La ricerca di nuove opportunità per la vendita di beni/servizi in un contesto economico instabile è urgente per tutte le organizzazioni, sia per le grandi aziende che per i rappresentanti delle medie e piccole imprese.

Attualmente, il trend di sviluppo continua crisi economica. Il problema della vendita di beni e servizi è acuto. Durante il periodo di risparmio, i budget vengono tagliati e numerose aziende rifiutano completamente di concludere contratti vitali. Tutto organizzazioni statali, così come un numero crescente di aziende private e singoli imprenditori lo utilizzano attivamente gare gratuite in modalità economia acuta.

Per chi è nuovo alle gare d'appalto, è possibile utilizzare i servizi di una società di outsourcing specializzata nel supporto alle gare d'appalto o provare a creare reparto gare da soli.

Vantaggi dell’outsourcing:

Risultati rapidi con investimento minimo finanza - possibile quando la partecipazione alle gare non ha carattere sistematico.

Svantaggi dell’outsourcing:

Nessuna società di outsourcing conosce le specificità del tuo lavoro così come lo conosci tu.

Un aumento delle tariffe per i servizi di outsourcing è un argomento debole per la persona che supervisiona direttamente la tua organizzazione.

Debole controllo sul dipendente della società di outsourcing. Non è possibile valutare la situazione: con quanta precisione il lavoratore remoto che guida il progetto comprende il compito da svolgere e in quale fase di sviluppo si trova il progetto.

Se vuoi un lavoro fatto bene, fallo da solo. Sei interessato ai risultati al 100%. Sei determinato a vincere. Se perdi, perdi molto di più dello specialista in outsourcing.

Una soluzione razionale per trovare nuovi modi di vendere beni e servizi è creare un dipartimento di gare d'appalto. Inizialmente non dovresti gonfiare un grande staff di dipendenti. Per cominciare è sufficiente iniziare con uno o due dipendenti che seguiranno un corso di formazione speciale. L'idea di trasferire l'organizzazione delle gare d'appalto a una segretaria, un contabile o un avvocato è negativa, poiché nessuno annulla il lavoro principale, e l'elaborazione delle informazioni sulle gare d'appalto, la preparazione della documentazione, l'analisi delle vendite passate è un lavoro serio che richiede un responsabile e competente approccio. L'elaborazione intempestiva delle informazioni sui lotti disponibili su piattaforme elettroniche gratuite o il monitoraggio errato delle offerte porteranno alla perdita di un ordine potenzialmente redditizio. L'introduzione di uno speciale programma di ricerca delle offerte semplificherà notevolmente il lavoro.

Gerarchia del dipartimento gare d'appalto

Quindi la decisione è stata presa! La necessità di creare un dipartimento gare d'appalto è evidente. La domanda sorge spontanea: come organizzare razionalmente il lavoro all'interno del dipartimento? Ciò dipende dalle dimensioni dell’organizzazione e dall’ambito delle sue attività. Come accennato in precedenza, nella prima fase non ha senso aumentare il numero dei dipendenti. È molto più facile assumere qualcuno che licenziarlo in seguito. È necessario pensare ad una chiara gerarchia di subordinazione e sviluppare descrizioni delle mansioni. Puoi farlo tu stesso o stipulare un accordo con un'organizzazione specializzata nella pianificazione della struttura del reparto gare d'appalto. Se non sei sicuro di poter organizzare con competenza una struttura e descrizioni ponderate del lavoro per ciascun membro del dipartimento, gli specialisti lo faranno per te a pagamento. Non è difficile trovare offerte per questo tipo di servizio su Internet.

Esistono diverse opzioni per organizzare il lavoro del dipartimento gare. La gerarchia più comune è la seguente:

Responsabile Dipartimento Gare;

Vice Dipartimento Gare;

Responsabile delle gare d'appalto (specialista delle gare d'appalto), possono essercene diversi;

Assistente responsabile gare d'appalto (corriere);

Il capo del dipartimento gare d'appalto è un intermediario tra la direzione dell'organizzazione e i dipendenti del dipartimento; controlla il lavoro dell'intero dipartimento, conduce analisi e coordina gli aspetti tecnici e finanziari del processo.

Vice Capo - mano destra il capo dipartimento è pienamente in grado di sostituire il dirigente in caso di sua assenza dal posto di lavoro per un motivo o per l'altro.

Il responsabile della gara ricerca le offerte, predispone i documenti necessari per la partecipazione all'asta, in assenza di un assistente, consegna alle offerte la documentazione raccolta e ne controlla la ricezione da parte del cliente, esegue le istruzioni del gestore per quanto di sua competenza, e controlla la tempestività di esecuzione/rinnovo della documentazione.

Un avvocato in un campo altamente specializzato deve padroneggiare il quadro giuridico, conoscere a fondo la legge federale n. 44-FZ, nonché altre leggi relative alla regolamentazione dei processi di partecipazione alle gare d'appalto, monitorare le modifiche apportate alle leggi e presentare le interessi dell'organizzazione al Servizio federale antimonopolio.

Principali compiti del dipartimento gare

1. Espandere base di clienti, concludere nuovi contratti, mantenere percorsi di vendita consolidati e ripristinare i collegamenti con i vecchi clienti;
2. Mantenere l'immagine dell'azienda, creare una reputazione come cliente/fornitore affidabile;
3. Preparare la documentazione di gara, cercare gare d'appalto su tutti i siti, garantire la partecipazione alle gare;
4. Difendere gli interessi in caso di violazioni, sporgere tempestivamente denuncia al FAS;
5. Condurre analisi di vendite/acquisti di gare d'appalto.

Responsabilità funzionali dei dipendenti

Sviluppo della documentazione necessaria per la partecipazione alle gare, verifica della conformità dei documenti ai requisiti;

Monitoraggio delle informazioni attuali sul trading provenienti da varie fonti;

Coordinamento con il responsabile della società di partecipazione alle gare d'appalto e politica dei prezzi in conformità con le specificità dell'attività;

Pianificazione della preparazione dei documenti per le prossime aste, adeguamento tempestivo della documentazione;

Preparazione dei documenti per la spedizione e monitoraggio della loro spedizione;

Redazione della documentazione di rendicontazione;

Analisi degli acquisti/vendite completati;

Archiviazione della documentazione relativa a appalti di gara entro cinque anni.

Retribuzione e motivazione dei dipendenti del reparto gare

Ogni persona ha bisogno di motivazione per ottenere risultati. I dipendenti del reparto gare d'appalto non fanno eccezione. Esistono diversi modi per motivare i dipendenti.

