يعد البحث عن فرص جديدة لبيع السلع/الخدمات خلال اقتصاد غير مستقر أمرًا ملحًا لجميع المنظمات، سواء بالنسبة للشركات الكبيرة أو لممثلي الشركات المتوسطة والصغيرة.

حاليا، يستمر اتجاه التنمية ازمة اقتصادية. مشكلة بيع السلع والخدمات حادة. خلال فترة التوفير، يتم تقليص الميزانيات، ويرفض عدد من الشركات تماماً إبرام العقود الحيوية. الجميع منظمات الدولة، بالإضافة إلى عدد متزايد من الشركات الخاصة وأصحاب المشاريع الفردية الذين يستخدمونها بنشاط المناقصات المجانيةفي وضع الاقتصاد الحاد.

بالنسبة لأولئك الجدد في مجال شراء العطاءات، يمكنك استخدام خدمات شركة الاستعانة بمصادر خارجية متخصصة في دعم العطاءات، أو محاولة إنشاء قسم العطاءعلى المرء.

إيجابيات الاستعانة بمصادر خارجية:

نتائج سريعة مع الحد الأدنى من الاستثمارالتمويل - ممكن عندما لا تكون المشاركة في المناقصات ذات طبيعة منهجية.

عيوب الاستعانة بمصادر خارجية:

لا توجد شركة خارجية تعرف تفاصيل عملك كما تعرفها أنت.

تعتبر الزيادة في رسوم خدمات الاستعانة بمصادر خارجية حجة ضعيفة للشخص الذي يشرف بشكل مباشر على مؤسستك.

ضعف السيطرة على موظف شركة الاستعانة بمصادر خارجية. لا يمكنك تقييم الموقف - مدى دقة العامل البعيد الذي يقود مشروعك في فهم المهمة المطروحة، وفي أي مرحلة من مراحل تطوير المشروع.

إذا كنت تريد إنجاز عمل ما بشكل جيد، فافعله بنفسك. أنت مهتم بنتائج 100%. أنت عازم على الفوز. إذا خسرت، فإنك تخسر أكثر بكثير من المتخصص في الاستعانة بمصادر خارجية.

الحل العقلاني لإيجاد طرق جديدة لبيع السلع والخدمات هو إنشاء قسم المناقصات. لا ينبغي عليك في البداية تضخيم عدد كبير من الموظفين. في البداية، يكفي أن تبدأ بموظف واحد أو اثنين سيخضعان لدورة تدريبية خاصة. إن فكرة نقل تنظيم مشتريات المناقصة إلى سكرتير أو محاسب أو محام سيئة، حيث لا أحد يلغي العمل الرئيسي، ومعالجة المعلومات عن المناقصات، وإعداد الوثائق، وتحليل المبيعات السابقة هو عمل جاد يتطلب مسؤولا ومختصا يقترب. ستؤدي المعالجة غير المناسبة للمعلومات حول القطع المتاحة على المنصات الإلكترونية المجانية، أو المراقبة غير الصحيحة للمناقصات إلى فقدان طلب يحتمل أن يكون مربحًا. سيؤدي إدخال برنامج خاص للبحث عن المناقصات إلى تبسيط العمل إلى حد كبير.

التسلسل الهرمي لقسم العطاءات

لذلك، تم اتخاذ القرار! إن الحاجة إلى إنشاء قسم المناقصات أمر واضح. السؤال الذي يطرح نفسه: كيف يتم تنظيم العمل بشكل عقلاني داخل القسم؟ وهذا يعتمد على حجم المنظمة ونطاق أنشطتها. كما ذكرنا سابقًا، في المرحلة الأولى، ليس من المنطقي زيادة عدد الموظفين. من الأسهل بكثير تعيين شخص ما بدلاً من فصله لاحقًا. من الضروري التفكير من خلال تسلسل هرمي واضح للتبعية وتطوير الأوصاف الوظيفية. يمكنك القيام بذلك بنفسك، أو الدخول في اتفاقية مع منظمة متخصصة في التخطيط لهيكل قسم العطاءات. إذا لم تكن متأكدا من أنه يمكنك تنظيم الهيكل بشكل صحيح والأوصاف الوظيفية المدروسة جيدا لكل عضو في القسم، فسيقوم المتخصصون بذلك مقابل رسوم. ليس من الصعب العثور على عروض لهذا النوع من الخدمة على الإنترنت.

هناك عدة خيارات لتنظيم عمل قسم المناقصات. التسلسل الهرمي الأكثر شيوعًا هو ما يلي:

رئيس دائرة العطاءات؛

وكيل دائرة العطاءات;

مدير المناقصات (أخصائي المناقصات)، قد يكون هناك العديد منهم؛

مساعد مدير المناقصات (البريد السريع)؛

رئيس قسم العطاءات هو وسيط بين إدارة المؤسسة وموظفي القسم، فهو يتحكم في عمل القسم بأكمله، ويجري التحليلات، وينسق الجوانب الفنية والمالية للعملية.

نائب الرئيس - اليد اليمنىلرئيس القسم القدرة الكاملة على الحلول محل المدير في حال غيابه عن مقر العمل لسبب أو لآخر.

يقوم مدير المناقصات بالبحث عن العطاءات، وإعداد المستندات اللازمة للمشاركة في المزاد، في حالة عدم وجود مساعد، وتسليم المستندات المجمعة للمناقصات ومراقبة استلامها من قبل العميل، وتنفيذ تعليمات المدير في حدود اختصاصه، والمراقبة توقيت التنفيذ / تجديد الوثائق.

مطلوب محامٍ في مجال متخصص للغاية إتقان الإطار القانوني، ومعرفة كاملة بالقانون الاتحادي رقم 44-FZ، بالإضافة إلى القوانين الأخرى المتعلقة بتنظيم عمليات المشاركة في المناقصات، ومراقبة التعديلات التي يتم إجراؤها على القوانين، وتقديم مصالح المنظمة إلى الخدمة الفيدرالية لمكافحة الاحتكار.

المهام الرئيسية لقسم العطاءات

1. يوسع قاعدة العملاءوإبرام عقود جديدة والحفاظ على طرق المبيعات القائمة واستعادة الاتصالات مع العملاء القدامى؛
2. الحفاظ على صورة الشركة، وخلق سمعة طيبة كعميل/مورد موثوق به؛
3. إعداد وثائق المناقصة، والبحث عن المناقصات في جميع المواقع، والتأكد من المشاركة في المناقصات؛
4. الدفاع عن المصالح في حالة حدوث انتهاكات، وتقديم شكوى في الوقت المناسب إلى FAS؛
5. إجراء تحليل مبيعات / مشتريات العطاء.

المسؤوليات الوظيفية للموظفين

تطوير الوثائق اللازمة للمشاركة في المناقصات، والتحقق من الوثائق للتأكد من مطابقتها للمتطلبات؛

مراقبة المعلومات الحالية حول التداول من مصادر مختلفة؛

التنسيق مع رئيس شركة المشاركة في المناقصات وسياسة التسعير بما يتوافق مع خصوصيات النشاط.

التخطيط لإعداد المستندات للمزادات القادمة، وتعديل الوثائق في الوقت المناسب؛

إعداد المستندات للشحن ومراقبة شحنتها؛

إعداد وثائق التقارير؛

تحليل المشتريات/المبيعات المكتملة؛

تخزين الوثائق المتعلقة شراء العطاءفي غضون خمس سنوات.

