מאפיין הוא מסמך רשמי עם סקירה של פעילותו של אדם מסוים (רשמי, ציבורי). במילים אחרות, זה תיאור קצרמסלול עבודתו של העובד, תכונותיו העסקיות והמוסריות, העבודה והפעילות החברתית שלו.

התייחסות טובה מעבודה קודמת יכולה להיות יתרון גדול כאשר מחפשים עבודה.

לרוב נעשה שימוש במאפיין ממקום העבודה, המאפיין נפוץ גם לתלמידים במוסדות שונים (לתלמידי בית ספר וסטודנטים), וכן לסטודנטים במהלך התמחות.

המאפיין הסטנדרטי מכיל את המידע הבא:

1. שם, שם משפחה ושמות משפחה של העובד, תאריך לידה, השכלה.

2. מצוין מקום העבודה שממנו ניתן המאפיין, התפקידים שמילא העובד במהלך עבודתו בחברה זו והמטלות שביצע נקראות.

3. צוין תכונות חיוביותעובד (אישי ועסקי); מידע על מבצעים ופרסים.

4. מידע על השתלמויות שהעובד עבר וכן השתתפותו בפרויקטים שונים של החברה.

5. מצוין לאילו מטרות ולמי מונפק המאפיין.

מאפיין ממקום העבודה עשוי להזדקק לאזרח בפנייה לרשויות וארגונים שונים.

קיימים חוקים מסוימיםניסוח מסמך זה.

בהתאם למטרת ההידור, תוכן המסמך עשוי להשתנות. שקול כיצד לכתוב תיאור תפקיד.

בהתאם למטרת השגת מאפיינים, הם מחולקים לשני סוגים:

1. פְּנִימִי. הסוג הזהחל רק במסגרת הארגון כאשר מתבצעת העברה לתפקיד אחר, מעבר למחלקה אחרת, או הטלת סנקציה משמעתית וכו'.
2. חיצוני.נכתב ביוזמת אזרח, ארגוני צד שלישי. מסמכים כאמור מיועדים להצגה לפי דרישה מחוץ למקום עבודתו של העובד. למשל, בעת הגשת בקשה להלוואה, בעת הגשת בקשה למעסיק חדש, או לרשויות אפוטרופסות, למשרד רישום וגיוס צבאי, עבור ארגונים עירונייםוכו '

איך כותבים מאפיין לעובד - נוהל דוגמה וניסוח

מבחינת החוק, אין צורה אחת מקובלת של המסמך, כלומר כל מעסיק יכול לשרטט מאפיין לפי שיקול דעתו.

ניתן להכיר את כללי הגשת בקשה לחופשת לידה.

דוגמה להרכבת מאפיין

ניתן לשקול את הטקסט האפשרי של המסמך על דוגמה של המאפיינים של רואה חשבון ארגוני, שנערך להצגה במקום עבודה חדש.

לאחר ציון תאריך הכנת המסמך והכותרת, הטקסט הבא יכול ללכת:

"הונפק למרגריטה פטרובנה חריטונובה, ילידת 15 ביולי 1981.

היא התחנכה במוסקבה האוניברסיטה הממלכתיתהתמחות בכלכלה. נָשׂוּי. יש לו שני ילדים (בני 7 ו-5).

היא עבדה במפעל LLC "ואש דום" מתאריך 04/04/2010 עד 15/02/2010. 2016 כרואה חשבון.

תוך כדי עבודתה נשלחה להכשרות במסגרת התוכניות "חשב ראשי" ו"יועץ פלוס", עברה קורסים במסגרת התוכנית " דוחות כספיים 2016". קיבלה מדי שנה פרס בסוף השנה על פעילות מקצועית יעילה ומוסמכת. לא ננקטו צעדים משמעתיים.

המאפיין לעובד ממקום העבודה עדיין לא מאבד מהרלוונטיות שלו. איך לכתוב את המסמך הזה בצורה מקצועית? אילו רגעים צריכים לבוא לידי ביטוי, ומה עדיף להשאיר "מאחורי הקלעים"? האם יש מאפיינים בנושא זה שצריך לשים אליהם לב במיוחד?