1. Stipendio fisso + bonus per una transazione andata a buon fine
2. stipendio fisso + percentuale dell'importo della gara vinta
3. Un pagamento fisso per ciascuna domanda preparata è possibile in grandi strutture, ad esempio, come il Dipartimento della Salute di Mosca o gli appalti Lukoil, quando il numero di domande di partecipazione alle gare d'appalto raggiunge dimensioni significative.

Riepilogo

Per le vittorie una tantum sulle piattaforme elettroniche è sufficiente utilizzare società di appalto in outsourcing.

È stata presa la decisione di creare un dipartimento di gare d'appalto: inizialmente non è necessario aumentare il numero dei dipendenti del dipartimento.

Non si deve delegare il lavoro con gli appalti ad un avvocato, contabile o segretario. Se insegui due lepri, non ne prenderai nessuna. L'efficacia sarà pari a zero.

Non dovresti aspettarti molto ritorno dal lavoro del nuovo dipartimento. In primo luogo, è necessario analizzare la direzione di sviluppo dell'organizzazione, riflettere sulla funzionalità del dipartimento, distribuire le responsabilità tra i dipendenti, definire traguardi e obiettivi e condurre anche la formazione per i dipendenti a cui verrà assegnato il compito di partecipare alle gare.

Sei determinato a ottenere risultati: ad unirti ai ranghi dei vincitori del bando. Un buon motivatore per raggiungere un obiettivo è premiare i dipendenti per le transazioni completate con successo.

Se necessario, è presente alle aste per conto dell'impresa durante le procedure di apertura delle offerte, presenta reclami al FAS Russia e ai suoi organi territoriali e rappresenta gli interessi dell'azienda nell'esame di tali reclami. 4.9. Tiene traccia dei resi Soldi contribuito come garanzia per le applicazioni. 4.10. Mantiene il reporting stabilito. 4.11. Esegue incarichi ufficiali individuali dal suo diretto superiore. Lo specialista in gare d'appalto ha il diritto: 5.1. Conoscere i documenti interni dell'impresa relativi alle sue attività. 5.2. Interagire con altre imprese, organizzazioni, istituzioni sulla produzione e altre questioni di sua competenza. 5.3. Condurre corrispondenza commerciale, richiedere e ricevere nel modo prescritto dalle divisioni strutturali dell'impresa materiali e documenti necessari. 5.4.

Descrizione del lavoro del capo del dipartimento gare d'appalto

Presenta proposte alla direzione di [organizzazione, istituzione] per migliorare la qualità del lavoro dei dipendenti del dipartimento. 3. Diritti del lavoratore Il responsabile del dipartimento appalti e appalti pubblici ha diritto: 3.1. Richiedi e ricevi informazione necessaria e documenti relativi a questioni relative alle sue attività.

3.2. Presentare proposte al supervisore immediato per migliorare il lavoro relativo alle responsabilità previste nella presente descrizione del lavoro. 3.3. Impartire ordini ai dipendenti subordinati e monitorarne l'esecuzione. 3.4. Presenta idee al management su come premiare o punire i dipendenti sotto il suo comando.
3.5. Firma e gira i documenti di tua competenza. 3.6. Coinvolgere specialisti di tutte le divisioni strutturali [organizzazioni, istituzioni] nella risoluzione dei compiti ad esso assegnati. 3.7.

1. Disposizioni generali

• procedura per l'emissione di ordinanze statali e comunali;
• procedura di notifica, documentazione di gara, procedura di presentazione delle domande, esame delle domande, svolgimento, sintesi, conseguenze del riconoscimento come fallito;
• caratteristiche dello svolgimento di gare d'appalto e forniture governative in formato elettronico;
• effettuare un ordine richiedendo preventivi, anche allo scopo di fornire assistenza umanitaria o liquidare le conseguenze situazioni di emergenza naturale o artificiale, dall'unico fornitore (esecutore, appaltatore) di beni di scambio sulle borse merci;
• efficienza nell'effettuare ordini per le esigenze statali e municipali;
• controllo sul rispetto della normativa Federazione Russa sul collocamento delle ordinanze statali e comunali.

Descrizione del lavoro del capo del dipartimento

Principi e metodi di base per promuovere i prodotti presentati nei mercati comunali e di bilancio; § Specifiche della promozione del prodotto sul mercato commerciale; § Piattaforme per lo svolgimento di gare d'appalto, offerte competitive pubbliche, aste elettroniche; § Regole per rispondere alle richieste di preventivo e proposte § Modalità di collaborazione con i media; § Caratteristiche tecnologiche e di progettazione di base e proprietà di consumo dei prodotti venduti; § Fondamenti di prezzi e politica dei prezzi; § Condizioni per la consegna, lo stoccaggio e il trasporto dei prodotti; § modalità di organizzazione della contabilità e rendicontazione sull'attuazione dei piani di vendita e sulla vendita dei prodotti; § La procedura per fornire documenti organizzativi, amministrativi e di altro tipo per la partecipazione ai concorsi; § Norme interne sul lavoro; § Norme e regolamenti sulla tutela del lavoro; § Etica comunicazione d'affari. 1.5.

Attenzione

Ricerca e vincita di concorsi governativi e commerciali, gare d'appalto e aste elettroniche. Lo specialista in gare d'appalto esegue le seguenti operazioni: responsabilità lavorative: 4.1. Esegue il monitoraggio regolare di siti Web specializzati, piattaforme commerciali per pubblicità governative e commerciali concorsi aperti, gare, aste elettroniche.

4.2.

Informazioni

Valuta la fattibilità economica della partecipazione alle gare d'appalto e, sulla base dei risultati, prepara informazioni e materiali rilevanti per la direzione. 4.3. Richiede la documentazione di gara necessaria e ne studia i requisiti. Se necessario, richiede chiarimenti e tiene conto delle modifiche alla documentazione di gara.

4.4. Analizza la parte tecnica delle applicazioni per il rispetto della normativa vigente. 4.5. Prepara le candidature competitive. 4.6. Conduce trattative e corrispondenza con gli organizzatori del concorso. 4.7. Conclude accordi e contratti. 4.8.

Responsabilità del capo del dipartimento appalti nella costruzione

Presenta proposte per migliorare il processo di lavoro e la gestione degli appalti e degli appalti pubblici. 2.5. Partecipa alla selezione e al collocamento del personale del dipartimento, all'organizzazione del miglioramento delle loro qualifiche e capacità professionali. 2.6. Partecipa alla preparazione e alla certificazione dei dipendenti del dipartimento.

