Предлагаме на вашето внимание типичен пример за длъжностна характеристика на служител, образец 2019 г. На тази длъжност може да бъде назначено лице с основно професионално образование без изисквания за трудов стаж или средно (пълно) образование. общо образованиеи специално обучение за инсталирана програмабез изисквания за трудов стаж. Не забравяйте, че всяко указание от деловодителя се издава на ръка срещу подпис.

По-долу е дадена типична информация за знанията, които трябва да има един чиновник. За задълженията, правата и отговорностите.

Този материал е част от огромната библиотека на нашия уебсайт, която се актуализира ежедневно.

1. Общи положения

1. Чиновникът принадлежи към категорията на техническите изпълнители.

2. За деловодител се приема лице, което има инициал професионално образованиебез представяне на изисквания за трудов стаж или средно (завършено) общо образование и специално обучение по установена програма без представяне на изисквания за трудов стаж.

3. Служителят трябва да знае:

— нормативни правни актове, наредби, инструкции, други насоки и документи за водене на документация в предприятието;

— основните разпоредби на Единната държавна система за управление на записи;

— структура на предприятието и неговите подразделения;

— стандарти за единна система от организационна и административна документация;

— процедурата за наблюдение на преминаването на официални документи и материали;

— основи на организацията на труда;

— правила за работа с компютърна техника;

— основи на трудовото законодателство;

— правилник за вътрешния трудов ред;

— правила и разпоредби за защита на труда, предпазни мерки, индустриална санитарияи противопожарна защита.

4. В дейността си деловодителят се ръководи от:

- законодателството на Руската федерация,

- Харта на организацията,

- заповеди и инструкции на служителите, на които е подчинен в съответствие с тези инструкции,

- тази длъжностна характеристика,

— Вътрешен трудов правилник на организацията.

5. Служителят се отчита директно на __________ (началник на офиса, директор на организацията, ръководител на отдел и др.)

6. По време на отсъствието на деловодителя (командировка, отпуск, болест и др.), неговите задължения се изпълняват от лице, определено от директора на организацията в. по установения ред, което придобива съответните права, задължения и носи отговорност за изпълнението на възложените му задължения.

2. Длъжностни задължения на деловодителя

Чиновник:

1. Получава и регистрира кореспонденция, изпраща я на структурни звена.

2. В съответствие с решението на ръководството на предприятието, то представя документи за изпълнение, издава регистрационни карти или създава база данни.

3. Поддържа картотека за отчитане на преминаването на документални материали, следи за тяхното изпълнение и издава необходимите удостоверения по регистрирани документи.

4. Изпраща попълнената документация на получателите.

5. Води отчет на получената и изпратена кореспонденция, систематизира и съхранява документи в текущия архив.

6. Провежда работа по създаване на справочен апарат за документи, осигурява удобно и бързо търсене по тях.

7. Подготвя и предава в архива на предприятието документални материали, завършени от деловодството, регистрационно досие или компютърни банки с данни и съставя опис на делата, предадени за съхранение в архива.

8. Гарантира безопасността на текущата официална документация.

9. Спазва правилника за вътрешния трудов ред и други местни регламентиорганизации.

10. Спазва вътрешните правила и норми по охрана на труда, безопасност, производствена санитария и противопожарна защита.

11. Осигурява чистота и ред на работното си място.

12. Работи в граници трудов договорзаповеди на служителите, на които е подчинен в съответствие с тези инструкции.

3. Права на чиновника

Служителят има право:

1. Изпратете предложения за разглеждане от ръководството:

— подобряване на работата, свързана с отговорностите, предвидени в тази инструкция;

— за привличане към материална и дисциплинарна отговорност на работниците, които са нарушили производствената и трудовата дисциплина.

2. Да се ​​запознае с документите, определящи неговите права и задължения, критерии за оценка на качеството на изпълнение трудови задължения.

3. Други права, установени от действащото трудово законодателство.