קל למצוא תשובות לשאלות אלו ולשאלות רבות אחרות - פשוט הכירו את המידע למטה.

באיזה מקרים הוא

המסמך שאנו בוחנים הוא הערכת ראש הארגון של תכונותיו האישיות של הכפוף לו, המקצועיות שלו, יכולתו להתנהל בחברה עסקית.

מאפיין לעובד ממקום העבודה נערך במקרים הבאים:

1. לבקשת העובד.
2. על היוזמה סוכנויות ממשלתיות(למשל, המשטרה או בתי המשפט).
3. באופן עצמאי ע"י ראש הארגון (להסמכה, הענקת בונוס לעובד, התחשבות בסוגיית מילוי תפקיד מסוים וכו').

אלו הם המצבים הנפוצים ביותר בהם נדרש מסמך כזה.

הטיפוסים שלהם

רֹאשׁ תכונת סיווגמסמך כמו מאפייני עובד ממקום העבודה הוא מקום היישום שלו. בהתאם לו, ניתן להבחין:

• פְּנִימִימאפיינים. הם מיועדים לשימוש ישירות בתוך החברה, למשל, כאשר עובד מקודם או מועבר למחלקה אחרת, במקרה של פרס או הליך משמעתי.
• חיצוני. ההרכבה של מאפיינים כאלה מתבצעת לבקשת העובד עצמו, או לבקשת גופי המדינה, למשל, המשטרה או לשכת הרישום והגיוס הצבאית.

אין הבדלים רציניים בין המאפיינים הפנימיים והחיצוניים של עובד ממקום העבודה. הם מורכבים בהתאם לכללים מקובלים, עליהם יידונו להלן.

בנוסף למקום היעד, ניתן לחלק את המאפיינים לעובדים ממקום העבודה גם לפי מטרת השימוש בהם:

• להגשה ללשכת הרישום והגיוס הצבאי;
• להגיש לבית המשפט;
• לתלמיד;
• לתלמיד;
• ממקום ההתמחות.

רשימה זו אינה ממצה. מסמך כזה נערך במקרים אחרים.

דרישות בסיסיות להכנת מאפיינים לעובד ממקום העבודה

אין כללים נוקשים להרכבת מאפיין כזה: הפתרון לסוגיה זו נמצא לחלוטין בסמכותו של ראש החברה או אחראי אחר. המסמך נערך בכתב בצורה חופשית, בהדפסה או בעבודת יד.

למרות זאת, בפועל, ישנם כמה כללים שיש לקחת בחשבון בתהליך הכנת מסמך זה:

1. עדיף להשתמש בגיליונות A4.
2. הקריינות צריכה להתנהל מגוף שלישי, תוך שימוש בפעלים בזמן הווה או עבר, בהתאם לסיטואציה (למשל, עובד, עבד וכו').
3. בראש הגיליון מופיע שם המסמך - "מאפיינים". לאחר מכן נכתבים שם המשפחה, שמו ומשפחתו של העובד, תפקידו או מקום עבודתו. קיצורים בבלוק זה אינם מומלצים.
4. הטקסט הישיר של המאפיין צריך להתחיל במידע אישי על העובד: תאריך לידה, רמת השכלה, מקום ושעת קבלתו, כיוון ההכשרה.
5. בחלקו העיקרי של המסמך יש צורך לשקף מידע על מסלול העבודה של העובד. מעסיקים רבים מגבילים את עצמם לתיאור פיתוח קריירהעובד ישירות בחברה שלו: ציין את מועד ההרשמה למדינה, תפקיד, קידום. זה יהיה נהדר אם תוכל לדבר על הישגים אחרים של אדם.
6. הקפידו להביא את הרגעים המשמעותיים והבהירים ביותר פעילות עבודהעוֹבֵד. כאן תוכלו לציין על ניהול פרויקטים רציניים, השתתפות באירועים גדולים, אצור משימות מסוימות וכו'.
7. אם בזמן הכתיבה את המאפיינים אדם קיבל השכלה נוספתאו סיימו קורסי הסבה מקצועיים, עובדה זו צריכה לבוא לידי ביטוי גם במסמך.
8. לא פחות מ נקודה חשובהמהווה הערכה של תכונותיו המקצועיות והעסקיות של עובד. ידע תיאורטי מצוין בחקיקה הנוכחית ויכולת יישומם בפועל, מערכת היחסים של העובד עם חברי הצוות, יכולת פתרון בעיות אנליטיות, יכולת עמידה במועדים למילוי חובותיו - כל זאת, אם קיים, ניתן לציין במסמך הנדון.
9. בנוסף לכשירות, מאפיין לעובד ממקום העבודה צריך להכיל גם מידע על תכונותיו האישיות של האדם - יכולתו ליצור קשר עם אחרים, לשלוט בעצמו במצבי קונפליקט, נכונות לסייע במידת הצורך. בבלוק זה תוכלו גם לתאר את ההתפתחות התרבותית והמוסרית הכללית של אדם זה.
10. אל תאבדו מעיניו את התמריצים העומדים לרשות העובד מההנהלה (או הסנקציות המשמעתיות).