مكافآت وتحفيز موظفي دائرة العطاءات

كل شخص يحتاج إلى الدافع لتحقيق النتائج. موظفو قسم المناقصات ليسوا استثناء. هناك عدة طرق لتحفيز الموظفين.

1. راتب ثابت + مكافأة مقابل صفقة ناجحة
2. راتب ثابت + نسبة مئوية من مبلغ العطاء الفائز
3. من الممكن دفع مبلغ ثابت لكل طلب معد في الهياكل الكبيرة، على سبيل المثال، مثل وزارة الصحة في موسكو أو مشتريات Lukoil، عندما يصل عدد طلبات المشاركة في المناقصات إلى حجم كبير.

ملخص

لتحقيق انتصارات لمرة واحدة على المنصات الإلكترونية، يكفي استخدام شركات العطاءات الخارجية.

تم اتخاذ القرار بإنشاء قسم المناقصات - ليست هناك حاجة لزيادة عدد الموظفين في القسم في البداية.

لا يجوز تفويض العمل بالمناقصات إلى محامٍ أو محاسب أو سكرتير. إذا طاردت اثنين من الأرانب البرية، فلن تتمكن من الإمساك بأي منهما. وستكون الفعالية صفراً.

لا ينبغي أن تتوقع عائدًا كبيرًا من عمل القسم الجديد. أولاً، تحتاج إلى تحليل اتجاه تطور المنظمة، والتفكير في وظائف القسم، وتوزيع المسؤوليات بين الموظفين، وتحديد الأهداف والغايات، وكذلك إجراء التدريب للموظفين الذين سيتم تكليفهم بمهمة المشاركة في المناقصات.

أنت مصمم على تحقيق النتائج - للانضمام إلى صفوف الفائزين بالمناقصات. الحافز الجيد لتحقيق الهدف هو مكافأة الموظفين على المعاملات المكتملة بنجاح.

إذا لزم الأمر، فهو حاضر في المزادات نيابة عن المؤسسة أثناء إجراءات فتح العطاءات، ويقدم الشكاوى إلى FAS روسيا وهيئاتها الإقليمية، ويمثل مصالح الشركة عند النظر في هذه الشكاوى. 4.9. تعود المسارات مالساهم كأمن للتطبيقات. 4.10. يحافظ على التقارير المعمول بها. 4.11. يؤدي المهام الرسمية الفردية من رئيسه المباشر. يحق لأخصائي العطاء: 5.1. التعرف على الوثائق الداخلية للمؤسسة المتعلقة بأنشطتها. 5.2. التفاعل مع المؤسسات والمنظمات والمؤسسات الأخرى بشأن الإنتاج والقضايا الأخرى الواقعة ضمن اختصاصه. 5.3. إجراء المراسلات التجارية والطلب والاستلام بالطريقة المقررةمن الأقسام الهيكلية للمؤسسة المواد والوثائق اللازمة. 5.4.

الوصف الوظيفي لرئيس قسم العطاءات

يقدم المقترحات لإدارة [المنظمة، المؤسسة] لتحسين جودة عمل موظفي القسم. 3. حقوق الموظف يحق لرئيس دائرة المناقصات والمشتريات العامة ما يلي: 3.1. اطلب واستقبل معلومات ضروريةوالوثائق المتعلقة بقضايا أنشطتها.

3.2. تقديم مقترحات إلى المشرف المباشر لتحسين العمل المتعلق بالمسؤوليات المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي. 3.3. إعطاء الأوامر للموظفين المرؤوسين ومراقبة تنفيذها. 3.4. تقديم أفكار للإدارة حول مكافأة أو معاقبة الموظفين تحت إمرته.
3.5. قم بالتوقيع والمصادقة على المستندات التي تقع ضمن نطاق اختصاصك. 3.6. إشراك المختصين من كافة الأقسام الهيكلية [المنظمات والمؤسسات] في حل المهام الموكلة إليها. 3.7.

1. أحكام عامة

• إجراءات وضع أوامر الدولة والبلدية؛
• إجراءات الإخطار، وثائق المناقصة، إجراءات تقديم الطلبات، النظر في الطلبات، إجراء وتلخيص عواقب الاعتراف بالفشل؛
• ميزات إجراء المناقصات والإمدادات الحكومية في شكل إلكتروني؛
• تقديم أمر عن طريق طلب عروض الأسعار، بما في ذلك لغرض تقديم المساعدة الإنسانية أو تصفية العواقب حالات طارئةطبيعية أو من صنع الإنسان، من المورد الوحيد (المنفذ، المقاول) للسلع التبادلية في بورصات السلع؛
• كفاءة تقديم الطلبات لاحتياجات الدولة والبلدية؛
• السيطرة على الامتثال للتشريعات الاتحاد الروسيبشأن وضع أوامر الدولة والبلدية.

الوصف الوظيفي لرئيس القسم

المبادئ والأساليب الأساسية للترويج للمنتجات المعروضة في أسواق البلديات والميزانية؛ § تفاصيل ترويج المنتج في السوق التجارية؛ § منصات طرح المناقصات والمزايدات التنافسية المفتوحة والمزادات الإلكترونية. § قواعد الرد على طلبات العروض والمقترحات. § أساليب العمل مع وسائل الإعلام. § الخصائص التكنولوجية والتصميمية الأساسية وخصائص المستهلك للمنتجات المباعة؛ § أساسيات التسعير وسياسة التسعير. § شروط تسليم وتخزين ونقل المنتجات؛ § طرق تنظيم المحاسبة وإعداد التقارير عن تنفيذ خطط المبيعات ومبيعات المنتجات؛ § إجراءات تقديم الوثائق التنظيمية والإدارية وغيرها للمشاركة في المسابقات؛ § أنظمة العمل الداخلية. § قواعد وأنظمة حماية العمل. § أخلاق مهنية علاقات عمل. 1.5.

انتباه

البحث عن المسابقات والمناقصات والمزادات الإلكترونية الحكومية والتجارية والفوز بها. يقوم أخصائي العطاءات بما يلي: مسؤوليات العمل: 4.1. يقوم بمراقبة منتظمة للمواقع المتخصصة ومنصات التداول للإعلانات الحكومية والتجارية مسابقات مفتوحة, المناقصات , المزادات الإلكترونية .

4.2.

معلومات

يقوم بتقييم الجدوى الاقتصادية للمشاركة في المناقصات، وبناءً على النتائج، يقوم بإعداد المعلومات والمواد ذات الصلة للإدارة. 4.3. طلب وثائق العطاء اللازمة ودراسة متطلباته. إذا لزم الأمر، يطلب التوضيح ويأخذ في الاعتبار التغييرات في وثائق العطاء.

4.4. يحلل الجزء الفني من الطلبات للامتثال للتشريعات الحالية. 4.5. يقوم بإعداد التطبيقات التنافسية. 4.6. إجراء المفاوضات والمراسلات مع منظمي المسابقة. 4.7. يبرم الاتفاقيات والعقود. 4.8.

مسؤوليات رئيس قسم العطاءات في البناء

تقديم المقترحات لتحسين سير العمل وإدارة دائرة المناقصات والمشتريات الحكومية. 2.5. يشارك في اختيار وتنسيب موظفي الإدارة، في تنظيم تحسين مؤهلاتهم ومهاراتهم المهنية. 2.6. يشارك في إعداد وإصدار الشهادات لموظفي القسم.

