організації, а також кількості співробітників у ній. Діапазон цін на послуги із створення відділу коливається в межах 30-100 тисяч рублів. Терміни створення - від 2-х тижнів і до 3-х місяців.

То що все-таки входить до переліку послуг зі створення відділу? Це:

1. Підготовка структури відділу та визначення необхідної кількостіспеціалістів у ньому;
2. Аналіз штатного розкладу організації щодо можливості залучення до роботи з тендерами наявних фахівців;
3. Розробка положення про відділ та штатні інструкції під кожного співробітника;
4. Розробка регламенту документообігу та взаємодії відділу з іншими структурними підрозділамиорганізації;
5. Допомога у виборі необхідного програмного забезпечення по роботі з тендерами та консультації щодо його використання;
6. Навчання спеціалістів відділу;
7. Запуск та "обкатка" роботи відділу.
8. Інформаційна підтримка та безкоштовні консультації протягом встановленого терміну.

Отже, який з усього вищесказаного можна дійти невтішного висновку?

По першеЯкщо вам потрібен швидкий результат при мінімальних фінансових витратах, то скористайтесь тендерним аутсорсингом. Зараз це цілком доступна послугадля багатьох організацій та ІП.

По-другеЯкщо ви плануєте створити свій тендерний відділ, то починайте з 1-2-х осіб. Не варто одразу набирати великий штат. Прийняти на роботу нову людину завжди простіше, ніж її звільнити.

По-третєЯкщо ви створюєте свій тендерний відділ з нуля, то не чекайте відразу від нього великої віддачі. Необхідно для початку проаналізувати всі бізнес-процеси всередині організації, визначити функції відділу, підготувати положення про відділ, розписати посадові інструкції, визначити цілі та завдання. Також необхідно регулярно навчати даних співробітників, підвищувати їхню кваліфікацію, мотивацію та зацікавленість у кінцевому результаті.

По-четверте, не "вішайте" роботу з тендерами на секретаря, бухгалтера, юриста, або іншого співробітника за додаткову плату. Результат у такому разі буде нульовим.

На цьому сьогодні все. До зустрічі у нових статтях.