המסמך מסתיים במידע על המקום אליו הוא מיועד - עבודתו החדשה של העובד, המשטרה או לשימוש פנימי וכו'.

רישום מאפיין כזה מותר הן במהלך פעילות העבודה של אדם בארגון, והן לאחר פיטוריו ממנו.

ישנם מקרים בהם המאפיין לעובד אינו מנוסח על נייר המכתבים הרשמי של הארגון, ובמקרה זה יש להחתים את המסמך.

מי מכין וחותם

ברוב המוחלט של המקרים, הכנת מאפיינים לעובד ממקום העבודה נופלת על כתפי הממונה הישיר על העובד. אם הארגון קטן מאוד, ויש בו רק מנהיג אחד, אז הוא עוסק בנושא הזה.

המסמך חתום על ידי אותו אדם שיצר אותו. אם זמין בארגון, חתימתו מונחת גם.

איך כותבים אפיון לעובד

כל אחד מצב ספציפי(מקום, מטרת הרכבת המאפיינים) יש מאפיינים ספציפיים משלו שיש לקחת בחשבון בעת ​​הכנת המאפיינים לעובד ממקום העבודה.

עם פיטורים

אם אדם מתכנן לעבור למקום עבודה חדש, אז בעת הרכבת מאפיין, המנהל צריך לשים לב לנקודות הבאות:

• תכונות עסקיות של אדם;
• התאמתו לתפקיד שמילאו;
• רמת התפתחות כמקצוענים בתחומם.

כמו כן, מומלץ לדבר על התכונות האישיות המשמעותיות ביותר – למשל, יכולת יצירת קשר מהיר עם אנשים, יכולת ביטול מהיר של קונפליקטים שעולים בצוות העבודה, יוזמה ואחריות.

עם זאת, פעמים רבות המעסיק אינו יכול לדבר בחיוב על עובדו, ולכן הוא למעשה מפטר אותו. במצב כזה, למנהל יש את הזכות החוקית לספר על כל הניואנסים של אדם, כולל אלה הלא נעימים ביותר.

במסמך ניתן לציין כל ליקוי - אישי ומקצועי. קונפליקט, חוסר אחריות, אי עמידה בזמנים, חוסר התאמה לתפקיד שנושאו, הפרת תקנון הפנים של החברה – כל דבר, אם זה נכון.

לבית המשפט

יש לשים לב במיוחד למצב בו נדרש מסמך כזה להגשתו לבית המשפט. כאשר אדם עובר עבירה מינהלית או פלילית, יש לבית המשפט הזדמנות לבקש אליו הפניה ממקום עבודתו.

