Uusien mahdollisuuksien etsiminen tavaroiden/palvelujen myyntiin epävakaan talouden aikana on kiireellistä kaikille organisaatioille, niin suurille yrityksille kuin keskisuurten ja pienten yritysten edustajille.
Tällä hetkellä kehityssuunta jatkuu talouskriisi. Tavaroiden ja palveluiden myynnin ongelma on akuutti. Säästämisen aikana budjetteja leikataan, ja monet yritykset kieltäytyvät kokonaan tekemästä tärkeitä sopimuksia. Kaikki valtion järjestöt, sekä yhä useammat yksityiset yritykset ja yksittäiset yrittäjät käyttävät aktiivisesti ilmaisia tarjouksia akuutissa säästötilassa.
Uusille tarjoushankinnoissa voit käyttää tarjoustukeen erikoistuneen ulkoistusyrityksen palveluita tai yrittää luoda tarjousosasto omillaan.
Ulkoistamisen plussat:
Nopeat tulokset kanssa minimaalinen investointi rahoitus - mahdollista, kun tarjouskilpailuihin osallistuminen ei ole luonteeltaan järjestelmällistä.
Ulkoistamisen haitat:
Yksikään ulkoistava yritys ei tunne työsi erityispiirteitä niin hyvin kuin sinä.
Ulkoistamispalveluiden maksujen korotus on heikko argumentti organisaatiotasi suoraan valvovalle henkilölle.
Ulkoistamisyrityksen työntekijän heikko valvonta. Et voi arvioida tilannetta - kuinka tarkasti projektiasi johtava etätyöntekijä ymmärtää käsillä olevan tehtävän ja missä kehitysvaiheessa projekti on.
Jos haluat tehdä työsi hyvin, tee se itse. Olet kiinnostunut 100 % tuloksista. Olet päättänyt voittaa. Jos häviät, menetät paljon enemmän kuin ulkoistusasiantuntija.
Järkevä ratkaisu löytää uusia tapoja myydä tavaroita ja palveluita on tarjousosaston perustaminen. Sinun ei pitäisi aluksi kasvattaa suurta henkilöstöä. Aluksi riittää, että aloitat yhdestä tai kahdesta työntekijästä, jotka käyvät läpi erityisen koulutuskurssin. Ajatus tarjousostojen järjestämisen siirtämisestä sihteerille, kirjanpitäjälle tai lakimiehelle on huono, koska kukaan ei peru päätyötä ja tarjoustietojen käsittely, dokumentaation laatiminen, menneiden myynnin analysointi on vakavaa työtä, joka vaatii vastuullista, osaavaa työtä. lähestyä. Saatavilla olevia eriä koskevien tietojen ennenaikainen käsittely ilmaisilla sähköisillä alustoilla tai tarjousten virheellinen seuranta johtaa mahdollisesti kannattavan tilauksen menettämiseen. Erityisen tarjoushakuohjelman käyttöönotto yksinkertaistaa työtä huomattavasti.
Tarjousosaston hierarkia
Eli päätös on tehty! Tarve luoda tarjousosasto on ilmeinen. Herää kysymys: kuinka organisoida rationaalisesti työ laitoksen sisällä? Tämä riippuu organisaation koosta ja sen toiminnan laajuudesta. Kuten aiemmin mainittiin, ensimmäisessä vaiheessa ei ole järkevää lisätä työntekijöiden määrää. On paljon helpompaa palkata joku kuin irtisanoa hänet myöhemmin. On tarpeen miettiä selkeä alaisuushierarkia ja kehittää toimenkuvauksia. Voit tehdä tämän itse tai tehdä sopimuksen tarjousosaston rakenteen suunnitteluun erikoistuneen organisaation kanssa. Jos et ole varma, että pystyt järjestämään pätevästi jokaisen osaston jäsenen rakenteen ja hyvin harkitut työnkuvat, asiantuntijat tekevät tämän puolestasi maksua vastaan. Tämän tyyppisten palvelujen tarjousten löytäminen Internetistä ei ole vaikeaa.
Tarjousosaston työn järjestämiseen on useita vaihtoehtoja. Yleisin hierarkia on seuraava:
Tarjousosaston johtaja;
apulaistarjousosasto;
Tarjouspäällikkö (tarjousasiantuntija), heitä voi olla useita;
Assistant tarjouspäällikkö (kuriiri);
Tarjousosaston johtaja on väline organisaation johdon ja osaston työntekijöiden välillä, hän ohjaa koko osaston työtä, tekee analytiikkaa sekä koordinoi prosessin teknisiä ja taloudellisia puolia.