2.7. Garantisce la preparazione tempestiva della documentazione di reporting stabilita. 2.8. Monitora gare d'appalto, concorsi, aste nei media e su Internet. 2.9. Partecipa alla preparazione della documentazione di gara. 2.10.
Rappresenta gli interessi di [organizzazioni, istituzioni] nell'attuazione delle procedure concorsuali. 2.11. Partecipa allo sviluppo di regolamenti e linee guida per le gare elettroniche e le forniture governative. 2.12.

Descrizione del lavoro del capo del dipartimento appalti nella costruzione

APPROVATO dal Direttore Generale di Phoenix LLC " " 20, N. Descrizione del lavoro specialista nei lavori di gara del dipartimento di sviluppo 1.1. Uno specialista in gare d'appalto appartiene alla categoria degli specialisti. 1.2. Nelle sue attività, uno specialista in gare d'appalto è guidato da: § lo statuto dell'impresa; § norme sul dipartimento di sviluppo; § documenti legislativi, atti normativi della Federazione Russa, nonché materiali metodologici che regolano le questioni relative al lavoro svolto nel campo delle attività di gara; § ordini, istruzioni e istruzioni da parte della direzione dell'impresa, capo del dipartimento di sviluppo; § norme interne sul lavoro; § questa descrizione del lavoro.
1.3. Lo specialista in gare d'appalto riporta direttamente al capo del dipartimento di sviluppo. 1.4.

Responsabile reparto gare d'appalto nel settore edile

Utilizzare le banche informazioni aziendali a discrezione della direzione aziendale. 5.5. Conoscere i progetti di decisione del dipartimento di gestione e sviluppo aziendale. 5.6. Riferire al capo del dipartimento di sviluppo su tutte le violazioni e carenze identificate in relazione al lavoro svolto.
5.7.

Utilizzare sistemi di comunicazione, comunicazioni e altre apparecchiature possedute e noleggiate dall'impresa. 5.8. Fornire raccomandazioni e suggerimenti su questioni di sua competenza. 5.9. Partecipa all'organizzazione e allo svolgimento di riunioni su tematiche di sua competenza.

5.10. Presentare proposte per il miglioramento del lavoro relativo alle responsabilità previste nella presente descrizione del lavoro affinché vengano esaminate dalla direzione del dipartimento di sviluppo. Lo specialista in gare d'appalto è responsabile di: 6.1.
Approvo [firma organizzativa e legale] [F. I.O., modulo di posizione, nome del capo o altra organizzazione, impresa, funzionario, istituzione] autorizzato ad approvare la descrizione del lavoro] [data, mese, anno] M.P. Descrizione del lavoro del capo del dipartimento degli appalti e delle forniture governative [nome di organizzazione, impresa, istituzioni] Questa descrizione del lavoro è stata sviluppata e approvata sulla base di contratto di lavoro con il capo del dipartimento appalti e forniture pubbliche, ai sensi dell'art Codice del Lavoro della Federazione Russa, altri atti giuridici che regolano i rapporti di lavoro. 1. Disposizioni generali 1.1. Il capo del dipartimento appalti e forniture pubbliche appartiene alla categoria dei dirigenti ed è direttamente subordinato a [nome della posizione]. 1.2.

Se necessario, partecipare alle aste per conto della società, durante le procedure di apertura delle offerte, presentare reclami alla FAS Russia e ai suoi organi territoriali, rappresentare gli interessi della società nell'esame di tali reclami. 1.20. Se necessario, tenere traccia della restituzione dei fondi versati a garanzia delle richieste. 1.21. Mantenere la reportistica stabilita. 2. DIRITTI L'esperto della gara ha diritto: 2.1.

Richiedere ai capi delle divisioni strutturali dell'azienda, agli specialisti e ad altri dipendenti informazioni e documenti necessari per svolgere le proprie mansioni lavorative. 2.2. IN casi necessari rappresentare l'organizzazione nei rapporti con le altre organizzazioni al fine di risolvere tempestivamente le problematiche dell'attività produttiva ed economica di sua competenza. 4.

Il reparto gare d'appalto è uno strumento efficace per le gare d'appalto, soprattutto in una situazione economica instabile. Inoltre, qualsiasi azienda, prima o poi, si trova ad affrontare la necessità di espandere le opportunità di commercializzazione dei propri prodotti/servizi. Uno strumento efficace Ampliare i canali di vendita è lo sviluppo della direzione delle gare. Partecipazione a gare d'appalto e, in caso di vittoria, conclusione di contratti con fornitori governativi e commerciali.

Lo sviluppo della direzione delle gare d'appalto e del dipartimento delle gare d'appalto è particolarmente rilevante in tempi di crisi, quando le società commerciali riducono significativamente i propri budget o si rifiutano completamente di concludere contratti in una serie di aree non vitali. Lo Stato, anche durante la crisi, acquista e continuerà ad acquistare opere, beni e servizi necessari al normale funzionamento dell'intero Paese. Inoltre, il governo è un cliente affidabile che paga le bollette.

Ufficio gare d'appalto: compiti

I principali compiti dell’ufficio gare che vale la pena evidenziare sono:
garantire la partecipazione dell’impresa alle gare
partecipazione alla creazione e al mantenimento dell'immagine aziendale
attirare nuovi contratti attraverso il sistema delle gare d'appalto e attirare nuovi clienti, nonché fidelizzare/restituire i vecchi clienti

Un prerequisito per attività efficaci in questa direzione è la creazione di un dipartimento di gare d'appalto con specialisti qualificati motivati ​​​​al raggiungimento dei risultati. Questo sarà discusso nell'articolo.

Tipica struttura organizzativa del reparto gare

Diamo un'occhiata con te struttura tipica reparto gare. Faccio subito una prenotazione che la struttura che prenderemo in considerazione è tipica. Nelle grandi aziende, le responsabilità possono essere assegnate a uno specialista separato, in piccole aziende Le responsabilità dell'intero reparto gare d'appalto possono essere ridistribuite tra uno o due dipendenti.
Responsabile Dipartimento Gare
Vicedirettore/specialista capo
Manager /
Vicedirettore/segretario

La catena di comando è simile a questa:

Distribuzione delle responsabilità dei dipendenti del reparto gare d'appalto e descrizioni standard delle mansioni

Uno degli errori standard che si commettono durante la creazione e lo sviluppo di un'area di gara è la ridistribuzione delle funzioni e delle responsabilità nella preparazione delle offerte tra specialisti che non si sono precedentemente occupati di questo e non hanno conoscenze sufficienti in questo settore.

Ad esempio, oltre alle funzioni principali, all'avvocato viene affidato anche lo sviluppo delle aree per le gare d'appalto. Potrebbe non essere un avvocato; in alcune aziende, le funzioni di preparazione delle offerte vengono trasferite a un segretario, un vicedirettore o un contabile. Si tratta di un approccio inefficace, che alla fine influisce sui risultati del lavoro negli appalti.