מידע זה נחוץ לשופט על מנת שיוכל לעשות את שיקול הדעת ההוגן ביותר. הבעיה העיקרית במצב כזה היא היעדר הנחיות ספציפיות מהשופט. המעסיק פשוט לא יודע מה בדיוק נדרש לספר לו. אם אינך רוצה לפגוע בכפוף שלך, היעזר בעורך דין ושוחח עם העובד עצמו.

יש לציין כי המסמך מיועד להגשה לבית המשפט. במקרה שתקופת עבודתו של אדם בארגון היא פחות מ-6 חודשים, ייתכן שיידרש מידע ממקומות אחרים של פעילות עבודתו.

בשביל המשטרה

במצב כזה, על ראש הארגון להקדיש תשומת לב מוגברת לא לכישורים המקצועיים והעסקיים של הכפוף לו, אלא לתכונותיו העסקיות והאישיות.

ספר לנו על אופיו של האדם, על איזה סוג של מערכת יחסים יש לו עם חברי הצוות. משקף פרסים ופעולות משמעתיות (אם בכלל, כמובן).

יחד עם זאת, אל תשכח כי תקופת ההתיישנות בגין הפרת התקנון הפנימי של החברה היא שנה קלנדרית אחת. לאחר פרק זמן זה, כל התנהגות בלתי הולמת, אם בכלל, נמחקת מהמאפיין.

על הענקת הפרס

אם עובד השיג הצלחה בפעילותו בעבודתו והוא זכאי לעידוד, אזי המאפיין, קודם כל, צריך לשקף את אותן תכונות של אדם שסייעו לו להשיג מטרה זו. למשל, תקיפות אופי, חריצות, אחריות.

ללשכת הרישום והגיוס הצבאית

ככלל, מאפיין כזה מורכב על ידי עובדים מוסד חינוכיהיכן הוכשר המתגייס - בית ספר, מכללה או אוניברסיטה. מסמך זה צריך לדבר על מערכת היחסים שיש לאדם עם הצוות, על היכולת שלו לפתור מצבי קונפליקטלהסתגל לסביבה החדשה.

מה לא לעשות

למרות העובדה שלמנהל יש הרבה מקום ליצירתיות בעת יצירת מאפיין, עדיין יש להקפיד על כמה כללים.

ראשית, במסמך כזה, כמו באחרים ובכל מסמך אחר, אסור להשתמש במילים ובעלבונות בצבע רגשי. וזה לא משנה אם אתה מרוצה מעבודתו של עובד או לא - הצורך לשמור על כללי התנהגות ב אזור עסקיםאף אחד עדיין לא ביטל.

שנית, אסור למסור מידע כוזב. המאפיין של עובד ממקום העבודה צריך לשקף רק מידע אמיתי על התכונות המקצועיות של אדם. אסור לציין מידע שאינו קשור אליו פעילות מקצועית(אמונות דתיות ופוליטיות, לאום, תנאי דיור וכו').

שלישית, בהתאם ל"חוק הגנת נתונים אישיים", העברת נתונים אישיים לצדדים שלישיים מותרת רק בהסכמת העובד עצמו, לכן יש לקבל הסכמה כזו בכתב.

בנוסף, עליך לשלוט באוריינות שלך. אם נמצאה שגיאה, יש צורך לתקן אותה - לשם כך יש צורך לשכתב שוב את הטקסט של המאפיין.

אם מתעלמים מהדרישות לעיל, אדם תמיד יכול לערער על המסמך שהתקבל.

מסקנות

לפיכך, כאשר מרכיבים מאפיין לעובד ממקום העבודה, יש לקחת בחשבון מספר גורמים: למי והיכן הוא מיועד, האדם עבד היטב בארגון, או שאינו יכול להתפאר בהצלחה ב הקריירה שלו, ועוד הרבה יותר. ביצוע הטיפים האלה יעזור לכם ליצור מסמך מקצועי באמת.

סרטון - לחלקם, חיבור וחתימה על עדות לעובד ממקום העבודה הופכים לבעיה שלמה:

מסמך הנמסר רשמית על ידי הנהלת ארגון לעובד שעבד 6 חודשים לפחות לצורך הגשה לארגונים או גופים אחרים נקרא אסמכתא ממקום העבודה.

