Referenca znakov je uradni dokument s povratnimi informacijami o dejavnostih določene osebe (uradne, javne). Z drugimi besedami to Kratek opis poklicna pot zaposlenega, njegove poslovne in moralne lastnosti, delovna in družbena aktivnost.

Dobra referenca iz prejšnje službe je lahko velik plus pri iskanju zaposlitve.

Najpogosteje se uporablja referenca iz delovnega mesta, pogoste so tudi reference za študente, ki študirajo na različnih institucijah (za dijake in študente), pa tudi za študente med prakso.

Standardna specifikacija vsebuje naslednje informacije:

1. Ime, patronim in priimek zaposlenega, datum rojstva, izobrazba.

2. Naveden je kraj dela, iz katerega je izdana referenca, imenovana so delovna mesta, ki jih je delavec zasedal med delom v tem podjetju, in naloge, ki jih je opravljal.

3. Navedeno pozitivne lastnosti zaposleni (osebni in poslovni); informacije o spodbudah in nagradah.

4. Podatki o tečajih izpopolnjevanja, ki jih je zaposleni opravil, ter njegovo sodelovanje v različnih projektih podjetja.

5. Navedeno je, za katere namene in za koga je lastnost izdana.

Primer lastnosti za zaposlenega ZNAČILNOST za marketinškega strokovnjaka DownTown LLC Nikolay Evgenievich Ivanov Ivanov Nikolay Evgenievich rojen leta 1985. Leta 2007 je z odliko diplomiral na Državni univerzi za humanistiko. Od oktobra 2009 dela kot strokovnjakinja za marketing. Pri svojem delu se je izkazal kot usposobljen specialist. Je pravi profesionalec, spretno upravlja področje, ki mu je zaupano, in uživa zasluženo spoštovanje med zaposlenimi. N. E. Ivanov nenehno izboljšuje svojo strokovno raven: obiskuje tematske dogodke, usposabljanja in seminarje, bere specializirano literaturo, prevzema odgovornost in resnost pri izvajanju delovne obveznosti. Vodstvo podjetja poudarja stalno željo N. E. Ivanova po strokovnem razvoju: trenutno prejema dodatne strokovno izobraževanje smer kadrovski management. Za vesten odnos do dela je prejel diplomo » Najboljši zaposleni 2009". V komunikaciji s sodelavci je prijazen in pozoren. Med svojim delom je predstavil konkretne predloge, ki so blagodejno vplivali na delovanje podjetja. Karakteristike so bile izdane za predstavitev na mestu zahteve. Datum, žig

Državljan bo morda potreboval referenco iz svojega delovnega mesta, ko se bo prijavil na različne organe in organizacije.

obstajati določena pravila pripravo tega dokumenta.

Glede na namen sestavljanja se lahko vsebina dokumenta razlikuje. Poglejmo, kako napisati opis delovnega mesta.

Glede na namen pridobivanja lastnosti jih delimo na dve vrsti:

1. Notranji. Ta vrsta velja samo znotraj organizacije, ko se izvede premestitev na drugo delovno mesto, premestitev v drug oddelek, izrečena disciplinska sankcija itd.
2. Zunanji. Napisane so na pobudo državljanov ali tretjih organizacij. Takšni dokumenti so namenjeni predložitvi na zahtevo izven delovnega mesta zaposlenega. Na primer, ko zaprosite za posojilo, ko zaposlite novega delodajalca ali organe skrbništva, za vojaško registracijo in naborni urad, za občinske organizacije itd.

Kako pravilno napisati referenco za zaposlenega - vzorec in postopek sestave

Z vidika zakona ni enotne splošno sprejete oblike dokumenta, to pomeni, da lahko vsak delodajalec sestavi referenco po lastni presoji.

Seznanite se lahko s pravili za prijavo na starševski dopust.

Primer sestavljanja karakteristik

Poglejmo si primer pravilno sestavljenega dokumenta.