2.7. يضمن إعداد وثائق التقارير المعمول بها في الوقت المناسب. 2.8. يراقب المناقصات والمسابقات والمزادات في وسائل الإعلام وعلى شبكة الإنترنت. 2.9. يشارك في إعداد وثائق العطاء. 2.10.
يمثل مصالح [المنظمات والمؤسسات] في تنفيذ الإجراءات التنافسية. 2.11. المشاركة في تطوير اللوائح والمبادئ التوجيهية للمناقصات الإلكترونية والتوريدات الحكومية. 2.12.

الوصف الوظيفي لرئيس قسم العطاءات في البناء

تمت الموافقة عليه من قبل المدير العام لشركة Phoenix LLC "" 20، رقم. المسمى الوظيفيمتخصص في أعمال العطاءات لقسم التطوير 1.1. ينتمي أخصائي العطاء إلى فئة المتخصصين. 1.2. يسترشد أخصائي العطاء في أنشطته بما يلي: § ميثاق المؤسسة. § الأنظمة الخاصة بقسم التطوير. § الوثائق التشريعية، والأفعال القانونية التنظيمية للاتحاد الروسي، وكذلك المواد المنهجية التي تنظم قضايا العمل المنجز في مجال أنشطة العطاءات؛ § أوامر وتعليمات وتعليمات من إدارة المؤسسة رئيس قسم التطوير. § لوائح العمل الداخلية. § هذا الوصف الوظيفي.
1.3. يقدم أخصائي العطاء تقاريره مباشرة إلى رئيس قسم التطوير. 1.4.

رئيس قسم العطاءات في البناء

استخدام بنوك معلومات المؤسسة وفقًا لتقدير إدارة المؤسسة. 5.5. - التعرف على مشاريع قرارات قسم إدارة وتطوير المؤسسات. 5.6. إبلاغ رئيس قسم التطوير بجميع الانتهاكات وأوجه القصور التي تم تحديدها فيما يتعلق بالعمل المنجز.
5.7.

استخدام أنظمة الاتصالات والاتصالات وغيرها من المعدات المملوكة والمستأجرة من قبل المؤسسة. 5.8. تقديم التوصيات والاقتراحات بشأن القضايا التي تدخل في اختصاصه. 5.9. يشارك في تنظيم وعقد الاجتماعات حول القضايا المتعلقة باختصاصه.

5.10. تقديم مقترحات لتحسين العمل المتعلق بالمسؤوليات المنصوص عليها في هذا الوصف الوظيفي للنظر فيها من قبل إدارة قسم التطوير. أخصائي العطاء مسؤول عن: 6.1.
أوافق على [التوقيع] التنظيمي والقانوني [ف. IO، نموذج المنصب، اسم الرئيس أو أي منظمة أخرى، مؤسسة، مسؤول، مؤسسة] المخول بالموافقة على الوصف الوظيفي] [التاريخ، الشهر، السنة] النائب الوصف الوظيفي لرئيس دائرة المناقصات واللوازم الحكومية [اسم منظمة، مؤسسة، مؤسسات] تم تطوير هذا الوصف الوظيفي والموافقة عليه على أساس عقد التوظيفمع رئيس دائرة العطاءات والتوريدات الحكومية وذلك وفقاً لـ قانون العملالاتحاد الروسي ، القوانين القانونية الأخرى التي تنظم علاقات العمل. 1. الأحكام العامة 1.1. ينتمي رئيس دائرة المناقصات واللوازم الحكومية إلى فئة المديرين ويتبع مباشرة لـ [اسم الوظيفة]. 1.2.

إذا لزم الأمر، حضور المزادات نيابة عن الشركة، أثناء إجراءات فتح العطاءات، تقديم الشكاوى إلى FAS روسيا وهيئاتها الإقليمية، وتمثيل مصالح الشركة عند النظر في هذه الشكاوى. 1.20. إذا لزم الأمر، تتبع عودة الأموال التي تم المساهمة بها كضمان للتطبيقات. 1.21. الحفاظ على التقارير المعمول بها. 2. الحقوق يحق لأخصائي العطاء: 2.1.

يطلب من رؤساء الأقسام الهيكلية في الشركة والمتخصصين وغيرهم من الموظفين المعلومات والمستندات اللازمة لأداء واجباته الوظيفية. 2.2. في الحالات الضروريةتمثيل المنظمة في العلاقات مع المنظمات الأخرى من أجل حل قضايا الإنتاج والنشاط الاقتصادي ضمن اختصاصها بسرعة. 4.

يعد قسم العطاءات أداة فعالة لبيع العطاءات، خاصة في ظل الوضع الاقتصادي غير المستقر. بالإضافة إلى ذلك، تواجه أي شركة، عاجلاً أم آجلاً، الحاجة إلى توسيع فرص تسويق منتجاتها/خدماتها. أداة فعالةلتوسيع قنوات البيع هو تطوير اتجاه العطاء. المشاركة في المناقصات، وفي حالة الفوز، إبرام العقود مع الموردين الحكوميين والتجاريين.

إن تطوير اتجاه العطاء وإدارة العطاءات له أهمية خاصة في أوقات الأزمات، عندما تقوم الشركات التجارية بتخفيض ميزانياتها بشكل كبير أو ترفض تمامًا إبرام العقود في عدد من المجالات غير الحيوية. تقوم الدولة، حتى أثناء الأزمات، بشراء وستستمر في شراء الأعمال والسلع والخدمات اللازمة لسير العمل الطبيعي للبلد بأكمله. وبالإضافة إلى ذلك، فإن الحكومة عميل موثوق به يدفع الفواتير.

قسم العطاءات: المهام

المهام الرئيسية لقسم العطاءات التي تستحق تسليط الضوء عليها هي:
ضمان مشاركة الشركة في المناقصات
المشاركة في خلق والحفاظ على صورة الشركة
جذب عقود جديدة من خلال نظام المناقصات وجذب عملاء جدد وكذلك الاحتفاظ بالعملاء القدامى وإعادتهم

الشرط الأساسي للأنشطة الفعالة في هذا الاتجاه هو إنشاء قسم للمناقصات يضم متخصصين مؤهلين متحمسين لتحقيق النتائج. سيتم مناقشة هذا في المقال.

الهيكل التنظيمي النموذجي لقسم العطاءات

دعونا ننظر في الأمر معك هيكل نموذجيقسم العطاء . اسمحوا لي أن أبدي تحفظًا على الفور بأن الهيكل الذي سننظر فيه نموذجي. في الشركات الكبيرة، قد يتم إسناد المسؤوليات إلى متخصص منفصل الشركات الصغيرةيمكن إعادة توزيع مسؤوليات قسم العطاءات بأكمله بين موظف واحد أو اثنين.
رئيس قسم العطاءات
نائب المدير / كبير المتخصصين
مدير /
مساعد مدير / سكرتير

تبدو سلسلة القيادة كما يلي:

توزيع مسؤوليات موظفي قسم العطاءات والوصف الوظيفي القياسي

أحد الأخطاء المعيارية التي تحدث عند إنشاء وتطوير منطقة المناقصات هو إعادة توزيع المهام والمسؤوليات الخاصة بإعداد المناقصات بين المتخصصين الذين لم يتعاملوا مع هذا من قبل وليس لديهم المعرفة الكافية في هذا المجال.