הוא מכיל מידע אובייקטיבי על התכונות העסקיות והאישיות המוצגות במהלך תקופת העבודה. זהו מעין תיאור מילולי של עובד על ידי ההנהלה.

בשביל מה המסמך הזה?

לפני שאתם כותבים אפיון לעובד שכיר, כדאי לברר ממנו מדוע היה צורך בכך. זה קובע במידה רבה את המבנה והתוכן שלו.

ייתכן שיידרש מסמך כזה להגיש למשטרה(להחזרת רישיון נהיגה, למשל) או רשויות אחרות - בית משפט, בנקלקבל הלוואה. במקרים כאלה, המאפיין צריך להכיל הערכה של תכונותיו האישיות של העובד בלבד. ככלל, מסמך כזה מצביע על תכונות המאשרות את הבלעדיות של מקרה מסוים בחייו של עובד.

אם יש צורך בתכונה להחליף מקום עבודה, אז בנוסף לתכונות האישיות (חריצות, חברותיות), עליך לתאר את הישגי העבודה של עובד בארגון שלך (תפקידים שמילאו, יחסו לעבודה, היכולת לקחת אחריות).

ניתן להנפיק מסמך זה גם לבקשת העובד עצמו (בעת פיטורים או מעבר ל עבודה חדשה), ולפי דרישת מוסדות רשמיים (למשל לבית המשפט, רשויות ביצוע וכו').

סוגי מאפיינים

בהתאם למטרה, מסמכים אלה הם משני סוגים:

• חיצוני- נחשב כיום לפופולרי ביותר מבין סוגי המסמך הזה ונערך לבקשת ארגון צד שלישי;
• פְּנִימִי- נכתב במקרה של העברה של עובד למחלקה אחרת, קידום או הורדה בדרגה, הטלת סנקציה משמעתית או עידוד.

כל אחד מהסוגים מאושר בחותמת הארגון ובחתימה.

דרישות מסמכים

הדרישות העיקריות הן:

• המאפיין ממקום העבודה מורכב בהתאם לקריטריונים סטנדרטיים. לפני שכותבים את זה בלי להיכשלניתנת הסכמת העובד (בכתב) להעברת הנתונים האישיים שלו לצד שלישי (על בסיס "חוק הגנת נתונים אישיים").
• אין להכיל הערכה של הנתונים האישיים של העובד, שאינה קשורה ישירות לפעילותו המקצועית (לאום, אמונות דתיות ופוליטיות, תנאי דיור וכו').
• אם מאפיין מסופק לארגון שיש לו טופס תאגידי סטנדרטי של מסמך זה, הוא נערך לפי טופס זה.
• הוא מופק ברוב המקרים על נייר מכתבים של הארגון. ואם זה מתבקש מגופים רשמיים, זה צריך להכיל גם קישור אליהם.

בנוסף, עליו להכיל את המידע הבא:

• מידע אישי;
• פרטי הארגון שהוציא את המסמך;
• יום הוצאה לאור;
• ציון רמת ההסמכה, הישגים מקצועיים, חובות תפקודיות שבוצעו;
• הערכת תכונות אישיות ויחסים בין העובד לצוות.

בחלק האחרון מצוין שם הארגון שלפי בקשתו מופק המאפיין או נכתב ביטוי המעיד על הנפקתו לצורך הצגתו במקום הדרישה.

התיאור נכתב על ידי ראש המחלקה או מנהל כוח האדם, שחתימתו בהחלט מאושרת בחותמת הארגון.

תכונות של הרכבת מאפיין לאחר פיטורין

מאפיין עם מקום לשעברעבודה אצל עובד שהתפטר או פוטר קודם לכן נדרשת, ככלל, לספק מעסיק חדש במהלך ראיון לצורך העסקתו.