Per partecipare efficacemente alle gare d'appalto sono necessarie conoscenze in questo settore, nonché esperienza. L'approccio più razionale ed efficace è creare un dipartimento di gara, che nella fase iniziale può essere composto da uno specialista. Ma questo specialista deve essere formato nel campo delle gare d'appalto e avere un'esperienza pratica rilevante. Le attività del dipartimento gare d’appalto dovrebbero essere finalizzate al raggiungimento di un solo obiettivo: l’effettiva partecipazione dell’azienda alle gare d’appalto e l’ottenimento di nuovi contratti per l’azienda attraverso il sistema di gare.

Anche la distribuzione delle responsabilità all'interno del reparto gare d'appalto, che esamineremo con voi, è tipica e può differire in una particolare organizzazione.

Responsabile Dipartimento Gare:
2.1. Monitora gli annunci di gara in varie fonti.
2.2. Coordina la partecipazione alle gare con il direttore della Società o i responsabili dei dipartimenti, in base alle specificità delle attività dei dipartimenti.
2.3. Analizza la partecipazione dei concorrenti alle gare e fornisce alla direzione del dipartimento le informazioni necessarie per la formazione delle proposte finanziarie.
2.4. Insieme all'ufficio legale, partecipa alla stesura delle richieste di chiarimento della documentazione di appalto;
2.5. Risposte a problemi attuali sulla preparazione della documentazione per la partecipazione alle gare per i rappresentanti dei dipartimenti e degli organizzatori delle gare.
2.6. Pianifica le attività dei dipendenti del dipartimento.
2.7. Controlla la preparazione delle proposte (finanziarie e tecniche) di gara, dei preventivi e dei programmi di lavoro da parte degli specialisti della Società e determina i termini per la fornitura della documentazione da parte degli specialisti della Società, nominati dai responsabili di funzione, al dipartimento gare;
2.8. Supervisiona la preparazione dei pacchetti di documenti per le gare da parte dei dipendenti del dipartimento.
2.9. Partecipa alla compilazione di moduli documentali in conformità con la documentazione di appalto;
2.10. Prepara un pacchetto di documenti per gare d'appalto strategicamente importanti in conformità con i requisiti della documentazione di appalto.
2.11. Controlla la presentazione dei documenti alle gare;
2.12. Prepara la documentazione di reporting e la presenta al direttore della società.
2.13. In caso di vincita della gara, fornisce ai dipendenti della Società le informazioni necessarie per la conclusione del contratto. La responsabilità per le modifiche dei piani di calendario, delle proposte tecniche, ecc., necessarie per la conclusione del contratto, spetta agli specialisti dei dipartimenti che hanno vinto la gara.
2.14. Informa l'ufficio legale sulla necessità di rilasciare garanzie bancarie e sui termini per la presentazione dei documenti.
2.15. Fornisce all'ufficio contabilità le informazioni necessarie per pagare la sicurezza delle domande di partecipazione alle gare e informazioni sui termini per l'invio degli ordini di pagamento all'ufficio gare.
2.16. Monitora i cambiamenti nella legislazione, il quadro giuridico per la preparazione della documentazione di gara, gli appalti pubblici e familiarizza i dipendenti del dipartimento con queste informazioni.
2.17. Gestisce le attività dei subordinati, adotta misure per garantire la loro conformità alle normative interne sul lavoro.
2.18. Presenta proposte di premi o penalità per i dipendenti del dipartimento e aiuta a migliorare le loro qualifiche.

Bene, ora esamineremo le responsabilità tipiche di uno specialista in gare d'appalto.

Specialista in gare d'appalto:
2.1. Partecipa al monitoraggio degli annunci di gara in varie fonti
2.2. Risponde alle domande attuali riguardanti la preparazione della documentazione per la partecipazione alle gare per i rappresentanti dei dipartimenti e gli organizzatori delle gare.
2.3. Prepara un pacchetto di documenti in conformità con i requisiti della documentazione di gara:
 elabora le proposte (finanziarie e tecniche) fornite dagli specialisti del dipartimento in conformità con gli standard di documentazione;
 richiede all'ufficio contabilità dati e documenti finanziari riguardanti la Società;
 richieste (a seconda dei requisiti della documentazione di gara) certificati in vario agenzie governative nell'ambito della predisposizione dei documenti di gara nel proprio ambito di competenza;
 per conto del capo del dipartimento, compila i moduli documentali in conformità con la documentazione di appalto;
 per conto del capo dipartimento, raccoglie i documenti (atti costitutivi, licenze, diplomi, certificati specialistici, copie di contratti, atti, ecc.)
 scansioni e fotocopie dei documenti necessari per preparare una domanda di gara.
 organizza l'autenticazione notarile dei documenti necessari per preparare un pacchetto di documenti per la gara
2.4. Lo specialista in gare d'appalto prepara un pacchetto di documenti inclusi nella domanda di gara secondo le modalità stabilite dall'organizzatore dell'appalto e in conformità con i requisiti di documentazione.
2.5. Organizza l'invio dei documenti alle gare e monitora la loro ricezione da parte dei Clienti;
2.6. In caso di necessità produttiva, svolge funzioni di corriere.
2.7. Struttura le informazioni sulla negoziazione su supporti elettronici e cartacei.
2.8. Per conto del capo dipartimento, redige lettere, richieste e altri documenti.
2.9. Prepara risposte a lettere e richieste nella sua area di competenza
2.10. Eseguire le istruzioni del capo del dipartimento nella sua area di competenza.

Ufficio gare e gestione dei processi

Il capo (capo) del dipartimento gare d'appalto gestisce il processo, eseguendo la pianificazione, il monitoraggio, il controllo, l'analisi e l'accettazione decisioni gestionali. IN varie aziende Il processo di gara e di gestione può essere organizzato in vari modi. Ma considereremo l'opzione standard, quando le funzioni di gestione del dipartimento gare d'appalto sono svolte dal capo del dipartimento gare d'appalto.

Il responsabile dell'ufficio gare pianifica l'avanzamento del processo in base al numero di gare concordate, utilizzando le seguenti informazioni:
informazioni sulle gare bandite,
requisiti dell'organizzatore dell'appalto stabiliti nella documentazione di appalto,
informazioni sui risultati della partecipazione all'asta

Il responsabile del dipartimento gare d'appalto registra i risultati della pianificazione nei documenti interni del dipartimento. In pratica è possibile pianificare la preparazione delle gare utilizzando Excel. Cioè, tenere una tabella con le informazioni sul cliente, l'oggetto dell'acquisto, il prezzo iniziale (massimo), il prezzo del partecipante, la scadenza per l'accettazione dei documenti, le scadenze per il riepilogo dei risultati e altre informazioni che potrebbero essere utili nel lavoro. Questa tabella può essere utilizzata per riferire alla direzione.