على سبيل المثال، بالإضافة إلى المهام الرئيسية، يُعطى المحامي أيضًا تطوير مجالات المناقصات. قد لا يكون هذا محاميا، في بعض الشركات، يتم نقل مهام إعداد العطاءات إلى سكرتير أو مساعد مدير أو محاسب. وهذا أسلوب غير فعال يؤثر في النهاية على نتائج العمل في المناقصات.

للمشاركة بشكل فعال في المناقصات، هناك حاجة إلى المعرفة في هذا المجال، فضلا عن الخبرة. النهج الأكثر عقلانية وفعالية هو إنشاء قسم العطاءات، والذي قد يتكون في المرحلة الأولية من متخصص واحد. ولكن يجب أن يكون هذا المتخصص مدرباً في مجال المناقصات وأن يكون لديه الخبرة العملية ذات الصلة. يجب أن تهدف أنشطة قسم العطاءات إلى تحقيق هدف واحد فقط وهو المشاركة الفعالة للشركة في المناقصات والحصول على عقود جديدة للشركة من خلال نظام العطاءات.

يعد توزيع المسؤوليات داخل قسم العطاءات، والذي سننظر فيه معك، نموذجيًا أيضًا وقد يختلف في منظمة معينة.

رئيس قسم العطاءات:
2.1. يراقب إعلانات العطاءات في مصادر مختلفة.
2.2. - تنسيق المشاركة في المناقصات مع مدير الشركة أو رؤساء الأقسام بناءً على خصوصيات أنشطة الأقسام.
2.3. - تحليل مشاركة المنافسين في المناقصات وتوفير المعلومات لإدارة القسم اللازمة لتشكيل العروض المالية.
2.4. يشارك مع الإدارة القانونية في إعداد طلبات توضيح وثائق المشتريات؛
2.5. إجابات على القضايا الحاليةبشأن إعداد وثائق المشاركة في المناقصات لممثلي الإدارات ومنظمي المناقصات.
2.6. تخطيط أنشطة موظفي القسم.
2.7. مراقبة إعداد المقترحات (المالية والفنية) للمناقصات والتقديرات وجداول العمل من قبل متخصصي الشركة وتحديد المواعيد النهائية لتقديم الوثائق من قبل متخصصي الشركة، المعينين من قبل رؤساء الأقسام، إلى قسم العطاءات؛
2.8. يشرف على إعداد حزم الوثائق للمناقصات من قبل موظفي الإدارة.
2.9. يشارك في ملء نماذج المستندات وفقًا لوثائق الشراء؛
2.10. يقوم بإعداد مجموعة من الوثائق للمناقصات ذات الأهمية الاستراتيجية وفقًا لمتطلبات وثائق المشتريات.
2.11. يتحكم في تقديم المستندات للمناقصات؛
2.12. يقوم بإعداد وثائق التقارير وتقديمها إلى مدير الشركة.
2.13. في حالة الفوز بالمناقصة، تقديم المعلومات اللازمة لإبرام العقد لموظفي الشركة. تقع مسؤولية التغييرات في خطط التقويم والعروض الفنية وما إلى ذلك، اللازمة لإبرام العقد، على عاتق المتخصصين في الأقسام التي فازت بالمزاد.
2.14. إبلاغ الإدارة القانونية بضرورة إصدار الضمانات البنكية ومواعيد تقديم المستندات.
2.15. يوفر المعلومات اللازمة لقسم المحاسبة لدفع تكاليف تأمين طلبات المشاركة في المناقصات والمعلومات عن المواعيد النهائية لتقديم أوامر الدفع إلى قسم العطاءات.
2.16. مراقبة التغييرات في التشريعات والإطار القانوني لإعداد وثائق العطاءات والمشتريات العامة وتعريف موظفي الإدارة بهذه المعلومات.
2.17. يدير أنشطة المرؤوسين، ويتخذ التدابير اللازمة لضمان امتثالهم للوائح العمل الداخلية.
2.18. يقدم مقترحات للمكافآت أو العقوبات لموظفي القسم ويساعد على تحسين مؤهلاتهم.

حسنًا، سننظر الآن إلى المسؤوليات النموذجية لأخصائي العطاء.

أخصائي العطاءات:
2.1. يشارك في مراقبة إعلانات العطاءات في مصادر مختلفة
2.2. يجيب على الأسئلة الحالية المتعلقة بإعداد وثائق المشاركة في المناقصات لممثلي الإدارات ومنظمي المناقصات.
2.3. يقوم بإعداد حزمة من المستندات وفقًا لمتطلبات وثائق المناقصة:
- إعداد المقترحات (المالية والفنية) المقدمة من المتخصصين في القسم وفقاً لمعايير التوثيق.
- طلب البيانات والمستندات المالية المتعلقة بالشركة من قسم المحاسبة.
- طلبات (حسب متطلبات وثائق الشراء) شهادات في مختلف وكالات الحكومةكجزء من إعداد وثائق المناقصة في مجال مسؤوليتها؛
- نيابة عن رئيس القسم، يملأ نماذج المستندات وفقًا لوثائق الشراء؛
- نيابة عن رئيس القسم، يقوم بجمع الوثائق (الوثائق التأسيسية، التراخيص، الدبلومات، الشهادات المتخصصة، نسخ العقود، الأفعال، الخ)
- مسح وتصوير المستندات اللازمة لإعداد طلب المناقصة.
- ينظم توثيق المستندات اللازمة لإعداد حزمة المستندات الخاصة بالعطاء
2.4. يقوم أخصائي العطاءات بإعداد حزمة من المستندات المتضمنة في طلب المناقصة بالطريقة التي يحددها منظم المشتريات ووفقاً لمتطلبات التوثيق.
2.5. ينظم إرسال المستندات إلى المناقصات ويراقب استلامها من قبل العملاء؛
2.6. في حالة ضرورة الإنتاج، يؤدي وظائف البريد السريع.
2.7. هيكلة المعلومات حول التداول على الوسائط الإلكترونية والورقية.
2.8. نيابة عن رئيس القسم، يقوم بصياغة الرسائل والطلبات والمستندات الأخرى.
2.9. يقوم بإعداد الردود على الرسائل والاستفسارات في مجال اختصاصه
2.10. - تنفيذ تعليمات رئيس القسم في مجال اختصاصه.

قسم العطاءات وإدارة العمليات

يقوم رئيس (رئيس) قسم العطاءات بإدارة العملية وإجراء التخطيط والمراقبة والمراقبة والتحليل والقبول قرارات الإدارة. في شركات مختلفةيمكن تنظيم عملية العطاءات وإدارتها بطرق مختلفة. لكننا سننظر في الخيار القياسي عندما يتم تنفيذ وظائف إدارة قسم العطاءات من قبل رئيس قسم العطاءات.

يقوم رئيس قسم العطاءات بتخطيط سير العملية وفقاً لعدد العطاءات المتفق عليها وذلك باستخدام المعلومات التالية:
معلومات عن المناقصات المعلنة،
متطلبات منظم المشتريات المنصوص عليها في وثائق المشتريات،
معلومات عن نتائج المشاركة في المزاد

يقوم رئيس قسم العطاءات بتسجيل نتائج التخطيط في الوثائق الداخلية للقسم. ومن الناحية العملية، يمكنك التخطيط لإعداد المناقصات باستخدام برنامج Excel. أي احتفظ بجدول يحتوي على معلومات عن العميل وموضوع الشراء والسعر الأولي (الحد الأقصى) وسعر المشارك والموعد النهائي لقبول المستندات والمواعيد النهائية لتلخيص النتائج وغيرها من المعلومات التي قد تكون مفيدة في العمل. يمكن استخدام هذا الجدول لتقديم التقارير إلى الإدارة.