4. Отговорност на деловодителя

Служителят носи отговорност в следните случаи:

1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на трудовите задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика - в рамките, установени от трудовото законодателство на Руската федерация.

2. За престъпления, извършени в процеса на тяхната дейност - в границите, установени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация.

3. За причиняване на материални щети на организацията - в границите, установени от действащото трудово и гражданско законодателство на Руската федерация.

Описание на работатачиновник - образец 2019 г. Длъжностни задължения на деловодителя, права на деловодителя, отговорност на деловодителя.

I. Общи положения

1. Чиновникът принадлежи към категорията на техническите изпълнители.

2. На длъжността деловодител се назначава лице с основно професионално образование без изисквания за трудов стаж или средно (пълно) общообразователно и специално обучение по установена програма без изисквания за трудов стаж.

3. Извършва се назначаване на длъжността деловодител и освобождаване от нея

4. Служителят трябва да знае:

4.1. Нормативни правни актове, наредби, инструкции, други насоки и документи за водене на документация в предприятието.

4.2. Основни разпоредби на Единната държавна система за управление на архивите.

4.3. Структурата на предприятието и неговите подразделения.

4.4. Стандарти за единна система от организационна и разпоредителна документация.

4.5. Процедурата за наблюдение на преминаването на официални документи и материали.

5.2. Инструкции за деловодство и архивна работа в предприятието.

5.3. Тази длъжностна характеристика.

7. По време на отсъствието на деловодителя неговите задължения се изпълняват от лице, определено със заповед на директора на предприятието. Този човекпридобива съответните права и носи отговорност за правилното изпълнение на възложените му задължения.

II. Служебни задължения

Чиновник:

1. Приема и регистрира кореспонденция и я изпраща на структурни звена.

2. В съответствие с решението на ръководството на предприятието, то представя документи за изпълнение, издава регистрационни карти или създава база данни.

3. Поддържа картотека за отчитане на преминаването на документални материали, следи за тяхното изпълнение и издава необходимите удостоверения по регистрирани документи.

4. Изпраща попълнената документация на получателите.

5. Води отчет на получената и изпратена кореспонденция, систематизира и съхранява документи в текущия архив.

6. Провежда работа по създаване на справочен апарат за документи, осигурява удобно и бързо търсене по тях.

7. Подготвя и предава в архива на предприятието документални материали, завършени от деловодството, регистрационно досие или компютърни банки с данни и съставя опис на делата, предадени за съхранение в архива.

проверява правилността на тяхното изготвяне и изпълнение.

9. Гарантира безопасността на текущата официална документация.

10. Изпълнява отделни служебни възлагания на прекия си ръководител.

III. права

Служителят има право:

1. Запознайте се с проектите на решения на ръководството на предприятието относно неговата дейност.

2. Внася за разглеждане от ръководството предложения за подобряване на работата, свързана с отговорностите, предвидени в настоящите инструкции.

за всички недостатъци, установени при изпълнение на служебните задължения в дейността на предприятието (неговите структурни подразделения) и прави предложения за тяхното отстраняване.

4. Изисквайте лично или от името на прекия си ръководител от ръководителите на отдели и специалистите информация и документи, необходими за изпълнение на служебните Ви задължения.

5. Да изискват от ръководството на предприятието съдействие при изпълнение на служебните си задължения и права.

IV. Отговорност

Служителят отговаря за:

1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на трудовите задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика - в границите, определени от действащото трудово законодателство на Руската федерация.

2. За престъпления, извършени в процеса на извършване на тяхната дейност - в границите, определени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация.

3. За причиняване на материални щети - в границите, определени от действащото трудово и гражданско законодателство на Руската федерация.