In alternativa a questa opzione, la segnalazione può essere effettuata in servizi e programmi specializzati.

Dipartimento gare d'appalto e la sua tecnologia di lavoro

Diamo un'occhiata al processo di lavoro del reparto gare d'appalto nell'azienda del fornitore e allo schema di interazione all'interno dell'azienda.

Il lavoro di gara inizia con l'ottenimento di informazioni sulle gare in corso in conformità con i dati sulla necessità di fornitura di servizi ricevuti dalla direzione dell'azienda. Cioè, lo specialista delle gare d'appalto o il capo del dipartimento gare d'appalto trova prima le offerte tenendo conto dei criteri di selezione: prezzo, regione, oggetto delle offerte o altre informazioni provenienti dalla direzione dell'azienda.

Il processo termina alle seguenti condizioni:
ottenere informazioni sui risultati di trading
comunicare informazioni agli stakeholder all’interno dell’azienda.

Le informazioni sui risultati sono pubblicate nel Sistema Informativo Unificato o, se si tratta di una gara commerciale, le informazioni possono essere ricevute oralmente dal cliente o dal sito web del cliente. Successivamente, le informazioni ricevute vengono trasmesse al dipartimento competente attraverso il sistema CRM, tramite e-mail o oralmente. In caso di vincita verranno inoltre trasmesse informazioni sulla data di pubblicazione dei risultati del bando, sull'importo della garanzia contrattuale e sui tempi del contratto. Successivamente, lo specialista responsabile della conclusione del contratto è impegnato a rilasciare una garanzia bancaria e a concludere il contratto. In pratica, le funzioni di conclusione dei contratti sono spesso affidate a un legale aziendale o a uno specialista del dipartimento appalti. Se nella conclusione dei contratti è coinvolto uno specialista del reparto appalti, il processo viene completato nel momento in cui viene concluso il contratto con il cliente.

Una condizione necessaria per la continuazione del processo aziendale del dipartimento gare è la tempestiva approvazione della partecipazione alle gare con la direzione, che comprende la selezione primaria, la selezione secondaria e la selezione finale delle offerte. Nella fase di selezione iniziale, il gestore seleziona le offerte tenendo conto dei criteri di prezzo, regione e oggetto dell'acquisto. Durante la selezione secondaria, gli acquisti selezionati vengono analizzati dal responsabile del dipartimento gare d'appalto e dai capi dei dipartimenti competenti per la fattibilità della partecipazione. Si analizzano i criteri di valutazione della candidatura, si determina la fattibilità della partecipazione tenendo conto delle spese di viaggio e tenendo conto dell'eventuale riduzione dei prezzi dei concorrenti.

SU fase finale gli specialisti del dipartimento competente analizzano i requisiti tecnici dell'acquisto e le scadenze. Il responsabile del reparto gare analizza gli acquisti passati del cliente per acquisti simili, analizza i prezzi della concorrenza e calcola una previsione per una possibile riduzione dei prezzi. Tenendo conto di questi fattori, la direzione del dipartimento competente e, se necessario, la direzione della società prende la decisione finale sull'opportunità di partecipare all'asta.

Dipartimento gare d'appalto: fasi principali e principi di lavoro

Da un punto di vista strutturale, il lavoro d'appalto è un sistema di azioni sequenziali volte a soddisfare requisiti e bisogni predeterminati della Società, comprese restrizioni su tempi, costi, risorse, tenendo conto della natura e delle specificità del lavoro per uno specifico servizio.

Principali fasi del processo

• Monitoraggio dei bandi di gara in varie fonti.
• Coordinamento con i dirigenti della Società, responsabili dei dipartimenti di partecipazione alle gare d'appalto in conformità con la politica della Società e le specificità delle attività delle divisioni.
• Pianificare la preparazione della documentazione per la partecipazione alle gare nel rispetto delle scadenze per la presentazione dei documenti.
• Formazione di un pacchetto di documentazione secondo i requisiti e secondo le modalità stabilite dagli organizzatori dell'asta.
• Controllo della documentazione per la conformità ai requisiti.
• Correzione della documentazione, se necessario.
• Verificare che siano state apportate eventuali correzioni prima di inviare la documentazione.
• Preparazione del pacco per la spedizione e invio della documentazione.
• Controllo dell'invio della documentazione agli organizzatori dell'asta.
• Monitoraggio degli esiti della partecipazione alle gare.
• Diffondere informazioni sui risultati commerciali alle parti interessate all'interno dell'azienda.

Principi di base per l'esecuzione di lavori di appalto:
Sistematicità– il lavoro è organizzato ed eseguito in conformità con gli standard di documentazione interna della Società e tenendo conto dell’intero insieme di requisiti di documentazione.
Sequenza: la pianificazione e l'esecuzione del lavoro avvengono in una sequenza rigorosa, in cui le attività successive utilizzano i risultati di quelle precedenti.
Rilevanza– il lavoro deve essere conforme alle tendenze e ai requisiti attuali stabiliti nella documentazione e nella legislazione sugli appalti.
Efficienza– qualsiasi elemento di lavoro è finalizzato al raggiungimento di un risultato specifico, che, a sua volta, è una componente obbligatoria del risultato finale.
Riservatezza– tutto il materiale ricevuto all’interno dell’azienda come parte del lavoro, tutti i risultati intermedi e finali in qualsiasi formato di presentazione sono di proprietà dell’azienda e la loro distribuzione o ulteriore utilizzo in qualsiasi forma non è consentita senza speciale autorizzazione.

Nota: Nei casi in cui si nutrono sospetti sull'integrità dei dipendenti dell'organizzatore della gara, ad esempio quando c'è motivo di credere che le informazioni riservate relative alla proposta di prezzo possano essere divulgate ad altri partecipanti alla gara, si consiglia di assicurarsi che le proposte siano consegnate all'ultimo minuto. Ciò significa presentare una domanda all'ultimo momento poche ore prima della scadenza per l'accettazione delle domande, oppure presentare una domanda direttamente all'apertura delle buste.