وكبديل لهذا الخيار، يمكن إجراء التقارير في الخدمات والبرامج المتخصصة.

قسم المناقصات وتقنية العمل به

دعونا نلقي نظرة على عملية عمل قسم العطاءات في شركة المورد ومخطط التفاعل داخل الشركة.

يبدأ عمل المناقصة بالحصول على معلومات حول المناقصات الجارية وفقًا لبيانات الحاجة إلى تقديم الخدمات الواردة من إدارة الشركة. أي أن أخصائي العطاءات أو رئيس قسم العطاءات يقوم أولاً بالعثور على العطاءات مع مراعاة معايير الاختيار: السعر أو المنطقة أو موضوع العطاءات أو غيرها من المعلومات التي تأتي من إدارة الشركة.

تنتهي العملية بالشروط التالية:
الحصول على معلومات حول نتائج التداول
توصيل المعلومات إلى أصحاب المصلحة داخل الشركة.

يتم نشر المعلومات الخاصة بالنتائج في نظام المعلومات الموحد، أو إذا كانت هذه مناقصة تجارية فيمكن استلام المعلومات شفوياً من العميل أو من الموقع الإلكتروني الخاص بالعميل. بعد ذلك، يتم إرسال المعلومات الواردة إلى الإدارة المختصة من خلال نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، إما عن طريق البريد الإلكتروني أو شفهيًا. في حالة الفوز، يتم أيضًا إرسال معلومات حول تاريخ نشر نتائج العطاءات ومبلغ ضمان العقد وتوقيت العقد. بعد ذلك، يقوم الأخصائي المسؤول عن إبرام العقد بإصدار ضمان بنكي وإبرام العقد. ومن الناحية العملية، غالباً ما يتم إسناد مهام إبرام العقود إلى محامي الشركة أو متخصص في قسم المناقصات. إذا شارك متخصص من قسم العطاءات في إبرام العقود، فستكتمل العملية في لحظة إبرام العقد مع العميل.

الشروط الضرورية لاستمرار سير العمل في قسم العطاءات هي الموافقة في الوقت المناسب على المشاركة في المناقصات مع الإدارة، والتي تشمل الاختيار الأولي والاختيار الثانوي والاختيار النهائي للعطاءات. في مرحلة الاختيار الأولية، يقوم المدير باختيار العطاءات مع الأخذ في الاعتبار معايير السعر والمنطقة وموضوع الشراء. أثناء الاختيار الثانوي، يتم تحليل المشتريات المختارة من قبل رئيس قسم العطاءات ورؤساء الأقسام ذات الصلة لمعرفة مدى جدوى المشاركة. يتم تحليل معايير تقييم الطلب، وتحديد جدوى المشاركة مع الأخذ بعين الاعتبار نفقات السفر ومراعاة التخفيض المحتمل في أسعار المنافسين.

على المرحلة الأخيرةيقوم المتخصصون من الإدارة المختصة بتحليل المتطلبات الفنية للشراء والمواعيد النهائية. يقوم رئيس قسم المناقصات بتحليل مشتريات العميل السابقة لمشتريات مماثلة، ويحلل أسعار المنافسين ويحسب توقعات التخفيض المحتمل للسعر. مع الأخذ في الاعتبار هذه العوامل، تتخذ إدارة القسم المختص، وإذا لزم الأمر، إدارة الشركة قرارًا نهائيًا بشأن مدى استصواب المشاركة في المزاد.

قسم العطاءات: المراحل الرئيسية ومبادئ العمل

من الناحية الهيكلية، فإن أعمال العطاء هي نظام من الإجراءات المتسلسلة تهدف إلى تلبية متطلبات واحتياجات الشركة المحددة مسبقًا، بما في ذلك القيود على التوقيت والتكلفة والموارد، مع مراعاة طبيعة وخصائص العمل لخدمة معينة.

المراحل الرئيسية للعملية

• مراقبة إعلانات المناقصات في المصادر المختلفة.
• التنسيق مع مديري الشركة ورؤساء أقسام المشاركة في المناقصات وفقا لسياسة الشركة وخصوصية أنشطة الأقسام.
• التخطيط لإعداد وثائق المشاركة في المناقصات وفقاً للمواعيد النهائية لتقديم المستندات.
• تكوين حزمة الوثائق وفقاً للمتطلبات وبالطريقة التي يحددها منظمو المزاد.
• التحقق من الوثائق للتأكد من مطابقتها للمتطلبات.
• تصحيح الوثائق، إذا لزم الأمر.
• تأكد من إجراء أي تصحيحات قبل تقديم المستندات.
• إعداد الحزمة للشحن وإرسال الوثائق.
• التحكم في إرسال الوثائق إلى منظمي المزاد.
• مراقبة نتائج المشاركة في المناقصات.
• نشر المعلومات حول نتائج التداول إلى الأطراف المعنية داخل الشركة.

المبادئ الأساسية لأداء أعمال العطاء:
المنهجية– يتم تنظيم العمل وتنفيذه وفقًا لمعايير التوثيق الداخلية للشركة مع مراعاة مجموعة متطلبات التوثيق بأكملها.
التسلسل - يتم تخطيط وتنفيذ العمل بتسلسل صارم، حيث تستخدم المهام اللاحقة نتائج المهام السابقة.
ملاءمة– يجب أن يتوافق العمل مع الاتجاهات والمتطلبات الحالية المنصوص عليها في وثائق وتشريعات المشتريات.
كفاءة– يهدف أي عنصر من عناصر العمل إلى تحقيق نتيجة محددة، والتي بدورها تعد عنصرًا إلزاميًا في النتيجة النهائية.
سرية– جميع المواد المستلمة داخل الشركة كجزء من العمل، وجميع النتائج المتوسطة والنهائية في أي شكل من أشكال العرض التقديمي هي ملك للشركة ولا يُسمح بتوزيعها أو استخدامها مرة أخرى بأي شكل من الأشكال دون الحصول على إذن خاص.

ملحوظة: في الحالات التي تكون لديك فيها شكوك حول نزاهة موظفي منظم العطاء، على سبيل المثال عندما يكون هناك سبب للاعتقاد بأن المعلومات السرية المتعلقة بعرض السعر الخاص بك قد يتم الكشف عنها للمشاركين الآخرين في العطاء، نوصيك بالتأكد من تسليم العروض في اللحظة الاخيرة. ويعني ذلك في اللحظة الأخيرة تقديم الطلب قبل ساعات قليلة من الموعد النهائي لقبول الطلبات، أو تقديم الطلب مباشرة عند فتح المظاريف.

مصادر المعلومات المستخدمة عند تقديم الخدمات

• المعلومات الأولية الواردة من منظمي المناقصات (إعلان على الموقع الإلكتروني، إشعار بالتغييرات في شروط المناقصة؛ وثائق المشاركة في المناقصات، خطة المشتريات، بروتوكول المراجعة والتقييم)
• المعلومات الأولية الواردة من العميل (اعتمادًا على شروط وثائق الشراء: المنهجية، المنهجية، المفهوم، العرض الفني، قائمة المتخصصين، معلومات حول الخبرة، خطة التقويم، عرض مالي)
• قاعدة المعلومات الخاصة (عينات من وثائق الشركة والنماذج)

أعمال العطاء وتوثيق النتائج

يتم توثيق العمل على إعداد وثائق مقدم العرض ونتائجه باستخدام قوالب المستندات القياسية (تنسيق التقرير). يجوز للشركة استخدام نموذج كمستند تقرير، على سبيل المثال، تم إعداده في برنامج Excel. كما يمكن تسجيل معلومات حول المناقصات المعدة ونتائج عمل قسم المناقصات في نظام إدارة علاقات العملاء أو البرامج أو الخدمات المتخصصة الأخرى، على سبيل المثال، في خدمة TenderPlan.