Varajohtaja - oikea käsi osastopäällikkö pystyy täysin korvaamaan johtajan hänen poissa ollessaan työpaikalta syystä tai toisesta.
Tarjouspäällikkö etsii tarjoukset, valmistelee huutokauppaan osallistumiseen tarvittavat asiakirjat avustajan poissa ollessa, toimittaa kerätyt asiakirjat tarjouksiin ja valvoo niiden vastaanottamista asiakkaan toimesta, toteuttaa johtajan ohjeita toimivaltansa puitteissa ja valvoo asiakirjojen toteuttamisen/uudistuksen oikea-aikaisuus.
Pitkälle erikoistuneen alan asianajajan tulee hallita lainsäädäntökehystä, tuntea perusteellisesti liittovaltion laki nro 44-FZ sekä muut tarjouskilpailuihin osallistumisprosessien sääntelyyn liittyvät lait, valvoa lakeihin tehtyjä muutoksia ja toimittaa järjestön eduista liittovaltion monopolien vastaiselle palvelulle.
Tarjousosaston päätehtävät
- Laajentaa asiakaskunta, tehdä uusia sopimuksia, ylläpitää vakiintuneita myyntireittejä ja palauttaa yhteyksiä vanhoihin asiakkaisiin;
- ylläpitää yrityksen imagoa, luoda mainetta luotettavana asiakkaana/toimittajana;
- Valmistele tarjousasiakirjat, etsi tarjouksia kaikista sivustoista, varmista osallistuminen tarjouksiin;
- Puolusta etuja rikkomuksissa, tee ajoissa valitus FAS:lle;
- Tee tarjousmyynti-/ostoanalyysi.
Työntekijöiden toiminnalliset vastuut
Tarvittavien asiakirjojen kehittäminen tarjouskilpailuihin osallistumista varten, asiakirjojen vaatimustenmukaisuuden tarkistaminen;
Kaupankäyntiä koskevien ajankohtaisten tietojen seuranta eri lähteistä;
Tarjouksiin osallistumisen ja hinnoittelupolitiikan koordinointi yrityksen päällikön kanssa toiminnan erityispiirteiden mukaisesti;
Asiakirjojen valmistelun suunnittelu tulevia huutokauppoja varten, asiakirjojen oikea-aikainen oikaisu;
Asiakirjojen valmistelu lähetystä varten ja niiden lähetyksen valvonta;
Raportointiasiakirjojen laatiminen;
Toteutettujen ostojen/myynnin analyysi;
Asiaan liittyvien asiakirjojen säilyttäminen tarjouskilpailu viiden vuoden sisällä.
Tarjousosaston työntekijöiden palkitseminen ja motivointi
Jokainen ihminen tarvitsee motivaatiota saavuttaakseen tuloksia. Tarjousosaston työntekijät eivät ole poikkeus. On olemassa useita tapoja motivoida työntekijöitä.
- Kiinteä palkka + bonus onnistuneesta kaupasta
- kiinteä palkka + prosentti voitetun tarjouksen summasta
- Kiinteä maksu jokaisesta laaditusta hakemuksesta on mahdollista suurissa rakenteissa, kuten esimerkiksi Moskovan terveysministeriön tai Lukoilin hankinnoissa, kun tarjouskilpailuihin osallistumishakemusten määrä saavuttaa merkittävän koon.
Yhteenveto
Kertaluonteisiin voittoihin sähköisillä alustoilla riittää tarjousyritysten ulkoistaminen.
Päätettiin perustaa tarjousosasto - osastolla ei ole tarvetta aluksi lisätä henkilöstömäärää.
Tarjouskilpailutyötä ei tule delegoida lakimiehelle, kirjanpitäjälle tai sihteerille. Jos jahtaat kahta jänistä, et saa kumpaakaan. Tehokkuus on nolla.
Uuden osaston työstä ei kannata odottaa paljoa tuottoa. Ensinnäkin sinun on analysoitava organisaation kehityssuunta, pohdittava osaston toimivuutta, jaettava vastuut työntekijöiden kesken, määritettävä tavoitteet ja tavoitteet sekä suoritettava koulutusta työntekijöille, joille annetaan tehtävänä osallistua tarjouksiin.
Olet päättänyt saavuttaa tuloksia - liittyä tarjousten voittajien joukkoon. Hyvä motivaattori tavoitteen saavuttamiseen on työntekijöiden palkitseminen onnistuneista liiketoimista.