Možno besedilo dokumenta je mogoče obravnavati na primeru opisa računovodje podjetja, sestavljenega za predstavitev na novem delovnem mestu.

Po navedbi datuma dokumenta in naslova se lahko pojavi naslednje besedilo:

„Izdano Margariti Petrovni Kharitonovi, rojeni 15. julija 1981.

Izobrazbo je pridobila v Moskvi državna univerza smer ekonomist. poročena. Ima dva otroka (7 in 5 let).

Delala je v podjetju LLC "Vash Dom" od 04.04.2010 do 15.02. 2016 kot računovodkinja.

Med delom sem bil napoten na usposabljanja v okviru programov "Glavni računovodja" in "Svetovalec plus" ter opravil tečaje v okviru " Finančne izjave 2016". Vsako leto je prejela ob koncu leta priznanje za učinkovito in strokovno strokovno delo. Ni bila disciplinsko kaznovana.

Značilnosti zaposlenega z delovnega mesta še vedno ne izgubijo svoje pomembnosti. Kako profesionalno napisati ta dokument? Katere točke je treba odražati in kaj je bolje pustiti »za prizori«? Ali obstajajo v tej zadevi kakšne značilnosti, na katere je treba posvetiti posebno pozornost?

Odgovore na ta in številna druga vprašanja je enostavno najti – samo preberite informacije, predstavljene spodaj.

V katerih primerih se sestavi?

Dokument, ki ga obravnavamo, je ocena vodje organizacije o osebnih lastnostih njegovega podrejenega, njegovi strokovnosti in sposobnosti vedenja v poslovni družbi.

Karakteristična referenca za zaposlenega z mesta dela se sestavi v naslednjih primerih:

1. Na željo delavca.
2. Na pobudo vladne agencije(na primer policija ali sodišče).
3. Neodvisno s strani vodje organizacije (za certificiranje, dodelitev bonusa zaposlenemu, obravnavo vprašanja zapolnitve določenega delovnega mesta itd.).

To so najpogostejše situacije, v katerih je potreben tak dokument.

Njihove vrste

Glavni klasifikacijski znak Takšen dokument, kot je značilnost zaposlenega z mesta dela, je kraj njegove uporabe. V skladu z njim lahko ločimo:

• Domače značilnosti. Namenjeni so uporabi neposredno v podjetju, na primer ob napredovanju ali premestitvi zaposlenega v drug oddelek, v primeru podelitve nagrade ali izrečene disciplinske sankcije.
• Zunanji. Zbiranje takšnih značilnosti se izvede bodisi na zahtevo zaposlenega samega bodisi na zahtevo državnih organov, na primer policije ali vojaškega urada za registracijo in nabor.

Med notranjimi in zunanjimi lastnostmi zaposlenega z delovnega mesta ni resnih razlik. Sestavljeni so v skladu s splošno sprejetimi pravili, o katerih bomo razpravljali v nadaljevanju.

Poleg namembnega kraja lahko lastnosti zaposlenih iz delovnega mesta razdelimo tudi glede na namen njihove uporabe:

• za predložitev uradu za vojaško registracijo in vpis;
• za predložitev na sodišče;
• na študenta;
• na študenta;
• iz kraja pripravništva.

Ta seznam ni izčrpen. Tak dokument se sestavi v drugih primerih.

Osnovne zahteve za pripravo karakteristik za zaposlenega z mesta dela

Za sestavo takega opisa ni strogih pravil: rešitev tega vprašanja je v celoti v pristojnosti vodje podjetja ali druge odgovorne osebe. Dokument je sestavljen pisno v prosti obliki, natisnjen ali ročno.