Fonti delle informazioni utilizzate durante la fornitura dei servizi

• prime informazioni ricevute dai Banditori (annuncio sul sito web, avviso di modifiche alle condizioni di gara; documentazione per la partecipazione alle gare, piano di appalto, protocollo di revisione e valutazione)
• informazioni iniziali ricevute dal cliente (a seconda dei termini della documentazione di appalto: metodologia, metodologia, concetto, proposta tecnica, elenco di specialisti, informazioni sull'esperienza, piano del calendario, proposta finanziaria)
• propria base informativa (esempi di documenti aziendali, moduli)

Lavori di gara e documentazione dei risultati

La documentazione del lavoro di preparazione della documentazione dell'offerente e dei suoi risultati viene effettuata utilizzando modelli di documenti standard (formato di rapporto). Un'azienda può utilizzare un modulo come documento di reporting, ad esempio preparato in Excel. Inoltre, le informazioni sulle gare d'appalto preparate e i risultati del lavoro del dipartimento gare d'appalto possono essere registrate nel sistema CRM o in altri programmi o servizi specializzati, ad esempio nel servizio TenderPlan.

Sistema di pagamento e motivazione

I sistemi di pagamento più diffusi nel settore degli appalti sono i seguenti:
1) pagamento per i risultati
2) pagamento fisso

Nel primo caso, l’azienda motiva i dipendenti del dipartimento gare d’appalto al raggiungimento dei risultati, vale a dire ottenere nuovi contratti per l’azienda. Nel secondo caso tale motivazione è praticamente assente.

Possibili varianti del sistema “Paga per risultati”:
1. Stipendio + percentuale delle offerte vinte
2. Retribuzione + bonus fisso in base ai risultati di performance
3. Percentuale di offerte vinte
4. Pagamento per ogni domanda accettata.
Le opzioni di pagamento più comuni per gli specialisti in gara sono 1 e 2; per gli specialisti a distanza, le opzioni 3 e 4. Sono possibili anche variazioni, ad esempio, quando un libero professionista prepara solo la prima parte di una domanda per un'asta e, se la domanda per la prima parte viene accettata, riceve un pagamento dello stipendio fisso. La seconda parte della domanda viene preparata dagli specialisti del cliente, che ricevono uno stipendio e una percentuale sulle gare vinte oppure uno stipendio e un bonus fisso.
L’indubbio vantaggio di questo sistema di remunerazione è la motivazione al risultato finale. Gli interessi e i risultati con tale sistema di remunerazione sono superiori rispetto a quelli con un pagamento fisso. A condizione, ovviamente, che lo stipendio non sia magro, ma a livello di mercato.

Ora considereremo le opzioni per un pagamento fisso:
1. Stipendio fisso
2. Pagamento fisso per ogni domanda preparata
Nella prima opzione sono possibili anche diverse varianti, ad esempio quando allo stipendio viene aggiunto il pagamento degli straordinari. Nei casi in cui il volume delle domande di gara preparate è elevato e vi è molta elaborazione, anche l'importo del pagamento per l'elaborazione può essere significativo.

Pro e contro del supporto tenero

Le aziende e gli imprenditori che stanno appena entrando nel mercato degli appalti pubblici commettono un errore comune. Tutte le attività di gara della società sono completamente esternalizzate ad una società che fornisce supporto in materia di gare d'appalto. L'errore principale e principale è che nessuna azienda diversa dalla tua e nessuno specialista diverso dal tuo dipendente sarà così interessato al risultato.

Primo meno attirare una società di outsourcing per le gare d’appalto è:
- scarso interesse per il risultato del dipendente che preparerà la domanda per te. Anche se paghi una tariffa decente a una società di outsourcing, molto probabilmente non avrà molto effetto sul pagamento del dipendente specifico che preparerà la tua domanda.
Secondo meno Questo non è sempre un alto livello di alfabetizzazione nella tua area tematica di quei dipendenti della società di outsourcing che prepareranno la domanda.
Terzo meno Si tratta di un controllo debole sulle attività dei dipendenti che preparano le domande di gara. Non sempre puoi sapere e capire esattamente se un dipendente di una società di outsourcing sta lavorando alla tua gara d'appalto e in quale fase si trova il progetto.

Di conseguenza, avendo pagato soldi decenti per il lavoro, puoi ritrovarti in una situazione in cui non c'è interesse per il risultato del lavoro, l'esecutore non è altamente professionale nella tua materia e c'è una mancanza di controllo.

Pertanto, è altamente sconsigliato esternalizzare tutte le aree delle gare d'appalto. È possibile e necessario attrarre società di outsourcing per supportare gare d'appalto e liberi professionisti, ma è sufficiente delegare alcuni compiti e controllare il processo di preparazione delle domande.

Cioè, abbiamo bisogno di uno specialista in gare d'appalto nell'azienda che sia motivato a ottenere risultati nelle gare d'appalto, a svolgere lui stesso alcune funzioni e a delegarne altre. Ad esempio, la preparazione delle prime parti delle aste può essere delegata a una società di supporto alle gare o a un libero professionista. La cosa principale è che gli specialisti hanno sufficiente esperienza pratica nel tuo argomento.

È altamente sconsigliato delegare le funzioni di ricerca di gare d'appalto, poiché per selezionare appalti veramente promettenti e interessanti nella propria zona è necessario avere una profonda conoscenza di questo argomento ed essere in grado di analizzare e calcolare le prospettive di partecipazione. Uno specialista che non capisce il tuo argomento non sarà in grado di farlo in modo efficiente.

Il vantaggio principale di assumere un libero professionista o una società di supporto agli appalti è la riduzione dei tempi per le operazioni di routine. Il tempo risparmiato può essere utilizzato in modo più efficiente per ottenere risultati migliori. Ad esempio, dedica più tempo all'analisi. È anche possibile aumentare il numero di offerte elaborate e preparate.

DESCRIZIONE DEL LAVORO

SPECIALISTA IN GARE

1. DISPOSIZIONI GENERALI

1.1. Uno specialista in gare d'appalto è classificato come specialista.

1.2. Per la posizione di specialista in gare d'appalto viene nominata una persona con una formazione professionale superiore.

1.3. Lo specialista in gare d'appalto viene nominato all'incarico e licenziato con ordinanza Direttore generale organizzazioni.

1.4. Lo specialista in gare d'appalto dovrebbe sapere:

§ Leggi federali e altri legislativi regolamenti, materiale didattico sulla partecipazione alle gare;

§ Principi e metodi di base per promuovere i prodotti presentati nei mercati comunali e di bilancio;

§ Specifiche della promozione del prodotto sul mercato commerciale;

§ Piattaforme per lo svolgimento di gare d'appalto, offerte competitive pubbliche, aste elettroniche;

§ Regole per rispondere alle richieste di preventivo e proposte

§ Metodi di lavoro con i media;

§ Caratteristiche tecnologiche e di progettazione di base e proprietà di consumo dei prodotti venduti;

§ Fondamenti di prezzi e politica dei prezzi;

§ Condizioni per la consegna, lo stoccaggio e il trasporto dei prodotti;

§ modalità di organizzazione della contabilità e rendicontazione sull'attuazione dei piani di vendita e sulla vendita dei prodotti;

§ La procedura per fornire documenti organizzativi, amministrativi e di altro tipo per la partecipazione ai concorsi;

§ Norme interne sul lavoro;

§ Norme e regolamenti sulla tutela del lavoro;

§ Etica della comunicazione d'impresa.