Tarvittaessa hän on läsnä huutokaupoissa yrityksen puolesta tarjousten avausmenettelyn aikana, laatii valituksia FAS Russialle ja sen alueellisille elimille sekä edustaa yrityksen etuja näitä valituksia käsiteltäessä. 4.9. Kappaleet palautuvat Raha toiminut sovellusten turvana. 4.10. Säilyttää vakiintuneen raportoinnin. 4.11. Suorittaa yksittäisiä virkatehtäviä välittömältä esimieheltään. Tarjousasiantuntijalla on oikeus: 5.1. Tutustu yrityksen toimintaan liittyviin sisäisiin asiakirjoihin. 5.2. Olla vuorovaikutuksessa muiden yritysten, organisaatioiden, laitosten kanssa tuotannossa ja muissa toimivaltaansa kuuluvissa asioissa. 5.3. Käy kirjeenvaihtoa, pyydä ja vastaanota määrätyllä tavalla yrityksen rakenneosastoilta tarvittavat materiaalit ja asiakirjat. 5.4.
Tarjousosaston johtajan toimenkuva
Tekee [organisaatio, laitos] johdolle ehdotuksia osaston työntekijöiden työn laadun parantamiseksi. 3. Työntekijän oikeudet Tarjous- ja hankintaosaston johtajalla on oikeus: 3.1. Pyydä ja vastaanota tarvittavat tiedot ja sen toimintaan liittyviä asiakirjoja.
3.2. Tehdä välittömälle esimiehelle ehdotuksia tämän toimenkuvan mukaisiin tehtäviin liittyvän työn parantamiseksi. 3.3. Anna käskyjä alisteisille työntekijöille ja seuraa niiden toteutumista. 3.4. Lähetä johdolle ideoita hänen komennossaan olevien työntekijöiden palkitsemisesta tai rankaisemisesta.
3.5. Allekirjoita ja hyväksy asiakirjat oman osaamisesi puitteissa. 3.6. Ota kaikkien rakenteellisten osastojen [organisaatiot, laitokset] asiantuntijat mukaan sille annettujen tehtävien ratkaisemiseen. 3.7.
1. Yleiset määräykset
- valtion ja kuntien tilausten tekemismenettely;
- ilmoitusmenettely, tarjousasiakirjat, hakemusten jättämismenettely, hakemusten käsittely, suorittaminen, yhteenveto, epäonnistuneeksi tunnustamisen seuraukset;
- tarjouskilpailujen ja julkisten toimitusten toteuttamisen ominaisuudet sähköisessä muodossa;
- tilauksen tekeminen pyytämällä tarjouksia, myös humanitaarisen avun antamiseksi tai seurausten selvittämiseksi hätätilanteita luonnolliset tai keinotekoiset, ainoalta vaihtotavaroiden toimittajalta (suorittaja, urakoitsija) hyödykepörsseissä;
- tilausten tehostaminen valtion ja kuntien tarpeisiin;
- valvoa lainsäädännön noudattamista Venäjän federaatio valtion ja kuntien tilausten tekemisestä.
Osastonjohtajan toimenkuva
Kunta- ja budjettimarkkinoilla esiteltyjen tuotteiden edistämisen perusperiaatteet ja menetelmät; § Tuotteen myynninedistämisen erityispiirteet kaupallisilla markkinoilla; § Tarjouskilpailujen, avoimen tarjouskilpailun ja sähköisten huutokauppojen alustat; § Säännöt tarjouspyyntöihin ja ehdotuksiin vastaamisesta § Median kanssa työskentelytavat; § Myytyjen tuotteiden tekniset ja suunnittelun perusominaisuudet ja kuluttajaominaisuudet; § Hinnoittelun ja hinnoittelupolitiikan perusteet; § Tuotteiden toimitus-, varastointi- ja kuljetusehdot; § myyntisuunnitelmien toteuttamisen ja tuotteiden myynnin kirjanpidon ja raportoinnin järjestämismenetelmät; § Kilpailuihin osallistumista koskevien organisatoristen, hallinnollisten ja muiden asiakirjojen toimittaminen; § Sisäiset työmääräykset; § Työsuojelusäännöt ja -määräykset; § Etiikka yritysviestintä. 1.5.
Huomio
Valtion ja kaupallisten kilpailujen, tarjouskilpailujen ja sähköisten huutokauppojen etsiminen ja voittaminen. Tarjousasiantuntija suorittaa seuraavat: työvastuudet: 4.1. Se valvoo säännöllisesti erikoistuneita verkkosivustoja, kaupankäyntialustoja julkisille ja kaupallisille mainoksille avoimet kilpailut, tarjouskilpailut, sähköiset huutokaupat.
4.2.
Tiedot
Arvioi tarjouskilpailuihin osallistumisen taloudellisen kannattavuuden ja valmistelee tulosten pohjalta tarvittavat tiedot ja materiaalit johdolle. 4.3. Pyytää tarvittavat tarjousasiakirjat ja tutkii sen vaatimukset. Tarvittaessa pyytää selvennyksiä ja ottaa huomioon tarjousasiakirjoissa tapahtuneet muutokset.