Kljub temu v praksi obstajajo nekatera pravila, ki jih je treba upoštevati pri pripravi tega dokumenta:

1. Najbolje je, da uporabite liste A4.
2. Pripoved naj poteka v tretji osebi z uporabo glagolov v sedanjiku ali pretekliku, odvisno od situacije (na primer dela, delal itd.).
3. Na vrhu lista je navedeno ime dokumenta - "Značilnosti". Po tem se napišejo priimek, ime in patronim zaposlenega, njegov položaj ali kraj dela. Okrajšave v tem bloku niso priporočljive.
4. Neposredno besedilo opisa se mora začeti z osebnimi podatki o zaposlenem: datum rojstva, stopnja izobrazbe, kraj in čas njegovega prejema, smer usposabljanja.
5. Glavni del dokumenta mora odražati podatke o karierni poti zaposlenega. Mnogi delodajalci se omejijo na opis karierna rast zaposleni neposredno v svojem podjetju: navedite čas vpisa, položaj, napredovanje. Odlično bo, če boste lahko povedali o drugih dosežkih osebe.
6. Vsekakor morate navesti najpomembnejše, presenetljive trenutke delovna dejavnost zaposleni. Tukaj lahko navedete vodenje resnih projektov, udeležbo na večjih dogodkih, nadzor določenih nalog itd.
7. Če je oseba ob sestavljanju značilnosti prejela dodatno izobraževanje ali je opravil tečaje poklicne prekvalifikacije, je treba to dejstvo odražati tudi v dokumentu.
8. Nič majn pomembna točka je ocena strokovnih in poslovnih kvalitet zaposlenega. Odlično teoretično poznavanje veljavne zakonodaje in sposobnost njene uporabe v praksi, odnos zaposlenega do članov tima, sposobnost reševanja analitičnih problemov, sposobnost upoštevanja postavljenih rokov za opravljanje svojih nalog – vse to, če je na voljo, lahko naveden v zadevnem dokumentu.
9. Opis delovnega mesta zaposlenega mora poleg sposobnosti vsebovati tudi informacije o osebnih lastnostih osebe - njegovi sposobnosti vzpostavitve stika z drugimi, obvladovanju sebe v konfliktnih situacijah in pripravljenosti pomagati, če je potrebno. Ta blok lahko opiše tudi splošni kulturni in moralni razvoj določene osebe.
10. Izpred oči ne smete pozabiti na spodbude zaposlenega s strani vodstva (ali disciplinske sankcije).

Dokument se konča s podatki o kraju, kamor je namenjen - novo delovno mesto zaposlenega, policijska uprava ali za interno uporabo itd.

Registracija takšnih lastnosti je dovoljena tako med delovno aktivnostjo osebe v organizaciji kot po odpustitvi iz nje.

Obstajajo primeri, ko referenca za zaposlenega ni sestavljena na uradni pisemski glavi organizacije, v tem primeru je treba dokument žigosati.

Kdo pripravi in ​​podpiše

V veliki večini primerov priprava reference za zaposlenega z mesta dela pade na ramena neposrednega vodje zaposlenega. Če je organizacija zelo majhna in je samo en vodja, potem je odgovoren za rešitev tega vprašanja.

Dokument je podpisan s strani iste osebe, ki ga je ustvarila. Če je prisoten v organizaciji, ima tudi njegov podpis.

Kako pravilno napisati referenco za zaposlenega

Vsak specifično situacijo(kraj, namen izdelave profila) ima svoje posebnosti, ki jih je treba upoštevati pri pripravi profila za zaposlenega iz kraja dela.

Ob razrešitvi

Če se oseba namerava preseliti na novo delovno mesto, mora biti vodja pri sestavljanju opisa pozoren na naslednje točke:

• poslovne lastnosti osebe;
• njegova primernost za položaj, ki ga opravlja;
• stopnjo razvoja kot strokovnjak na svojem področju.

Priporočljivo je tudi govoriti o najpomembnejših osebnih lastnostih - na primer o sposobnosti hitrega vzpostavljanja stika z ljudmi, sposobnosti hitrega odpravljanja konfliktov, ki nastanejo v delovnem timu, pobude in odgovornosti.

Vendar pa delodajalec pogosto ne more govoriti pozitivno o svojem zaposlenem, zato ga pravzaprav odpusti. V takšni situaciji ima upravitelj zakonsko pravico govoriti o vseh niansah osebe, vključno z najbolj neprijetnimi.