Една голяма компания се нуждае от добре организиран и регламентиран документооборот, което означава, че има нужда от ясна длъжностна характеристика чиновник- лицето, което ще отговаря за тази област на работа. Длъжностните задължения на служител могат да варират в зависимост от големината на фирмата, нейната структура, офис персонал и др. Предлагаме ви примерна длъжностна характеристика на служител, чиито основни задачи са работа с входяща кореспонденция и контрол на вътрешния документооборот на компанията.

Длъжностна характеристика на чиновник

ОДОБРИХ
изпълнителен директор
Фамилия I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Общи положения

1.1. Чиновникът принадлежи към категорията на техническите изпълнители.
1.2. Деловодителят се назначава на длъжност и освобождава от нея със заповед на генералния директор на дружеството.
1.3. Чиновникът докладва директно до главен изпълнителен директор/ ръководител на документацията на организацията / ръководител на офиса.
1.4. По време на отсъствието на деловодителя правата и задълженията му се прехвърлят на друго длъжностно лице, обявено в заповедта на организацията.
1.5. На длъжността деловодител се назначава лице, което отговаря на следните изисквания: образование - висше, незавършено висше или средно специално, опит на подобна работа минимум шест месеца, познания по деловодство, Програми на Microsoftофис.
1.6. Служителят се ръководи в своята дейност от:
- регулаторни правни актове, наредби, инструкции, други насоки и документи за водене на документация в предприятието;
- Инструкция за деловодство и архивна работа в предприятието;
- Устав на фирмата, Правилник за вътрешния трудов ред;
- заповеди и указания от ръководството;
- тази длъжностна характеристика.

2. Длъжностни задължения на деловодителя

Служителят извършва следното служебни задължения:
2.1. Приема и регистрира кореспонденция и я изпраща на структурни звена.
2.2. В съответствие с решението на ръководството на предприятието прехвърля документи за изпълнение, издава регистрационни карти или създава база данни.
2.3. Поддържа картотека за отчитане на преминаването на документални материали, упражнява контрол върху тяхното изпълнение и издава необходимите удостоверения по регистрирани документи.
2.4. Изпраща попълнената документация до получателите.
2.5. Води отчет на получената и изпратена кореспонденция, систематизира и съхранява документи в текущ архив.
2.6. Осигурява удобно и бързо търсене на документи.
2.7. Подготвя и предава в архива на предприятието документални материали, завършени от деловодството, файлове с регистрационни карти или компютърни банки с данни, съставя описи на дела, прехвърлени за съхранение в архива.
2.8. Приема документи за подпис от ръководителя на офиса / ръководителя на отдела за документация, проверява правилността на тяхната подготовка и изпълнение.
2.9. Гарантира безопасността на текущата официална документация.
2.10. Изпълнява индивидуални служебни задания от прекия си ръководител.

3. Права на чиновника

Служителят има право:
3.1. Запознайте се с проекти на решения на ръководството на предприятието относно неговата дейност.
3.2. Да внася за разглеждане от ръководството предложения за подобряване на работата, свързана с отговорностите, предвидени в настоящите инструкции.
3.3. Изисквайте лично или от името на прекия си ръководител от ръководителите на отдели и специалистите информация и документи, необходими за изпълнение на служебните Ви задължения.
3.4. Да изискват от ръководството на предприятието съдействие при изпълнение на служебните си задължения и права.

4. Отговорност на деловодителя

Служителят отговаря за:
4.1. За неизпълнение и/или несвоевременно, немарливо изпълнение на служебните задължения.
4.2. За несъответствие текущи инструкции, заповеди и инструкции за опазване на търговската тайна и поверителна информация.
4.3. За нарушения на правилата за вътрешния трудов ред, трудовата дисциплина, правилата за безопасност и нарушения Пожарна безопасност.