4.4 Analysoi hakemusten teknisen osan voimassa olevan lainsäädännön noudattamista. 4.5. Valmistelee kilpailukykyisiä hakemuksia. 4.6. Käy neuvotteluja ja kirjeenvaihtoa kilpailun järjestäjien kanssa. 4.7. Tekee sopimuksia ja sopimuksia. 4.8.
Tarjousosaston johtajan tehtävät rakentamisessa
Tekee ehdotuksia tarjous- ja hankintaosaston työprosessin ja johtamisen parantamiseksi. 2.5. Osallistuu osaston henkilöstön valintaan ja sijoittumiseen, heidän pätevyyden ja ammatillisen osaamisen kehittämisen järjestämiseen. 2.6. Osallistuu osaston työntekijöiden valmisteluun ja sertifiointiin.
2.7. Varmistaa laaditun raportointidokumentaation oikea-aikaisen valmistelun. 2.8. Valvoo tarjouksia, kilpailuja, huutokauppoja tiedotusvälineissä ja Internetissä. 2.9. Osallistuu tarjousasiakirjojen valmisteluun. 2.10.
Edustaa [organisaatioiden, laitosten] etuja kilpailumenettelyjen täytäntöönpanossa. 2.11. Osallistuu sähköisiä tarjouskilpailuja ja julkisia hankintoja koskevien määräysten ja ohjeiden kehittämiseen. 2.12.
Rakennusalan tarjousosaston johtajan toimenkuva
HYVÄKSYNYT Phoenix LLC:n pääjohtaja " " 20, No. Työnkuvaus kehitysosaston tarjoustyön asiantuntija 1.1. Tarjousasiantuntija kuuluu asiantuntijoiden luokkaan. 1.2. Tarjousasiantuntijaa ohjaavat toiminnassaan: § yrityksen peruskirja; § kehitysosastoa koskevat määräykset; § lainsäädäntöasiakirjat, Venäjän federaation säädökset sekä metodologiset materiaalit, jotka säätelevät tarjoustoiminnan alalla suoritettavaa työtä; § yrityksen johdon, kehitysosaston päällikön käskyt, ohjeet ja ohjeet; § sisäiset työmääräykset; § tämä työnkuva.
1.3. Tarjousasiantuntija raportoi suoraan kehitysosaston johtajalle. 1.4.
Rakennusalan tarjousosaston johtaja
Käytä yritystietopankkeja yrityksen johdon harkinnan mukaan. 5.5. Tutustu yritysjohtamis- ja kehitysosaston päätösluonnoksiin. 5.6. Raportoi kehitysosaston johtajalle kaikista havaituista rikkomuksista ja puutteista suoritetun työn yhteydessä.
5.7.
Käytä yrityksen omistamia ja vuokraamia viestintäjärjestelmiä, viestintä- ja muita laitteita. 5.8 Anna suosituksia ja ehdotuksia toimivaltaansa kuuluvissa asioissa. 5.9. Osallistua hänen pätevyyteensä liittyvien kokousten järjestämiseen ja pitämiseen.
5.10. Toimittaa ehdotukset tässä toimenkuvassa mainittuihin tehtäviin liittyvien töiden parantamiseksi kehitysosaston johdon käsiteltäväksi. Tarjousasiantuntija vastaa: 6.1.
Hyväksyn [organisatorinen ja oikeudellinen [allekirjoitus] [F. I.O., asemalomake, johtajan tai muun organisaation nimi, yritys, virkamies, laitos], jolla on lupa hyväksyä toimenkuvaus] [päivämäärä, kuukausi, vuosi] M.P. Tarjouskilpailujen ja julkisten hankintojen osaston johtajan toimenkuva [nimi organisaatio, yritys , laitokset] Tämä toimenkuva on laadittu ja hyväksytty pohjalta työsopimus tarjouskilpailuista ja julkisista hankinnoista vastaavan osaston päällikön kanssa Työlaki Venäjän federaation muut työsuhteita säätelevät säädökset. 1. Yleiset määräykset 1.1. Tarjouskilpailujen ja julkisten hankintojen osaston johtaja kuuluu johtajien luokkaan ja on suoraan [viran nimi] alainen. 1.2.
Tarvittaessa osallistua huutokauppoihin yhtiön puolesta, tarjousten avausmenettelyn aikana tehdä valituksia FAS Russialle ja sen alueellisille elimille, edustaa yhtiön etuja valituksia käsiteltäessä. 1.20. Seuraa tarvittaessa hakemusten vakuudeksi annettujen varojen palautusta. 1.21. Säilytä vakiintunutta raportointia. 2. OIKEUDET Tarjousasiantuntijalla on oikeus: 2.1.