Dokument lahko navede kakršne koli pomanjkljivosti - osebne in poklicne. Konfliktnost, neodgovornost, neupoštevanje rokov za dokončanje dela, neskladnost z zasedanim položajem, kršitev notranjih predpisov podjetja - karkoli, če je res.

Za sodišče

Posebno pozornost je treba nameniti situaciji, ko je treba tak dokument predložiti sodišču. Ko oseba stori upravno ali kazensko dejanje, ima sodišče možnost zahtevati referenco z njegovega delovnega mesta.

Sodnik potrebuje te podatke, da lahko sprejme najbolj pravično odločitev. Glavna težava v takšni situaciji je pomanjkanje konkretnih navodil sodnika. Delodajalec preprosto ne ve, kaj točno mora povedati. Če ne želite škodovati svojemu podrejenemu, poiščite pomoč odvetnika in se pogovorite z zaposlenim samim.

Navesti je treba, da je dokument namenjen predložitvi sodišču. Če je oseba zaposlena v organizaciji manj kot 6 mesecev, se lahko zahtevajo podatki iz drugih delovnih mest.

Za policijo

V takšnih razmerah bi moral vodja organizacije večjo pozornost nameniti ne strokovnim in poslovnim sposobnostim svojega podrejenega, temveč njegovim poslovnim in osebnim lastnostim.

Povejte nam o značaju osebe, kakšne odnose ima s člani ekipe. Odražajo nagrade in disciplinske sankcije (če sploh obstajajo).

Hkrati ne pozabite, da je zastaralni rok za kršitev notranjih predpisov podjetja eno koledarsko leto. Po tem času se vsi prekrški, če so se zgodili, izbrišejo iz lastnosti.

Za nagrade

Če je zaposleni dosegel uspeh pri svojem delu in je upravičen do spodbude, potem mora značilnost najprej odražati tiste lastnosti osebe, ki so mu pomagale doseči ta cilj. Na primer moč značaja, trdo delo, odgovornost.

V vojaški urad za registracijo in nabor

Praviloma tak opis sestavijo zaposleni izobraževalna ustanova kje se je vojaški obveznik usposabljal – šola, fakulteta ali univerza. Ta dokument bi moral govoriti o obstoječem odnosu osebe z ekipo, njegovi sposobnosti odločanja konfliktne situacije, se prilagodijo novemu okolju.

Česa ne storiti

Kljub dejstvu, da ima vodja veliko prostora za ustvarjalnost pri oblikovanju karakteristik, se mora še vedno držati nekaterih pravil.

Prvič, v takem dokumentu, kot v nobenem drugem dokumentu, ni dovoljena uporaba čustveno nabitih besed in žaljivk. Poleg tega ni pomembno, ali ste zadovoljni z delom zaposlenega ali ne - potreba po spoštovanju bontona v poslovno sfero nihče še ni odpovedal.

Drugič, prepovedano je navajanje lažnih podatkov. Opis delovnega mesta zaposlenega mora odražati le resnične podatke o poklicnih lastnostih osebe. Ni dovoljeno navajati podatkov, ki niso povezani z poklicna dejavnost(versko in politično prepričanje, narodnost, življenjske razmere itd.).

Tretjič, v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov je posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam dovoljeno le s soglasjem zaposlenega samega, zato se prepričajte, da je to soglasje pisno.

Poleg tega morate spremljati svojo pismenost. Če se odkrije napaka, jo je treba popraviti - za kar je treba prepisati besedilo karakteristike.

Če se zgornje zahteve ne upoštevajo, se lahko oseba vedno pritoži na prejeti dokument.

zaključki

Tako je treba pri izdelavi profila zaposlenega z mesta dela upoštevati številne dejavnike: komu in kam je namenjen, ali je oseba dobro delala v organizaciji ali se ne more pohvaliti uspeh v svoji karieri in še veliko več. Upoštevanje predstavljenih nasvetov vam bo pomagalo ustvariti resnično profesionalen dokument.