I. Общи положения

1.1. Началникът на кабинета отговаря:
1.1.1. За работата на офиса, навременно и качествено изпълнение на задачите по предназначение.
1.1.2. За работоспособността и трудовата дисциплина на служителите в офиса.
1.1.3. За безопасността на документи (информация), съдържащи държавна и служебна тайна.
1.1.4. За осигуряване на безопасни условия на труд, поддържане на реда и спазване на правилата за пожарна безопасност в офисните помещения.
1.2. Квалификационни изисквания: средно професионално образование без изисквания за трудов стаж или основно професионално образование и трудов стаж по специалността минимум 3 години.
1.3. В практическите дейности човек трябва да се ръководи от:
1.3.1. Инструкции за документация за управление на предприятието (инв. N...).
1.3.2. Правилник на деловодството (инв. N...).
1.3.3. Правилник за вътрешния трудов ред (инв. N...).
1.3.4. Правила за здравословни и безопасни условия на труд, осигуряване на производствена санитария и противопожарна защита (инв. NN ..., ..., ...).
1.3.5. Тази длъжностна характеристика.
1.4. Трябва да знам:
1.4.1. Регламенти, други документи и материали за дейността на кантората.
1.4.2. Организация на деловодството.
1.4.3. Организационна структурапредприятия.
1.4.4. Схема организационно взаимодействиеофиси със структурни поделения на предприятието.
1.4.5. Отраслови стандарти за единна система за организационна и административна документация (USORD).
1.4.6. Основи на научната организация на деловодството.
1.4.7. Основи на трудовото законодателство на Руската федерация (както се отнася).
1.4.8. Правила за експлоатация на технически средства за автоматизация и механизация на деловодството.

II. Общи служебни задължения

2.1. Ръководителят на кабинета е длъжен:
2.1.1. Ръководи и управлява ефективно работата на офиса.
2.1.2. Осигурява навременно и качествено изпълнение от офиса на възложените му ежедневни задачи в строго съответствие с утвърдените работни процедури.
2.1.3. Управлява разработването и поддържането на сервизна документация.
2.1.4. Осигурете рационално използванематериални, технически и други средства на службата в интерес на изпълнение на задачите по предназначение.
2.1.5. Осигурява надеждна защита на документите и информацията, представляващи държавна и служебна тайна.
2.1.6. Ръководете обучението на подчинените, създавайте им условия за повишаване на квалификацията.
2.1.7. Наблюдавайте спазването от подчинените на вътрешните трудови разпоредби и изискванията за безопасност.
2.1.8. Използвайте предоставените права по отношение на подчинените, за да ги насърчите (да ги държите отговорни).

III. Специални длъжностни отговорности

3.1. Ръководителят на кабинета е длъжен:
3.1.1. Осигурява навременна обработка на входящата и изходяща кореспонденция и доставянето й до местоназначението.
3.1.2. Следи за сроковете за изпълнение на документите и коректното им изпълнение.
3.1.3. Организира работата по регистрация, осчетоводяване, съхранение и предаване на съответните структурни звена на текущи документи за деловодство, включително заповеди и инструкции на ръководството, за формиране на дела и тяхното депозиране.
3.1.4. Разработете инструкции за водене на документация в предприятието и организирайте тяхното изпълнение.
3.1.5. Вземете мерки за осигуряване на служителите в офиса с необходимите учебни и справочни материали, както и инвентар, оборудване, офис оборудване и технически средства за управление на работата.
3.1.6. Осъществява методическо ръководство на организацията на деловодството в отделите, контрол върху правилна формация, съхраняване и своевременно предаване на делата в архива, изготвяне на удостоверения за спазване на сроковете за изпълнение на документите.
3.1.7. Осигурява отпечатване и размножаване на официални документи.
3.1.8. Участвайте в подготовката на срещите, свикани от ръководството, организирайте техническата им поддръжка, изготвяйте документи за пътуване и регистрирайте служители, пристигащи в командировка.
3.2. Ръководителят на службата е длъжен своевременно и пълно да обработва и предава отчетна и друга официална документация на съответните длъжностни лица.
3.3. Правилата за работното време на ръководителя на офиса са в съответствие с нормите на федералното трудово законодателство. Времето за работа и почивка през работния ден се регулира от Правилника за вътрешния трудов ред на предприятието.
В случай на служебна необходимост ръководителят на службата може да участва в изпълнението на задълженията си извънредно по начина, предвиден от разпоредбите на федералното трудово законодателство.