Pyydä yhtiön rakenneyksiköiden päälliköiltä, asiantuntijoilta ja muilta työntekijöiltä hänen työtehtäviensä suorittamiseen tarvittavat tiedot ja asiakirjat. 2.2. SISÄÄN tarpeellisia tapauksia edustaa organisaatiota suhteissa muihin organisaatioihin, jotta sen toimivaltaan kuuluvat tuotantoon ja taloudelliseen toimintaan liittyvät kysymykset voidaan nopeasti ratkaista. 4.
Tarjousosasto on tehokas työkalu tarjousmyynnissä erityisesti epävakaassa taloustilanteessa. Lisäksi jokainen yritys kohtaa ennemmin tai myöhemmin tarpeen laajentaa tuotteidensa/palveluidensa markkinointimahdollisuuksia. Tehokas työkalu Myyntikanavien laajentaminen on tarjoussuunnan kehittämistä. Osallistuminen tarjouskilpailuihin ja voiton tapauksessa sopimusten tekeminen valtion ja kaupallisten toimittajien kanssa.
Tarjoussuunnan ja tarjousosaston kehittäminen on erityisen tärkeää kriisiaikoina, jolloin kaupalliset yritykset leikkaavat merkittävästi budjettiaan tai kieltäytyvät kokonaan tekemästä sopimuksia useilla ei-tärkeillä aloilla. Valtio ostaa ja ostaa jatkossakin kriisin aikana koko maan normaalin toiminnan edellyttämiä töitä, tavaroita ja palveluita. Lisäksi valtio on luotettava asiakas, joka maksaa laskut.
Tarjousosasto: tehtävät
Tarjousosaston tärkeimmät korostamisen arvoiset tehtävät ovat:
varmistaa yrityksen osallistuminen tarjouskilpailuihin
osallistuminen yrityksen imagon luomiseen ja ylläpitämiseen
uusien sopimusten houkutteleminen tarjousjärjestelmän kautta ja uusien asiakkaiden houkutteleminen sekä vanhojen asiakkaiden pitäminen/palauttaminen
Tehokkaan toiminnan edellytys tähän suuntaan on tarjousosaston luominen, jossa on päteviä asiantuntijoita, jotka ovat motivoituneita saavuttamaan tuloksia. Tästä keskustellaan artikkelissa.
Tarjousosaston tyypillinen organisaatiorakenne
Katsotaanpa sitä kanssasi tyypillinen rakenne tarjousosasto. Saanen tehdä heti varauksen, että tarkastelemamme rakenne on tyypillinen. Suurissa yrityksissä vastuut voidaan jakaa erilliselle asiantuntijalle, mm pienet yritykset Koko tarjousosaston vastuut voidaan jakaa yhden tai kahden työntekijän kesken.
Tarjousosaston johtaja
Apulaisjohtaja / pääasiantuntija
johtaja /
Apulaisjohtaja/sihteeri
Komentoketju näyttää tältä:
Tarjousosaston työntekijöiden vastuunjako ja vakiomuotoiset toimenkuvat
Yksi tavanomaisista virheistä tarjousaluetta luotaessa ja kehitettäessä on tarjousten valmisteluun liittyvien tehtävien ja vastuiden uudelleenjako asiantuntijoiden kesken, jotka eivät ole aiemmin käsitelleet asiaa ja joilla ei ole riittävää tietämystä alalta.
Esimerkiksi lakimiehelle annetaan päätehtävien lisäksi myös tarjousalueiden kehittäminen. Tämä ei välttämättä ole lakimies, vaan joissain yrityksissä tarjousten valmistelun tehtävät siirtyvät sihteerille, apulaisjohtajalle tai kirjanpitäjälle. Tämä on tehoton lähestymistapa, joka vaikuttaa viime kädessä tarjouskilpailujen työn tuloksiin.
Tehokas osallistuminen tarjouskilpailuihin edellyttää tämän alan osaamista ja kokemusta. Järkevin ja tehokkain tapa on luoda tarjousosasto, joka voi alkuvaiheessa koostua yhdestä asiantuntijasta. Mutta tämän asiantuntijan on oltava koulutettu tarjouskilpailujen alalla ja hänellä on oltava asiaankuuluvaa käytännön kokemusta. Tarjousosaston toiminnan tulee suunnata vain yhden tavoitteen saavuttamiseen: yrityksen tehokas osallistuminen tarjouskilpailuihin ja uusien sopimusten saaminen yritykselle tarjouskilpailujärjestelmän kautta.