نظام الدفع والتحفيز

أشهر أنظمة الدفع في مجال المناقصات هي كما يلي:
1) الدفع مقابل النتائج
2) الدفع الثابت

في الحالة الأولى تقوم الشركة بتحفيز موظفي قسم العطاءات لتحقيق النتائج، أي. الحصول على عقود جديدة للشركة. وفي الحالة الثانية، فإن هذا الدافع غائب عمليا.

الاختلافات المحتملة لنظام "الدفع مقابل النتائج":
1. الراتب + نسبة المناقصات الفائزة
2.راتب + مكافأة ثابتة حسب نتائج الأداء
3. نسبة المناقصات التي تم الفوز بها
4. الدفع مقابل كل طلب مقبول.
خيارات الدفع الأكثر شيوعًا لمتخصصي العطاءات من الموظفين هي 1 و2، وبالنسبة للمتخصصين عن بعد، الخياران 3 و4. من الممكن أيضًا حدوث اختلافات، على سبيل المثال، عندما يقوم الموظف المستقل بإعداد الجزء الأول فقط من طلب للمزاد، وإذا يتم قبول طلب الجزء الأول، ويحصل على راتب ثابت. أما الجزء الثاني من الطلب فيقوم بإعداده المختصون لدى العميل، والذين يحصلون على راتب ونسبة من المناقصات الفائزة أو راتب ومكافأة ثابتة.
الميزة التي لا شك فيها لنظام المكافآت هذا هي الدافع للنتيجة النهائية. الفائدة والنتائج مع نظام المكافآت هذا أعلى من الدفع الثابت. بشرط طبعا أن لا يكون الراتب هزيلا بل على مستوى السوق.

الآن سننظر في خيارات الدفع الثابت:
1. الراتب الثابت
2. دفع ثابت لكل طلب معد
في الخيار الأول، هناك اختلافات مختلفة ممكنة أيضًا، على سبيل المثال، عند إضافة دفع العمل الإضافي إلى الراتب. في الحالات التي يكون فيها حجم طلبات المناقصة المعدة كبيرًا وهناك الكثير من المعالجة، يمكن أن يكون مبلغ الدفع مقابل المعالجة كبيرًا أيضًا.

دعم العطاء إيجابيات وسلبيات

الشركات ورجال الأعمال الذين يدخلون سوق المشتريات الحكومية للتو يرتكبون خطأً شائعًا. يتم إسناد جميع أنشطة المناقصات الخاصة بالشركة بالكامل إلى شركة تقدم الدعم في مجال المناقصات. الخطأ الرئيسي والرئيسي هو أنه لن تكون هناك شركة أخرى غير شركتك ولا متخصص آخر غير موظفك مهتمًا بالنتيجة.

أول ناقصجذب شركة الاستعانة بمصادر خارجية للمناقصات هو:
- ضعف الاهتمام بنتيجة الموظف الذي سيقوم بإعداد الطلب لك. حتى لو قمت بدفع رسوم مناسبة لشركة الاستعانة بمصادر خارجية، فمن المرجح ألا يكون لها تأثير كبير على الدفع للموظف المحدد الذي سيقوم بإعداد طلبك.
ناقص الثانيلا يمثل هذا دائمًا مستوى عالٍ من المعرفة في مجال موضوعك لدى موظفي شركة الاستعانة بمصادر خارجية الذين سيقومون بإعداد الطلب.
ناقص الثالثوهذا ضعف في الرقابة على أنشطة الموظفين الذين يقومون بإعداد طلبات المناقصة. لا يمكنك دائمًا أن تعرف وتفهم بالضبط ما إذا كان أحد موظفي شركة الاستعانة بمصادر خارجية يعمل على العطاء الخاص بك وفي أي مرحلة يكون المشروع.

ونتيجة لذلك، بعد أن دفعت أموالاً جيدة مقابل العمل، قد ينتهي بك الأمر إلى موقف لا يوجد فيه اهتمام بنتيجة العمل، ولا يكون المؤدي محترفًا للغاية في موضوعك وهناك نقص في السيطرة.

لذلك، لا يوصى بشدة بالاستعانة بمصادر خارجية في جميع مجالات المناقصات. من الممكن والضروري جذب شركات التعهيد لدعم المناقصين والمستقلين، لكن ما عليك سوى تفويض بعض المهام والتحكم في عملية إعداد الطلبات.

أي أننا بحاجة إلى متخصص في المناقصات في الشركة يكون متحمسًا لتحقيق النتائج في المناقصات، وأداء بعض المهام بنفسه، وتفويض الآخرين. على سبيل المثال، يمكن تفويض إعداد الأجزاء الأولى من المزادات إلى شركة دعم العطاءات أو شخص مستقل. الشيء الرئيسي هو أن المتخصصين لديهم خبرة عملية كافية في موضوعك.

لا يُنصح بشدة بتفويض وظائف البحث عن المناقصات، لأنه من أجل اختيار مشتريات واعدة ومثيرة للاهتمام حقًا في منطقتك، يجب أن يكون لديك فهم عميق لهذا الموضوع وأن تكون قادرًا على تحليل وحساب احتمالات المشاركة. لن يتمكن المتخصص الذي لا يفهم موضوعك من القيام بذلك بكفاءة.

الميزة الرئيسية للتعاقد مع شركة مستقلة أو شركة دعم العطاءات هي تقليل الوقت اللازم للعمليات الروتينية. يمكن استخدام الوقت الذي تم توفيره بشكل أكثر كفاءة لتحقيق نتائج أفضل. على سبيل المثال، اقض المزيد من الوقت في التحليلات. ومن الممكن أيضًا زيادة عدد العطاءات المجهزة والمعدة.

المسمى الوظيفي

أخصائي العطاء

1. أحكام عامة

1.1. يتم تصنيف أخصائي العطاء على أنه متخصص.

1.2. يتم تعيين شخص حاصل على تعليم مهني عالي في منصب أخصائي العطاء.

1.3. ويعين أخصائي العطاءات في الوظيفة ويعزل منها بأمر المدير العامالمنظمات.

1.4. يجب أن يعرف أخصائي العطاءات ما يلي:

§ القوانين الفدراليةوتشريعية أخرى أنظمة, وسائل التعليمبشأن المشاركة في المناقصات؛

§ المبادئ والأساليب الأساسية لترويج المنتجات المعروضة في أسواق البلديات والميزانية؛

§ تفاصيل ترويج المنتج في السوق التجارية؛

§ منصات طرح المناقصات والمزايدات التنافسية المفتوحة والمزادات الإلكترونية.

§ قواعد الرد على طلبات عروض الأسعار والمقترحات

§ أساليب العمل مع وسائل الإعلام.

§ الخصائص التكنولوجية والتصميمية الأساسية وخصائص المستهلك للمنتجات المباعة؛

§ أساسيات التسعير وسياسة التسعير.