IV. Права на служителите

4.1. Ръководителят на кабинета има право:
4.1.1. Взема решения за осигуряване на ежедневната дейност на кабинета - по всички въпроси от неговата компетентност.
4.1.2. Представете на шефа DOW услугитехните предложения за поощряване (търсене под отговорност) на офис служители – в случаите, когато собствените им правомощия не са достатъчни.
4.1.3. Подгответе и изпратете на ръководителя на предучилищната образователна институция вашите предложения за подобряване на работата на кабинета (неговото допълнително финансиране, логистика и др.).
4.1.4. Участва в работата на колегиалните органи за управление при разглеждане на въпроси, свързани с работата на кабинета.

V. Отговорност. Процедурата за оценка на работата на служителя

5.1. Ръководителят на кабинета отговаря за административни, дисциплинарни и финансова отговорностзад:
5.1.1. Нарушаване на разпоредбите на нормативните документи относно организацията на работата на офиса.
5.1.2. Неспазване на официалните инструкции на ръководителя на предучилищната образователна институция.
5.1.3. Неопазване на държавна и служебна тайна.
5.1.4. Неправомерно използване на предоставени служебни правомощия, както и използването им за лични цели.
5.2. Основният критерий за оценка на работата на ръководителя на кабинета е пълнотата, навременността и качеството на изпълнение на служебните задължения в съответствие с тези инструкции.
Ръководителят на службата за предучилищна образователна институция е упълномощен да оценява работата на ръководителя на кабинета. Правомощията на ръководителя на службата за предучилищна образователна институция за прилагане на стимули и наказания по отношение на ръководителя на кабинета се определят от съответната длъжностна характеристика и Правилника за материално стимулиране на служителите на предприятието (инв. NN ..., ...).

Длъжностна характеристика на ръководителя на офиса (ръководител на отдела за управление на офиса като част от службата за предучилищна образователна институция)

I. Общи положения

1.1. Началникът на кабинета отговаря:

1.1.1. За работата на офиса, навременно и качествено изпълнение на задачите по предназначение.

1.1.2. За работоспособността и трудовата дисциплина на служителите в офиса.

1.1.3. За безопасността на документи (информация), съдържащи държавна и служебна тайна.

1.1.4. За осигуряване на безопасни условия на труд, поддържане на реда и спазване на правилата за пожарна безопасност в офисните помещения.

1.2. Квалификационни изисквания: средно професионално образование без изисквания за трудов стаж или основно професионално образование и трудов стаж по специалността минимум 3 години.

1.3. В практическите дейности човек трябва да се ръководи от:

1.3.1. Инструкции за документация за управление на предприятието (инв. N...).

1.3.2. Правилник на деловодството (инв. N...).

1.3.3. Правилник за вътрешния трудов ред (инв. N...).

1.3.4. Правила за здравословни и безопасни условия на труд, осигуряване на производствена санитария и противопожарна защита (инв. NN ..., ..., ...).

1.3.5. Тази длъжностна характеристика.

1.4. Трябва да знам:

1.4.1. Нормативни правни актове, други документи и материали за дейността на офиса.

1.4.2. Организация на деловодството.

1.4.3. Организационна структура на предприятието.

1.4.4. Диаграма на организационното взаимодействие на офиса със структурните подразделения на предприятието.

1.4.5. Отраслови стандарти за единна система за организационна и административна документация (USORD).

1.4.6. Основи на научната организация на деловодството.

1.4.7. Основи на трудовото законодателство на Руската федерация (както се отнася).

1.4.8. Правила за експлоатация на технически средства за автоматизация и механизация на деловодството.