Tarjousosaston vastuunjako, jota harkitsemme kanssasi, on myös tyypillistä ja voi vaihdella tietyssä organisaatiossa.
Tarjousosaston johtaja:
2.1. Valvoo tarjousilmoituksia eri lähteistä.
2.2. Koordinoi tarjouskilpailuihin osallistumista Yhtiön johtajan tai osastopäälliköiden kanssa osastojen toiminnan erityispiirteiden perusteella.
2.3. Analysoi kilpailijoiden osallistumista tarjouskilpailuihin ja antaa osastojohdolle tarvittavia tietoja rahoitusehdotusten laatimiseen.
2.4. Osallistuu yhdessä lakiosaston kanssa hankinta-asiakirjojen selvennyspyyntöjen laatimiseen;
2.5. Vastauksia kohtaan tämänhetkiset ongelmat osastojen edustajien ja tarjousten järjestäjien tarjouskilpailuihin osallistumista koskevien asiakirjojen valmistelusta.
2.6. Suunnittelee osaston työntekijöiden toimintaa.
2.7. Valvoo, että Yhtiön asiantuntijat laativat (taloudellisia ja teknisiä) tarjousehdotuksia, arvioita ja työaikatauluja, ja määrittää määräajat osastopäälliköiden nimittämien Yhtiön asiantuntijoiden asiakirjojen toimittamiselle tarjousosastolle;
2.8. Valvoo osaston työntekijöiden tarjousasiakirjapakettien valmistelua.
2.9. Osallistuu asiakirjalomakkeiden täyttämiseen hankinta-asiakirjojen mukaisesti;
2.10. Valmistelee asiakirjapaketin strategisesti tärkeisiin tarjouksiin hankintadokumentaation vaatimusten mukaisesti.
2.11. Valvoo asiakirjojen jättämistä tarjouksiin;
2.12. Valmistelee raportointiasiakirjat ja toimittaa ne yhtiön johtajalle.
2.13. Tarjouskilpailun voittamisen tapauksessa toimittaa sopimuksen tekemiseen tarvittavat tiedot Yhtiön työntekijöille. Sopimuksen tekemisen kannalta tarpeellisten kalenterisuunnitelmien, teknisten ehdotusten jne. muutoksista vastaavat tarjouskilpailun voittaneiden osastojen asiantuntijat.
2.14. Ilmoittaa lakiosastolle pankkitakaustarpeista ja asiakirjojen toimittamisen määräajoista.
2.15. Antaa kirjanpidolle tarvittavat tiedot tarjouspyyntöjen turvallisuuden maksamiseen ja tiedot maksumääräysten jättämisen määräajoista tarjousosastolle.
2.16. Valvoo muutoksia lainsäädäntöön, tarjousasiakirjojen laatimisen oikeudellisiin puitteisiin, julkisiin hankintoihin ja tutustuttaa osaston työntekijöitä näihin tietoihin.
2.17. Hallitsee alaistensa toimintaa, ryhtyy toimenpiteisiin varmistaakseen, että he noudattavat sisäisiä työsääntöjä.
2.18. Esittää ehdotuksia osaston työntekijöiden palkkioista tai rangaistuksista ja auttaa parantamaan heidän pätevyyttään.
No, nyt tarkastellaan tarjousasiantuntijan tyypillisiä vastuita.
Tarjousten asiantuntija:
2.1. Osallistuu eri lähteiden tarjousilmoitusten seurantaan
2.2. Vastaa ajankohtaisiin kysymyksiin tarjouskilpailuihin osallistumisen dokumentoinnin valmistelusta osastojen edustajille ja tarjousten järjestäjille.
2.3. Valmistelee asiakirjapaketin tarjousasiakirjojen vaatimusten mukaisesti:
laatii osaston asiantuntijoiden esittämät (taloudelliset ja tekniset) ehdotukset dokumentointistandardien mukaisesti;
pyytää kirjanpidolta Yhtiötä koskevia taloudellisia tietoja ja asiakirjoja;
pyytää (riippuen hankinta-asiakirjojen vaatimuksista) todistuksia erilaisina valtion virastot osana tarjousasiakirjojen valmistelua sen vastuualueella;
täyttää osastopäällikön puolesta hankintadokumentaation mukaisia asiakirjalomakkeita;
kerää osastopäällikön puolesta asiakirjoja (perusasiakirjat, luvat, tutkintotodistukset, asiantuntijatodistukset, jäljennökset sopimuksista, asiakirjoista jne.)
skannaa ja valokopioi tarjouspyynnön laatimiseen tarvittavat asiakirjat.
järjestää tarjouksen asiakirjapaketin laatimiseen tarvittavien asiakirjojen notaarin vahvistamisen
2.4. Tarjousasiantuntija laatii tarjouspyyntöön sisältyvän asiakirjapaketin hankinnan järjestäjän määräämällä tavalla ja dokumentointivaatimusten mukaisesti.