§ شروط تسليم وتخزين ونقل المنتجات؛

§ طرق تنظيم المحاسبة وإعداد التقارير عن تنفيذ خطط المبيعات ومبيعات المنتجات؛

§ إجراءات تقديم الوثائق التنظيمية والإدارية وغيرها للمشاركة في المسابقات؛

§ أنظمة العمل الداخلية.

§ قواعد وأنظمة حماية العمل.

§ أخلاقيات الاتصالات التجارية.

1.5. يسترشد أخصائي العطاءات في أنشطته بهذا الوصف الوظيفي.

1.6. يقدم أخصائي العطاء تقاريره مباشرة إلى المدير العام.

1.7. أثناء غياب اختصاصي العطاءات يتولى مهامه من يعين بقرار من المدير العام. يكتسب هذا الشخص الحقوق المقابلة ويتحمل المسؤولية وفقًا لهذه التعليمات.

مسؤوليات العمل

1.8. مراقبة المواقع المتخصصة ومنصات التداول للإعلان عن المسابقات الحكومية والتجارية المفتوحة والمناقصات والمزادات الإلكترونية.

1.9. تقييم الجدوى الاقتصادية للمشاركة في المناقصات، وبناء على النتائج، إعداد المعلومات والمواد اللازمة لاتخاذ قرار بشأن المشاركة في المناقصات.

1.10. طلب وثائق العطاء اللازمة ودراسة متطلباتها. إذا لزم الأمر، اطلب التوضيح وخذ بعين الاعتبار التغييرات في وثائق العطاء.

1.11. قم بإعداد حزمة كاملة من المستندات على الفور.

1.12. التفاعل مع المديرين ورؤساء الأقسام بشأن تفاصيل وأسعار المنتجات المقدمة والجزء الفني من التطبيقات.

1.13. تحليل الجزء الفني من طلبات الامتثال للتشريعات الحالية (FZ-94).

1.14. إعداد التطبيقات التنافسية.

1.15. إجراء المفاوضات والمراسلات مع منظمي المسابقة.

1.16. تنفيذ عدة مشاريع في وقت واحد.

1.17. تقديم جميع المعلومات اللازمة في الوقت المناسب حول شروط التسليم والضمانات والشهادات.

1.18. إبرام الاتفاقيات والعقود.

1.19. إذا لزم الأمر، حضور المزادات نيابة عن الشركة، أثناء إجراءات فتح العطاءات، تقديم الشكاوى إلى FAS روسيا وهيئاتها الإقليمية، وتمثيل مصالح الشركة عند النظر في هذه الشكاوى.

1.20. إذا لزم الأمر، تتبع عودة الأموال التي تم المساهمة بها كضمان للتطبيقات.

1.21. الحفاظ على التقارير المعمول بها.

يحق لاختصاصي العطاءات:

2.1. يطلب من رؤساء الأقسام الهيكلية في الشركة والمتخصصين وغيرهم من الموظفين المعلومات والمستندات اللازمة لأداء واجباته الوظيفية.

2.2. إذا لزم الأمر، تمثيل المنظمة في العلاقات مع المنظمات الأخرى من أجل حل قضايا الإنتاج والنشاط الاقتصادي ضمن اختصاصها بسرعة.

4. المسؤولية

4.1 في حالة عدم الوفاء أو الأداء غير السليم لواجباتهم المنصوص عليها في هذه التعليمات - وفقًا لتشريعات العمل الحالية.

4.2.بالنسبة للجرائم المرتكبة خلال فترة نشاطها - وفقًا للتشريعات المدنية والإدارية والجنائية الحالية.

4.3 للتسبب في أضرار مادية - وفقًا للتشريعات الحالية.

5. شروط أخرى

5.1. يتم إرسال هذا الوصف الوظيفي إلى أخصائي العطاءات مقابل التوقيع. يتم الاحتفاظ بنسخة واحدة من التعليمات في الملف الشخصي للموظف.

لقد قرأت التعليمات

وأتعهد بالوفاء بما يلي: _____________________________________________

مرحبا زميلي العزيز! مقال اليوم سوف يركز على قسم المناقصات. هذا قسم داخلي للمنظمة يشارك في المشتريات الحكومية والتجارية. توجد أقسام للمناقصات لدى كل من العملاء والموردين (المشاركين في المشتريات). ومع ذلك، فإن وظائفهم وأهدافهم وغاياتهم مختلفة تماما. في هذه المقالة سوف نركز على اعتبار هذا القسم ضمن منظمة المورد فقط. إذا كنت تفكر جديًا في إنشاء قسم المناقصات الخاص بك، فستساعدك هذه المقالة على فهم من أين تبدأ وفي أي اتجاه يجب أن تتحرك.

هل تحتاج إلى قسم العطاءات؟

وهكذا قررت أنت أو مؤسستك المشاركة في المناقصات. وهنا يطرح سؤال معقول: من سيفعل هذا؟ هل سيتم ذلك عن طريق متخصص معين أم عدة متخصصين؟ أم ستلجأ إلى مساعدة طرف ثالث، أي استشارات العطاءات؟ أود أن أحذرك على الفور من خطأ فادح ترتكبه العديد من المنظمات - ليست هناك حاجة لإنشاء قسم كبير للمناقصات منذ البداية. في المرحلة الأولية، قد يكون هذا مجرد شخص واحد، وبعد ذلك، مع زيادة حجم العمل، يمكنك جذب موظف واحد أو أكثر. المزيد لا يعني الأفضل.

إذا كنت تخطط للمشاركة في المناقصات من وقت لآخر فقط، ولا ترغب في جعل هذا الاتجاه هو المصدر الرئيسي للطلبات، فسيكون متخصص واحد أكثر من كافٍ. ومع ذلك، إذا كان لديك مؤسسة كبيرة وترغب في تلقي طلبات المزايدة بشكل مستمر، فعليك التفكير في قسم متكامل يتعامل مع جميع مراحل المزايدة: من البحث عن المعلومات إلى إبرام العقود مباشرة. بالإضافة إلى ذلك، سيحتاج هذا القسم إلى التفاعل بشكل وثيق مع الأقسام الأخرى في مؤسستك.

لبداية سريعة، أو عندما لا ترغب في زيادة عدد الموظفين لديك، يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لقسم المناقصات. في هذه الحالة، لن يتعين عليك إنشاء وظائف جديدة، وترتيبها (شراء معدات كمبيوتر إضافية، وبرامج، وأثاث، وما إلى ذلك)، وكذلك دفع رواتب منتظمة، وضرائب، وما إلى ذلك.

كما أن بعض المديرين "يخطئون" بإسناد العمل بالمناقصات إلى أحد موظفيهم بالشكل حمولة إضافيةمقابل رسوم رمزية. في أغلب الأحيان - سكرتير أو محاسب أو محام. ولكن يمكنني أن أخيب ظنك. هذا النهج لا يعمل. في هذه الحالة، سيتم تنفيذ العمل للعرض ولن يحقق لك النتائج المرجوة.

وهكذا، تحدثنا عن الحاجة إلى إنشاء قسم العطاءات، والآن دعونا نلقي نظرة على الوظائف التي ينبغي أن يؤديها.