מסמך מסוג זה מאפשר התמקדות בהערכת תכונותיו העסקיות של העובד, רמת המקצועיות והעמידה בתפקיד בעת ביצוע משימות הייצור. לא יזיק להזכיר גם את כישורי התקשורת שלו כחבר בצוות, את היכולת לייצג את האינטרסים של החברה מחוצה לה.

לרוב, עובדים רבים במקרה של פיטורים (על ידי בורות או שכחה) אינם מבקשים מהמעסיק להוציא מסמך זה. אך על פי חוק, לעובד יש זכות לבקש מאפיין כזה תוך 3 שנים ממועד הפיטורים.

איך כותבים מאפיין לבית המשפט

חשוב להיות מודעים לצורך בגישה אחראית במיוחד לכתיבת מסמך זה כאשר הדבר מתבקש על ידי בית המשפט. ואם עובד מובא לאחריות מנהלית או פלילית, הפניה ממקום העבודה עשויה אף להשפיע על החלטת בית המשפט. במצב כזה עדיף להתייעץ עם עורך דין או עורך דין.

מסמך כזה נכתב על פי בקשה חיצונית מבית המשפט על נייר מכתבים של ארגון ספציפי עם ציון חובה של שמו המלא, כתובת הדואר ומספרי ההתקשרות שלו.

במקרה זה, למאפיין אין חלק כתובת: ישירות מתחת לשורת הכותרת של הטופס נכתבת המילה "מאפיין" ומצוינים הנתונים האישיים של העובד עבורו הוא נערך. לאחר מכן מגיע מידע על אזרחותו, כמה זמן הוא עובד (עובד) במפעל, באיזה תפקיד הוא ממלא. לא פחות חשוב לציין את היקף תפקידיו וכיצד הוא מתייחס לביצועם, קיומם של פרסים על הישגי עבודה.

בחלק העיקרי של התיאור, הערכת תכונותיו האישיות של העובד ויחסיו עם עמיתים(סמכות בצוות, יוזמה, עבודה סוציאלית).

בסוף המסמך יש לציין כי הוא ניתן לבקשת בית משפט. המאפיין המוגמר חתום על ידי הממונה הישיר על העובד, מנהל החברה ומוסמך על ידי מנהל משאבי אנוש.

במקרים מסוימים, בהליך של ביצוע הליכים שיפוטיים, עשוי בית המשפט לדרוש אפיון של הנאשם ממקום העבודה האחרון. אם אזרח קיבל לאחרונה עבודה בארגון, המאפיין נכתב ממספר מקומות עבודה (מהאחרון והלפני אחרון). כל מסמך נערך בנפרד ונחתם על ידי ראשי הארגונים הללו.

אם המאפיין נכתב למשטרה

בכתיבת עדות למשטרה, מוקדשת עיקר תשומת הלב תכונות אישיות של אדם. הוא מנוסח על נייר המכתבים של המיזם, שבו מצוינים פרטי הארגון, הכתובת החוקית ומספרי הקשר שלו. המילה "מאפיינים" כתובה באמצע הגיליון, הנתונים האישיים של העובד, כולל התפקיד שמילא, מסומנים בשורה חדשה.

הכנת מסמך כזה מתחילה במידע על מועד ההרשמה לצוות או הכניסה לתפקיד.

מאפיינים כאלה, ככלל, נכתבים עבור עובדים שרישיון הנהיגה שלהם הוחרם (נרשמה עבירה מנהלית).

חשוב לציין בצורה משכנעת את הסיבות המניעות את רשויות המשטרה להחזיר את הזכויות לקצין (למשל הצורך לנהוג במכונית לצורך ביצוע תפקידים רשמיים). לכן, יש להתמקד בחיובי איכויות אישיותעובד, כגון אחריות, חריצות וחריצות. המסמך חתום ע"י הראש ומאושר ע"י חותמת החברה.

תכונות של כתיבת מאפיין שלילי

כתיבת מסמך כזה נחשבת לשאלה, שכן ביצועים רעיםעובד יכול גם להשפיע לרעה על המוניטין של המיזם עצמו. במצב זה מתעוררת תמיד השאלה: "כיצד שכר עובדים מוסמכים של מחלקת כוח אדם לא מיומן או עובד סכסוך?" אבל לפעמים נדרש מאפיין שלילי להטיל קנס על עובד (פיננסי) או לבקשת רשויות אכיפת החוק.