II. Общи служебни задължения

2.1. Ръководителят на кабинета е длъжен:

2.1.1. Ръководи и управлява ефективно работата на офиса.

2.1.2. Осигурява навременно и качествено изпълнение от офиса на възложените му ежедневни задачи в строго съответствие с утвърдените работни процедури.

2.1.3. Управлява разработването и поддържането на сервизна документация.

2.1.4. Осигурява рационалното използване на материалните, техническите и други средства на офиса в интерес на изпълнението на задачите по предназначение.

2.1.5. Осигурява надеждна защита на документите и информацията, представляващи държавна и служебна тайна.

2.1.6. Ръководете обучението на подчинените, създавайте им условия за повишаване на квалификацията.

2.1.7. Наблюдавайте спазването от подчинените на вътрешните трудови разпоредби и изискванията за безопасност.

2.1.8. Използвайте предоставените права по отношение на подчинените, за да ги насърчите (да ги държите отговорни).

III. Специални длъжностни отговорности

3.1. Ръководителят на кабинета е длъжен:

3.1.1. Осигурява навременна обработка на входящата и изходяща кореспонденция и доставянето й до местоназначението.

3.1.2. Следи за сроковете за изпълнение на документите и коректното им изпълнение.

3.1.3. Организира работата по регистрация, осчетоводяване, съхранение и предаване на съответните структурни звена на текущи документи за деловодство, включително заповеди и инструкции на ръководството, за формиране на дела и тяхното депозиране.

3.1.4. Разработете инструкции за водене на документация в предприятието и организирайте тяхното изпълнение.

3.1.5. Вземете мерки за осигуряване на служителите в офиса с необходимите учебни и справочни материали, както и инвентар, оборудване, офис оборудване и технически средства за управление на работата.

3.1.6. Осигурява методическо ръководство за организацията на деловодството в отделите, контрол върху правилното формиране, съхранение и навременно предаване на файлове в архива, изготвяне на удостоверения за спазване на сроковете за изпълнение на документите.

3.1.7. Осигурява отпечатване и размножаване на официални документи.

3.1.8. Участвайте в подготовката на срещите, свикани от ръководството, организирайте техническата им поддръжка, изготвяйте документи за пътуване и регистрирайте служители, пристигащи в командировка.

3.2. Ръководителят на службата е длъжен своевременно и пълно да обработва и предава отчетна и друга официална документация на съответните длъжностни лица.

3.3. Правилата за работното време на ръководителя на офиса са в съответствие с нормите на федералното трудово законодателство. Времето за работа и почивка през работния ден се регулира от Правилника за вътрешния трудов ред на предприятието.

В случай на служебна необходимост ръководителят на службата може да участва в изпълнението на задълженията си извънредно по начина, предвиден от разпоредбите на федералното трудово законодателство.

IV. Права на служителите

4.1. Ръководителят на кабинета има право:

4.1.1. Взема решения за осигуряване на ежедневната дейност на кабинета - по всички въпроси от неговата компетентност.

5.1.1. Нарушаване на разпоредбите на нормативните документи относно организацията на работата на офиса.

5.1.2. Неспазване на официалните инструкции на ръководителя на предучилищната образователна институция.

5.1.3. Неопазване на държавна и служебна тайна.

5.1.4. Неправомерно използване на предоставени служебни правомощия, както и използването им за лични цели.

5.2. Основният критерий за оценка на работата на ръководителя на кабинета е пълнотата, навременността и качеството на изпълнение на служебните задължения в съответствие с тези инструкции.

Ръководителят на службата за предучилищна образователна институция е упълномощен да оценява работата на ръководителя на кабинета. Правомощията на ръководителя на службата за предучилищна образователна институция за прилагане на стимули и наказания по отношение на ръководителя на кабинета се определят от съответната длъжностна характеристика и Правилника за материално стимулиране на служителите на предприятието (инв. NN ..., ...).