2.5. Järjestää asiakirjojen lähettämisen tarjouksiin ja valvoo niiden vastaanottamista asiakkaiden toimesta;
2.6. Tuotantotarpeessa suorittaa kuriiritoimintoja.
2.7. Jäsentää tietoa kaupankäynnistä sähköisellä ja paperilla.
2.8. Osastonjohtajan puolesta laatii kirjeitä, pyyntöjä ja muita asiakirjoja.
2.9. Valmistelee vastauksia oman alansa kirjeisiin ja tiedusteluihin
2.10. Toteuttaa osastopäällikön antamia ohjeita toimivaltaansa kuuluvalla alueella.
Tarjousosasto ja prosessinhallinta
Tarjousosaston päällikkö (johtaja) johtaa prosessia suorittaen suunnittelun, seurannan, valvonnan, analysoinnin ja hyväksynnän johdon päätöksiä. SISÄÄN erilaisia yrityksiä Tarjoustyö- ja johtamisprosessi voidaan järjestää monin eri tavoin. Mutta harkitsemme vakiovaihtoehtoa, kun tarjousosaston johtamistehtäviä suorittaa tarjousosaston johtaja.
Tarjousosaston johtaja suunnittelee prosessin etenemisen sovittujen tarjousten määrän mukaisesti seuraavien tietojen avulla:
tiedot julkistetuista tarjouskilpailuista,
hankinta-asiakirjoissa esitetyt hankinnan järjestäjän vaatimukset,
tiedot huutokauppaan osallistumisen tuloksista
Tarjousosaston johtaja kirjaa suunnittelutulokset osaston sisäisiin asiakirjoihin. Käytännössä voit suunnitella tarjousten valmistelun Excelillä. Toisin sanoen pitää taulukkoa tiedoista asiakkaasta, ostokohteen, alku(maksimi)hinnan, osallistujahinnan, asiakirjojen vastaanottamisen määräajan, tulosten yhteenvedon määräajat ja muut työssä mahdollisesti hyödylliset tiedot. Tätä taulukkoa voidaan käyttää raportoinnissa johdolle.
Vaihtoehtona tälle vaihtoehdolle raportointi voidaan tehdä erikoispalveluissa ja -ohjelmissa.
Tarjousosasto ja sen työtekniikka
Katsotaanpa tarjousosaston työprosessia toimittajayrityksessä ja vuorovaikutussuunnitelmaa yrityksen sisällä.
Tarjoustyö alkaa tiedon hankinnalla käynnissä olevista tarjouskilpailuista yrityksen johdolta saatujen palvelujen tarvetietojen mukaisesti. Toisin sanoen tarjousasiantuntija tai tarjousosaston johtaja etsii tarjoukset ensin ottaen huomioon valintakriteerit: hinta, alue, tarjouksen aihe tai muu yrityksen johdolta tuleva tieto.
Prosessi päättyy seuraavilla ehdoilla:
saada tietoa kaupankäynnin tuloksista
tiedon välittäminen yrityksen sidosryhmille.
Tietoa tuloksista julkaistaan Yhtenäisessä tietojärjestelmässä, tai jos kyseessä on kaupallinen tarjouskilpailu, tiedot voidaan saada suullisesti asiakkaalta tai asiakkaan verkkosivuilta. Seuraavaksi saadut tiedot välitetään asianomaiselle osastolle CRM-järjestelmän kautta joko sähköpostitse tai suullisesti. Voiton sattuessa välitetään lisäksi tiedot tarjouskilpailun tulosten julkaisupäivästä, sopimusvakuuden määrästä ja sopimuksen ajoituksesta. Seuraavaksi sopimuksen tekemisestä vastaava asiantuntija sitoutuu antamaan pankkitakauksen ja tekemään sopimuksen. Käytännössä sopimusten tekemisen tehtävät on usein annettu yrityksen lakimiehelle tai tarjousosaston asiantuntijalle. Jos sopimusten tekoon osallistuu tarjousosaston asiantuntija, prosessi päättyy sillä hetkellä, kun sopimus solmitaan asiakkaan kanssa.