1.5. Lo specialista in gare d'appalto è guidato nelle sue attività da questa Descrizione del lavoro.

1.6. Il Tender Specialist riporta direttamente al Direttore Generale.

1.7. Durante l'assenza dello Specialista in Gare, le sue funzioni sono svolte da una persona nominata con ordine del Direttore Generale. Questa persona acquisisce i diritti corrispondenti e si assume la responsabilità in conformità con queste istruzioni.

RESPONSABILITÀ LAVORATIVE

1.8. Monitorare siti Web specializzati, piattaforme commerciali per l'annuncio di concorsi pubblici e commerciali, gare d'appalto e aste elettroniche.

1.9. Valutare la fattibilità economica della partecipazione alle gare e, sulla base dei risultati, preparare informazioni e materiali per prendere una decisione sulla partecipazione alle gare.

1.10. Richiedere la documentazione di gara necessaria e studiarne i requisiti. Se necessario, richiedere chiarimenti e tenere conto delle modifiche nella documentazione di gara.

1.11. Preparare tempestivamente un pacchetto completo di documenti.

1.12. Interagire con manager e capi dipartimento sulle specifiche e sui prezzi dei prodotti offerti e sulla parte tecnica delle applicazioni.

1.13. Analizzare la parte tecnica delle domande per il rispetto della normativa vigente (FZ-94).

1.14. Preparare candidature competitive.

1.15. Condurre trattative e corrispondenza con gli organizzatori del concorso.

1.16. Condurre diversi progetti contemporaneamente.

1.17. Fornire tempestivamente tutte le informazioni necessarie sulle condizioni di consegna, garanzie, certificati.

1.18. Concludere accordi e contratti.

1.19. Se necessario, partecipare alle aste per conto della società, durante le procedure di apertura delle offerte, presentare reclami alla FAS Russia e ai suoi organi territoriali, rappresentare gli interessi della società nell'esame di tali reclami.

1.20. Se necessario, tenere traccia della restituzione dei fondi versati a garanzia delle richieste.

1.21. Mantenere la reportistica stabilita.

Lo specialista in gare d'appalto ha il diritto:

2.1. Richiedere ai capi delle divisioni strutturali dell'azienda, agli specialisti e ad altri dipendenti informazioni e documenti necessari per svolgere le proprie mansioni lavorative.

2.2. Se necessario, rappresentare l'organizzazione nei rapporti con altre organizzazioni al fine di risolvere tempestivamente le problematiche dell'attività produttiva ed economica di sua competenza.

4. RESPONSABILITÀ

4.1. Per inadempimento o inadeguato adempimento dei compiti previsti dalle presenti Istruzioni - in conformità alla normativa vigente in materia di lavoro.

4.2.Per i reati commessi nell'esercizio della propria attività - ai sensi della vigente normativa civile, amministrativa e penale.

4.3 Per aver causato danni materiali - ai sensi della normativa vigente.

5. ALTRE CONDIZIONI

5.1. La presente descrizione del lavoro viene comunicata allo specialista di gara dietro firma. Una copia delle istruzioni è conservata nella cartella personale del dipendente.

Ho letto le istruzioni

e mi impegno ad adempiere: __________________________________________________________

Ciao, caro collega! L'articolo di oggi si concentrerà sul reparto gare. Si tratta di una divisione interna dell'organizzazione coinvolta nella partecipazione agli appalti pubblici e commerciali. Sono presenti dipartimenti di gara sia presso i clienti che presso i fornitori (partecipanti all'approvvigionamento). Tuttavia, le loro funzioni, scopi e obiettivi sono completamente diversi. In questo articolo ci concentreremo nel considerare questo reparto solo all’interno dell’organizzazione del fornitore. Se stai seriamente pensando di creare un tuo reparto gare d'appalto, allora questo articolo ti aiuterà a capire da dove cominciare e in quale direzione muoverti.

Hai bisogno di un reparto gare?

E così, tu o la tua organizzazione avete deciso di partecipare alle gare d'appalto. E qui sorge una domanda ragionevole: chi lo farà? Questa operazione verrà eseguita da uno specialista specifico o da più specialisti? Oppure ricorrerai all'aiuto di terzi, ovvero alla consulenza in materia di gare d'appalto? Vorrei mettervi immediatamente in guardia da un errore molto grave commesso da molte organizzazioni: non è necessario creare fin dall'inizio un grande dipartimento gare d'appalto. Nella fase iniziale può trattarsi di una sola persona e poi, con l'aumentare del volume di lavoro, è possibile attirare uno o più dipendenti. Di più non significa meglio.

Se prevedi di partecipare alle gare solo di tanto in tanto e non vuoi fare di questa direzione la principale fonte di ordini, allora uno specialista sarà più che sufficiente. Tuttavia, se hai una grande organizzazione e desideri ricevere ordini dalle offerte su base continuativa, allora dovresti pensare a un dipartimento a tutti gli effetti che si occuperà di tutte le fasi delle offerte: dalla ricerca di informazioni alla conclusione diretta dei contratti. Inoltre, tale dipartimento dovrà interagire strettamente con gli altri dipartimenti della tua organizzazione.

Per un avvio rapido, o quando non vuoi aumentare il tuo personale, puoi ricorrere all'outsourcing del reparto gare. In questo caso, non dovrai creare nuovi posti di lavoro, organizzarli (acquistare apparecchiature informatiche aggiuntive, software, mobili, ecc.) E anche pagare stipendi regolari, tasse, ecc.

Alcuni manager “peccano” anche affidando il lavoro con appalti a uno dei loro dipendenti in forma carico aggiuntivo per un supplemento nominale. Molto spesso: una segretaria, un contabile o un avvocato. Ma posso deluderti. Questo approccio non funziona. In questo caso, il lavoro sarà fatto per spettacolo e non porterà i risultati desiderati.

E allora abbiamo parlato della necessità di creare un reparto gare d’appalto, ora vediamo quali funzioni dovrebbe svolgere.