Video - za nekatere se pisanje in podpis reference za zaposlenega z delovnega mesta spremeni v cel problem:

Dokument, ki ga uprava organizacije uradno predloži zaposlenemu, ki je delal najmanj 6 mesecev, za predložitev drugim organizacijam ali organom, se imenuje referenca z mesta dela.

Vsebuje objektivne podatke o poslovnih in osebnih lastnostih, izkazanih v delovnem obdobju. To je nekakšen besedni opis zaposlenega s strani vodstva.

Za kaj je ta dokument?

Preden napišete referenco za najetega delavca, morate od njega izvedeti, zakaj je bila potrebna. To v veliki meri določa njegovo strukturo in vsebino.

Morda bo potreben tak dokument posredovati policiji(za vrnitev vozniškega dovoljenja, na primer) ali drugih organov - na sodišče, na banko za pridobitev posojila. V takih primerih bi morale značilnosti vsebovati oceno le osebnih lastnosti zaposlenega. Praviloma tak dokument navaja lastnosti, ki potrjujejo ekskluzivnost določenega primera v življenju zaposlenega.

Če je potrebna značilnost zamenjati službo, potem poleg osebnih lastnosti (trdo delo, komunikativnost) opišite delovne dosežke zaposlenega v vaši organizaciji (zasedene funkcije, njegov odnos do dela, sposobnost prevzemanja odgovornosti).

Ta dokument se lahko izda tudi na zahtevo zaposlenega samega (ob odpustu ali premestitvi na nova služba), in na zahtevo uradnih institucij (na primer za sodišča, izvršilne organe itd.).

Vrste značilnosti

Ti dokumenti so glede na namen razdeljeni v dve vrsti:

• zunanji- danes velja za najbolj priljubljeno vrsto tega dokumenta in je sestavljen na zahtevo organizacije tretje osebe;
• notranji— napisano je v primeru premestitve zaposlenega v drug oddelek, napredovanja ali degradacije, izreka disciplinske sankcije ali napredovanja.

Vsaka vrsta je potrjena s pečatom in podpisom organizacije.

Zahteve za dokumente

Osnovne zahteve so:

• Značilnosti z mesta dela se sestavijo po standardnih merilih. Preden ga zapišete obvezno pridobi se soglasje zaposlenega (pisno) za prenos njegovih osebnih podatkov tretji osebi (na podlagi »Zakona o varstvu osebnih podatkov«).
• Ne sme vsebovati ocene osebnih podatkov zaposlenega, ki niso neposredno povezani z njegovimi poklicnimi dejavnostmi (narodnost, verska in politična prepričanja, življenjski pogoji itd.).
• Če je referenca predložena organizaciji, ki ima za ta dokument standardni korporativni obrazec, se sestavi v skladu s tem obrazcem.
• V večini primerov je sestavljen na pisemski glavi organizacije. In če se zahteva od uradnih organov, mora vsebovati tudi povezavo do njih.

Poleg tega mora vsebovati naslednje podatke:

• osebni podatki;
• podrobnosti o organizaciji, ki je izdala dokument;
• Datum izdaje;
• navedbo stopnje usposobljenosti, strokovnih dosežkov in opravljenih funkcijskih nalog;
• ocena osebnih lastnosti in odnosov med zaposlenim in timom.

V zadnjem delu je navedeno ime organizacije, na zahtevo katere je bila izdana lastnost, ali pa je napisan stavek, ki označuje njeno izdajo za namene predstavitve na mestu zahteve.

Referenco napiše vodja oddelka ali kadrovik, katerega podpis mora biti overjen s pečatom organizacije.

Značilnosti sestavljanja referenčnega znaka ob odpuščanju

Značilnosti z nekdanji kraj delo za zaposlenega, ki je dal odpoved ali je bil predhodno odpuščen, je praviloma potrebno zagotoviti novemu delodajalcu na razgovoru za zaposlitev.