مهام قسم العطاءات

فيما يلي المهام الرئيسية للقسم الذي يتعامل مع المشاركة في المناقصات:

1. إعداد الوثائق اللازمة والحصول على التوقيع الإلكتروني؛
2. الاعتماد (إعادة الاعتماد) على المنصات الإلكترونية الحكومية و/أو التجارية؛
3. إعداد البرمجيات اللازمة للمشاركة في المزادات الإلكترونية.
4. البحث عن معلومات حول المناقصات الحكومية و/أو التجارية الجارية، وفقًا لخصوصيات أنشطة المنظمة؛
5. دراسة وتحليل الوثائق والمواصفات الفنية؛
6. تحليل البيئة التنافسية ورصد نتائج المشتريات السابقة؛
7. الاتفاق مع الإدارة العليا على الفروق الدقيقة في المشاركة في عملية شراء معينة، وكذلك اتخاذ القرار النهائي؛
8. إعداد المستندات وملء النماذج وتقديم الطلبات؛
9. الحصول على الشهادات والمستخرجات اللازمة وتوثيقها؛
10. المعرفة بالتشريعات المنظمة لإجراءات الشراء.
11. التفاعل مع البنوك ومؤسسات الائتمان للحصول على القروض والضمانات المصرفية؛
12. التفاعل مع الموردين (إذا كانت المنظمة وسيطاً)؛
13. المشاركة المباشرة في المزاد (شخصياً أو عن بعد)؛
14. إعداد الطلبات اللازمة لتوضيح الوثائق وشروط الشراء، وكذلك التفاعل مع العملاء؛
15. تتبع التغييرات في إشعارات المشتريات المستمرة، وكذلك نتائج هذه المشتريات؛
16. إعداد الشكاوى والمطالبات اللازمة لحماية مصالح المنظمة؛
17. إبرام العقود.

كما ترون، هذه قائمة ضخمة من الأعمال. لذلك، إذا قمت بتعيين كل هذا العمل لموظف حالي لديه أيضًا مسؤوليات وظيفية أخرى، فسوف تفشل تمامًا في هذا المجال. كما أن سكرتيرة "الفتاة" البسيطة غير قادرة على الانخراط بشكل كامل في كل هذا. تم اختباره مرارا وتكرارا من التجربة الشخصية.

المؤشر الرئيسي لجودة عمل قسم العطاءات هو عدد الطلبات المقبولة قبل المشاركة في إجراءات الشراء وحجم العقود المبرمة بناءً على نتائج تنفيذها.

هيكل قسم العطاءات

مرة أخرى، قد يختلف هيكل وحجم قسم العطاءات. كل هذا يتوقف على حجم المنظمة وحجم العمل المرتبط بالتحضير والمشاركة في المناقصات. أدناه أعطيت كمثال واحد من الخيارات الممكنةمثل هذا القسم.

رئيس القسم. وهو حلقة وصل بين الإدارة والأقسام الأخرى في المنظمة، وينسق ويتحكم في عمل الإدارة بأكملها، وينسق المسائل الفنية والمالية للمشاركة في المناقصات مع إدارة المنظمة.

أخصائي الرصد والتحليل. يبحث عن معلومات حول المناقصات الجارية، ويحلل الإجراءات المكتملة والبيئة التنافسية، ويراقب التغييرات في المعلومات على الموقع.

محامي.مسؤول عن دقة مستندات المنظمة، والتحقق من وثائق المناقصة بحثًا عن الأخطاء وانتهاكات المتطلبات القانونية، وإعداد المستندات المطلوبة(بما في ذلك الحصول على التوقيع الرقمي)، وطلب الشهادات والمقتطفات، وإعداد الشكاوى والمطالبات، وتمثيل مصالح المنظمة في الخدمة الفيدرالية لمكافحة الاحتكار والمحكمة.

متخصص في التداول. المشاركة في عمليات الاعتماد (إعادة الاعتماد) على المنصات الإلكترونية، والإعدادات مكان العملللمشاركة في المزادات الإلكترونية، وإعداد الطلبات (بما في ذلك النموذج 2)، والمشاركة في المزادات. كما يقوم هذا المتخصص أيضًا بإعداد طلبات توضيح الوثائق والتفاعل مع العملاء.

ساعي.يقوم بتسليم الطلبات الورقية إلى عنوان العميل. ومن الناحية العملية، يتم إرسال الطلبات الورقية إلى العميل عن طريق أحد موظفي المؤسسة أو باستخدامه خدمة الساعي(مثل DHL، DPD، PONY Express، وما إلى ذلك).

ما الذي تتضمنه قائمة خدمات إنشاء قسم المناقصات؟

حاليًا، الإنترنت مليء بالمقترحات لإنشاء قسم العطاءات الجاهزة. هذه ليست خدمات مناقصة أو الاستعانة بمصادر خارجية، ولكنها مساعدة في إنشاء قسم في مؤسستك. تعتمد أسعار هذه الخدمات على تفاصيل المنظمة نفسها، وكذلك على عدد الموظفين فيها. يتراوح النطاق السعري لخدمات إنشاء قسم من 30 إلى 100 ألف روبل. تتراوح مدة الإنشاء من أسبوعين إلى 3 أشهر.

إذن ما الذي تتضمنه قائمة الخدمات لإنشاء قسم؟ هذا:

1. إعداد هيكل القسم وتحديده الكمية المطلوبةمتخصصون فيه؛
2. تحليل جدول التوظيف في المنظمة لإمكانية جذب المتخصصين الحاليين للعمل في المناقصات؛
3. تطوير لوائح الإدارة وتعليمات الموظفين لكل موظف.
4. وضع ضوابط تدفق المستندات وتفاعل القسم مع الآخرين الانقسامات الهيكليةالمنظمات؛
5. المساعدة في اختيار البرامج اللازمة للعمل مع المناقصات وتقديم المشورة بشأن استخدامها؛
6. تدريب المتخصصين في القسم.
7. إطلاق و"تشغيل" عمل القسم.
8. دعم معلوماتي واستشارات مجانية خلال فترة محددة.

إذن، ما هي النتيجة التي يمكن استخلاصها من كل ما سبق؟

أولاً، إذا كنت تريد نتائج سريعة بأقل التكاليف المالية، فاستخدم الاستعانة بمصادر خارجية للعطاء. الآن أصبح الأمر هادئًا الخدمة المتاحةللعديد من المنظمات ورجال الأعمال الأفراد.

ثانيًا، إذا كنت تخطط لإنشاء قسم المناقصات الخاص بك، فابدأ بشخص أو شخصين. لا ينبغي عليك تعيين عدد كبير من الموظفين على الفور. إن تعيين شخص جديد أسهل دائمًا من طرده.

ثالث، إذا كنت تقوم بإنشاء قسم العطاءات الخاص بك من الصفر، فلا تتوقع منه عوائد كبيرة على الفور. من الضروري أولاً تحليل جميع العمليات التجارية داخل المنظمة، وتحديد وظائف القسم، وإعداد اللوائح الخاصة بالقسم، وكتابة الأوصاف الوظيفية، وتحديد الأهداف والغايات. ومن الضروري أيضًا تدريب هؤلاء الموظفين بانتظام وتحسين مهاراتهم وتحفيزهم واهتمامهم بالنتيجة النهائية.

الرابع, لا يجوز تفويض العمل بالمناقصات إلى سكرتير أو محاسب أو محام أو أي موظف آخر مقابل رسوم إضافية. والنتيجة في هذه الحالة ستكون صفر.

هذا كل شيء لهذا اليوم. نراكم في مقالات جديدة.