Funzioni dell'ufficio gare

Di seguito le principali funzioni del dipartimento che si occupa della partecipazione alle gare:

1. Preparazione dei documenti necessari e ottenimento della firma elettronica;
2. Accreditamento (riaccreditamento) su piattaforme elettroniche governative e/o commerciali;
3. Configurazione del software necessario per partecipare alle aste elettroniche;
4. Ricerca di informazioni su gare governative e/o commerciali in corso, secondo le specificità delle attività dell’organizzazione;
5. Studio e analisi della documentazione, specifiche tecniche;
6. Analisi del contesto competitivo e monitoraggio dei risultati degli acquisti precedenti;
7. Concordare con l'alta direzione le sfumature della partecipazione a un particolare appalto, nonché prendere la decisione finale;
8. Preparazione di documenti, compilazione di moduli e presentazione di domande;
9. Ottenere i certificati e gli estratti necessari, nonché la loro autenticazione notarile;
10. Conoscenza della normativa che regola le procedure di appalto;
11. Interazione con banche ed istituti di credito per l'ottenimento di finanziamenti e garanzie bancarie;
12. Interazione con i fornitori (se l'organizzazione è un intermediario);
13. Partecipazione diretta all'asta (di persona o a distanza);
14. Preparazione delle necessarie richieste di chiarimento della documentazione e delle condizioni di appalto, nonché di interazione con i clienti;
15. Monitoraggio delle modifiche negli avvisi di acquisti in corso, nonché dei risultati di tali acquisti;
16. Preparazione dei reclami e delle pretese necessarie a tutelare gli interessi dell'organizzazione;
17. Conclusione dei contratti.

Come puoi vedere, questo è un elenco di opere abbastanza ampio. Pertanto, se assegni tutto questo lavoro a un dipendente esistente che ha anche altre responsabilità lavorative, fallirai completamente in quest’area. E anche una semplice segretaria “ragazza” non è in grado di impegnarsi pienamente in tutto questo. Testato ripetutamente per esperienza personale.

L'indicatore principale della qualità del lavoro del dipartimento gare d'appalto è il numero di domande accettate prima della partecipazione alle procedure di appalto e il volume dei contratti conclusi in base ai risultati della loro attuazione.

Struttura del reparto gare

Ancora una volta, la struttura e le dimensioni del dipartimento gare d'appalto possono variare. Tutto dipende dalle dimensioni dell'organizzazione e dalla quantità di lavoro associato alla preparazione e alla partecipazione alle gare. Di seguito ne ho riportato come esempio uno possibili opzioni un tale dipartimento.

Capo del Dipartimento. È un collegamento tra il dipartimento e le altre divisioni dell'organizzazione, coordina e controlla il lavoro dell'intero dipartimento, coordina le questioni tecniche e finanziarie della partecipazione alle gare con la direzione dell'organizzazione.

Specialista in monitoraggio e analisi. Cerca informazioni sulle gare in corso, analizza le procedure completate e l'ambiente competitivo e monitora i cambiamenti nelle informazioni sul sito web.

Avvocato. Responsabile dell'accuratezza dei documenti dell'organizzazione, controlla la documentazione di gara per errori e violazioni dei requisiti legali, prepara Documenti richiesti(anche per ottenere la firma digitale), ordina certificati ed estratti, prepara reclami e richieste, rappresenta gli interessi dell'organizzazione presso il Servizio federale antimonopolio e il tribunale.

Specialista del commercio. Si impegna nell'accreditamento (riaccreditamento) su piattaforme elettroniche, istituisce posto di lavoro partecipare alle aste elettroniche, predisporre le domande (compreso il Modulo 2), partecipare alle aste. Inoltre, un tale specialista prepara richieste di chiarimenti sulla documentazione e interagisce con i clienti.

Corriere. Consegna le richieste cartacee all'indirizzo del cliente. In pratica, le domande cartacee vengono inviate al cliente da uno dei dipendenti dell'organizzazione o tramite Corriere(ad esempio DHL, DPD, PONY express, ecc.).

Cosa è incluso nell'elenco dei servizi per la creazione di un reparto gare d'appalto?

Attualmente Internet è pieno di proposte per la creazione di un reparto gare d'appalto chiavi in ​​​​mano. Non si tratta di servizi di appalto o di outsourcing, ma di assistenza nella creazione di un dipartimento nella vostra organizzazione. I prezzi per tali servizi dipendono dalle specificità dell'organizzazione stessa, nonché dal numero di dipendenti in essa contenuti. La fascia di prezzo per i servizi per la creazione di un dipartimento varia da 30 a 100 mila rubli. Il tempo di creazione varia da 2 settimane a 3 mesi.

Quindi cosa è incluso nell'elenco dei servizi per la creazione di un dipartimento? Questo:

1. Preparazione e definizione della struttura del dipartimento quantità richiesta specialisti in esso;
2. Analisi della tabella del personale dell'organizzazione per la possibilità di attrarre specialisti esistenti per lavorare con le gare d'appalto;
3. Sviluppo dei regolamenti di reparto e delle istruzioni del personale per ciascun dipendente;
4. Sviluppo di regolamenti per il flusso di documenti e l'interazione del dipartimento con gli altri divisioni strutturali organizzazioni;
5. Assistenza nella scelta del software necessario per lavorare con le gare d'appalto e consulenza sul suo utilizzo;
6. Formazione degli specialisti di reparto;
7. Lancio e “rodaggio” del lavoro del dipartimento.
8. Supporto informativo e consulenze gratuite entro un periodo specificato.

Quindi, quale conclusione si può trarre da tutto quanto sopra?

Innanzitutto, se hai bisogno di risultati rapidi con costi finanziari minimi, utilizza l'outsourcing delle gare d'appalto. Adesso è tutto tranquillo servizio disponibile per molte organizzazioni e singoli imprenditori.

In secondo luogo, se hai intenzione di creare il tuo reparto gare d'appalto, inizia con 1-2 persone. Non dovresti reclutare immediatamente uno staff numeroso. Assumere una nuova persona è sempre più facile che licenziarla.

Terzo, se stai creando il tuo reparto gare d'appalto da zero, non aspettarti subito grandi ritorni. È necessario iniziare analizzando tutti i processi aziendali all'interno dell'organizzazione, determinando le funzioni del dipartimento, preparando i regolamenti per il dipartimento, scrivendo le descrizioni dei lavori e definendo scopi e obiettivi. È inoltre necessario formare regolarmente questi dipendenti, migliorare le loro competenze, motivazione e interesse per il risultato finale.

Il quarto, non delegare il lavoro con gli appalti a un segretario, contabile, avvocato o altro dipendente a pagamento. Il risultato in questo caso sarà zero.

È tutto per oggi. Ci vediamo con nuovi articoli.