Ta vrsta dokumenta se osredotoča na oceno poslovnih lastnosti zaposlenega, stopnje strokovnosti in primernosti za položaj, ki ga zaseda pri opravljanju proizvodnih nalog. Prav tako ne bi škodilo omeniti njegovih komunikacijskih veščin kot člana ekipe in sposobnosti zastopanja interesov podjetja izven njegovih meja.

Pogosto mnogi zaposleni v primeru odpovedi (zaradi nevednosti ali pozabljivosti) od delodajalca ne zahtevajo izdaje tega dokumenta. Toda v skladu z zakonom ima zaposleni pravico zahtevati takšno referenco 3 leta od datuma odpovedi.

Kako napisati referenčno številko za sodišče

Pomembno je priznati potrebo po posebej odgovornem pristopu k pisanju tega dokumenta, ko ga zahteva sodišče. In če je zaposleni priveden na upravno ali kazensko odgovornost, lahko sklic iz kraja dela celo vpliva na odločitev sodišča. V takšni situaciji se je bolje posvetovati z odvetnikom ali odvetnikom.

Takšen dokument je napisan na zunanjo zahtevo sodišča na pisemskem listu določene organizacije z obvezno navedbo njenega polnega imena, poštnega naslova in kontaktnih telefonskih številk.

V tem primeru značilnosti nimajo naslovnega dela: beseda "Značilnost" je napisana neposredno pod naslovno vrstico obrazca in navedeni so osebni podatki zaposlenega, za katerega se sestavlja. Nato pridejo podatki o njegovem državljanstvu, koliko časa dela (je delal) v podjetju in na katerem položaju je. Enako pomembno je navesti obseg njegovih odgovornosti in kako se nanaša na njihovo izvajanje ter razpoložljivost nagrad za delovne dosežke.

Podan je glavni del značilnosti ocena osebnih lastnosti zaposlenega in njegovih odnosov s sodelavci(avtoriteta v kolektivu, iniciativa, socialno delo).

Na koncu dokumenta je treba navesti, da je bil izdan na podlagi sodne zahteve. Končano referenco podpiše neposredni vodja zaposlenega, direktor podjetja in overi kadrovski vodja.

V nekaterih primerih lahko sodišče med sodnim postopkom za toženca zahteva napotnico iz njegovega zadnjega delovnega mesta. Če se je občan pred kratkim zaposlil v organizaciji, se karakteristike napišejo iz več krajev dela (od zadnjega in predzadnjega). Vsak dokument je sestavljen ločeno in ga podpišejo vodje teh organizacij.

Če je referenca napisana policiji

Pri pisanju profila za policijo je glavna pozornost namenjena osebne lastnosti osebe. Sestavljen je na pisemski glavi podjetja, kjer so navedeni podatki o organizaciji, pravni naslov in kontaktne številke. Na sredini lista je napisana beseda "Lastnosti", v novi vrstici pa so navedeni osebni podatki zaposlenega, vključno s položajem, ki ga opravlja.

Priprava takega dokumenta se začne z informacijami o datumu sprejema v osebje ali prevzema položaja.

Tovrstne značilnosti so običajno napisane za zaposlene, ki jim je bilo odvzeto vozniško dovoljenje (zabeležen je bil upravni prekršek).

Pomembno je prepričljivo navesti razloge, zaradi katerih mora policija policistu vrniti dovoljenje (na primer potreba po vožnji avtomobila zaradi opravljanja službenih nalog). Zato je treba pozornost nameniti pozitivnemu osebne kvalitete zaposlenega, kot so odgovornost, prizadevnost in marljivost. Dokument podpiše vodja in overi s pečatom podjetja.