הוא מורכב על פי תבנית סטנדרטית, אבל החלק העיקרי של המסמך מציין תכונות שליליותעובד (מקצועי ואישי), כל הליקויים והעונשים מפורטים.

במקרה זה, חשוב לקחת בחשבון שהעונש מתבטל אוטומטית אם לאחר תום השנה הקלנדרית לא עבר האדם עבירות משמעת.

באילו מקרים אחרים עשוי להידרש מאפיין

IN תקופת שירותאנשי צבא צריכים לעתים קרובות להגיש בקשה לקבלת עדות. זהו מעין מסמך המכיל ניתוח פעילויות והערכה של הפסיכולוגיה, העסקית וה תכונות מוסריותעוֹבֵד.

מפקדו כותב בגוף שלישי ובצורה חופשית. לפני כן הוא לומד באופן מקיף את תכונותיו האישיות והעסקיות של עובד, לרבות את כל מדדי הביצוע בתפקידו, את מצב העניינים ביחידתו הצבאית או בתחום שעליו הוא אחראי.

מאפיינים ממקום העבודה הוא מסמך המציג מידע על תפקודו של עובד, תוך התחשבות בתכונותיו וכישוריו האישיים והמקצועיים. המטרות שלפיהן נערך מאפיין ממקום העבודה יכולות להיות שונות לחלוטין: הן ביתיות (הרשמה למוסד חינוך, למשל, או קבלת הלוואה), והן קשורות בקבלת החלטות מתאימות על ידי המדינה והעירייה. רשויות ביחס לאדם המאופיין (מתן כל מיני אישורים קבלת החלטות על החלת עונשים או תמריצים).

בהתאם למטרה שלשמה נערך המסמך, ניתן לסווג מאפיינים ממקום העבודה כמסמכים לזרימת עבודה פנימית של מיזם (ארגון) ומסמכים לשימוש חיצוני. מאפיינים פנימייםנערכים, למשל, במקרה של העברת עובד מתפקיד אחד למשנהו או בעת מעבר ממחלקה למחלקה. המאפיין החיצוני נערך הן לבקשתו האישית של העובד, והן לבקשת צדדים שלישיים.

המסמך מנוסח על נייר המכתבים של המיזם (ארגון) על ידי עובד מחלקת כוח אדם, חתום על ידי ראשו וחתום. אם המאפיין נשלח לארגון שיש לו צורה מבוססת משלו של המאפיין, אזי המסמך נערך לפי המודל שלו. מידע שיש לציין במאפיינים ממקום העבודה הוא:

• שם מלא של המסמך, פרטי הארגון המרכיב אותו, תאריך החיבור. יש למקם נתונים אלו בכותרת המסמך במרכז הטופס;
• מידע על העובד הכולל את מועד העסקתו והישגיו המשמעותיים ביותר בתפקידו;
• הערכת תכונותיו המקצועיות, העסקיות, האישיות, הפסיכולוגיות של עובד, רמת ביצועיו ויחסיו בצוות, מידע על עונשים ותמריצים;
• החלק האחרון, שמולא רק עבור מאפיינים שנשלחים לצדדים שלישיים. חלק זה מציין את מטרת המסמך ואת שם הארגון לו הוא מסופק.

יצוין כי הקשים ביותר להרכבה הם המאפיינים ממקום העבודה, שאליהם נשלחים, שכן הבקשה למאפיין כזה אינה מרמזת על בירור איזה מידע יהיה נתון לשיקול. על סמך תכונה זו של עריכת מסמך, מומלץ להיוועץ תחילה עם העובד עצמו, שעל שמו יונפק המסמך וכן עם עורך דינו. במקרים כאלה יש לזכור גם שמי שהכניס את חתימתו תחת המאפיין אחראי ישירות למסירת מידע כוזב.