Značilnosti pisanja negativne lastnosti

Pisanje tovrstnega dokumenta velja za sporno, ker slaba lastnost zaposlenega lahko negativno vpliva na ugled podjetja samega. V tej situaciji se vedno pojavi vprašanje: "Kako so usposobljeni zaposleni v kadrovski službi zaposlili nekvalificiranega ali konfliktnega delavca?" Toda včasih je potrebna negativna karakterizacija naložiti kazen (materialno) zaposlenemu ali na zahtevo organov pregona.

Sestavljen je po standardni predlogi, vendar je v glavnem delu dokumenta naveden negativne lastnosti delavca (strokovne in osebne), navedene so vse pomanjkljivosti in kazni.

V tem primeru je pomembno upoštevati, da se kazen samodejno razveljavi, če oseba po izteku koledarskega leta ni storila disciplinske kršitve.

V katerih drugih primerih se lahko zahteva karakterizacija?

IN delovno dobo vojaško osebje mora pogosto zaprositi za karakterne reference. Je nekakšen dokument, ki vsebuje analizo dejavnosti in oceno psiholoških, poslovnih in moralne kvalitete zaposleni.

Njegov poveljnik piše v tretji osebi in v prosti obliki. Pred tem celovito preuči osebne in poslovne lastnosti zaposlenega, vključno z vsemi kazalniki uspešnosti na njegovem položaju, stanjem v njegovi vojaški enoti ali na področju, za katerega je odgovoren.

Opis delovnega mesta je dokument, ki prikazuje informacije o poklicnih dejavnostih zaposlenega ob upoštevanju njegovih osebnih in poklicnih lastnosti in spretnosti. Cilji, v skladu s katerimi je sestavljen referenčni znak z delovnega mesta, so lahko popolnoma različni: tako vsakdanji (na primer vstop v izobraževalno ustanovo ali pridobitev posojila) kot povezani s sprejetjem ustreznih odločitev državnih in občinskih organi v zvezi z označeno osebo (izdaja vseh vrst dovoljenj, odločanje o uporabi kazni ali spodbud).

Odvisno od namena, za katerega je dokument sestavljen, lahko značilnosti iz delovnega mesta razdelimo na dokumente za notranji pretok dokumentov podjetja (organizacije) in dokumente za zunanjo uporabo. Notranje značilnosti so sestavljeni na primer v primeru premestitve zaposlenega z enega delovnega mesta na drugega ali ob prehodu iz oddelka v oddelek. Zunanje značilnosti se sestavijo tako na osebno zahtevo zaposlenega kot na zahtevo tretjih oseb.

Dokument na dopisnem pismu podjetja (organizacije) sestavi uslužbenec kadrovske službe, podpiše ga direktor in zapečati. Če se značilnosti pošljejo organizaciji, ki ima svojo uveljavljeno obliko značilnosti, se dokument sestavi po njenem vzorcu. Informacije, ki jih mora vsebovati opis delovnega mesta, so:

• polno ime dokumenta, podatki o organizaciji, ki ga sestavlja, datum priprave. Te podatke je treba postaviti v glavo dokumenta na sredino obrazca;
• informacije o zaposlenem, ki vključujejo datum njegove zaposlitve in njegove najpomembnejše dosežke na svojem položaju;
• ocena poklicnih, poslovnih, osebnih, psiholoških lastnosti zaposlenega, stopnje njegove uspešnosti in odnosov v timu, informacije o kaznih in spodbudah;
• zadnji del, ki se izpolni le za karakteristike, poslane tretjim osebam. Ta del navaja namen sestave dokumenta in ime organizacije, ki ji je zagotovljen.

Treba je opozoriti, da je najtežje sestaviti karakteristike z mesta dela, ki se pošljejo, saj zahteva za takšno karakteristiko ne pomeni pojasnila, kateri podatki bodo predmet obravnave. Glede na to posebnost sestave dokumenta je priporočljivo, da se najprej posvetujete z zaposlenim, v imenu katerega bo dokument izdan, pa tudi z njegovim odvetnikom. V takšnih primerih je treba tudi zapomniti, da je oseba, ki je podpisala opis, neposredno odgovorna za navajanje lažnih podatkov.