Tarjousosaston liiketoimintaprosessin jatkumisen välttämätön edellytys on tarjouskilpailuihin osallistumisen oikea-aikainen hyväksyminen johdon kanssa, joka sisältää tarjousten ensisijaisen valinnan, toissijaisen valinnan ja lopullisen valinnan. Alkuvalintavaiheessa johtaja valitsee tarjoukset ottaen huomioon hinnan, alueen ja ostokohteen kriteerit. Toissijaisen valinnan aikana tarjousosaston päällikkö ja asianomaisten osastojen päälliköt analysoivat valitut hankinnat osallistumisen toteutettavuuden. Hakemuksen arviointikriteerit analysoidaan, osallistumisen toteutettavuus määritetään ottaen huomioon matkakulut ja kilpailijoiden mahdollinen hintojen lasku.
Päällä viimeinen taso asianomaisen osaston asiantuntijat analysoivat hankinnan tekniset vaatimukset ja määräajat. Tarjousosaston päällikkö analysoi asiakkaan aiemmat hankinnat vastaavien hankintojen osalta, analysoi kilpailijoiden hintoja ja laskee ennusteen mahdollisesta hinnanalennuksesta. Nämä tekijät huomioon ottaen asianomaisen osaston johto ja tarvittaessa yrityksen johto tekee lopullisen päätöksen huutokauppaan osallistumisen tarkoituksenmukaisuudesta.
Tarjousosasto: työn päävaiheet ja periaatteet
Rakenteellisesta näkökulmasta tarjoustyö on peräkkäisten toimenpiteiden järjestelmä, jonka tarkoituksena on tyydyttää Yhtiön ennalta määrätyt vaatimukset ja tarpeet, mukaan lukien rajoitukset ajoitukselle, kustannuksille, resursseille, ottaen huomioon tietyn palvelun työn luonne ja erityispiirteet.
Prosessin päävaiheet
- Tarjousilmoitusten seuranta eri lähteistä.
- Koordinointi Yhtiön johtajien, tarjouskilpailuihin osallistumisen osastojen päälliköiden kanssa Yhtiön politiikan ja divisioonien toiminnan erityispiirteiden mukaisesti.
- Tarjouskilpailuihin osallistumista koskevien asiakirjojen valmistelun suunnittelu asiakirjojen toimittamisen määräaikojen mukaisesti.
- Asiakirjapaketin muodostaminen huutokaupan järjestäjien vaatimusten mukaisesti ja määräämällä tavalla.
- Dokumenttien vaatimustenmukaisuuden tarkistaminen.
- Tarvittaessa asiakirjojen korjaus.
- Varmista ennen asiakirjojen lähettämistä, että kaikki korjaukset on tehty.
- Paketin valmistelu lähetystä varten ja asiakirjojen lähettäminen.
- Asiakirjojen lähettämisen valvonta huutokaupan järjestäjille.
- Tarjouskilpailuihin osallistumisen tulosten seuranta.
- Tietojen levittäminen kaupankäynnin tuloksista kiinnostuneille osapuolille yrityksen sisällä.
Tarjoustyön perusperiaatteet:
Systemaattisuus– työ järjestetään ja suoritetaan yhtiön sisäisten dokumentointistandardien mukaisesti ja koko dokumentaatiovaatimusten kokonaisuus huomioon ottaen.
Järjestys - työn suunnittelu ja toteutus tapahtuu tiukassa järjestyksessä, jossa myöhemmät tehtävät käyttävät aiempien tuloksia.
Merkityksellisyys– työn tulee noudattaa tämänhetkisiä trendejä ja hankinta-asiakirjoissa ja lainsäädännössä asetettuja vaatimuksia.
Tehokkuus– mikä tahansa työ tähtää tietyn tuloksen saavuttamiseen, joka puolestaan on pakollinen osa lopputulosta.
Luottamuksellisuus– kaikki yrityksen sisällä työn osana vastaanotetut materiaalit, kaikki väli- ja lopputulokset missä tahansa esitysmuodossa ovat yrityksen omaisuutta eikä niiden jakelu tai jatkokäyttö missään muodossa ole sallittua ilman erityistä lupaa.
Huomautus: Tapauksissa, joissa sinulla on epäilyksiä tarjouksen järjestäjän työntekijöiden rehellisyydestä, esimerkiksi jos on syytä uskoa, että hintaehdotuksesi sisältämiä luottamuksellisia tietoja saatetaan paljastaa muille tarjouksen osallistujille, suosittelemme varmistamaan, että ehdotukset toimitetaan viimeisellä minuutilla. Viime hetkellä tämä tarkoittaa hakemuksen jättämistä muutama tunti ennen hakuajan päättymistä tai hakemuksen jättämistä suoraan kirjekuorten avaushetkellä.
Palvelujen tarjoamisessa käytetyt tietolähteet
- Tarjouksen järjestäjiltä saadut alustavat tiedot (ilmoitus verkkosivuilla, ilmoitus tarjousehtojen muutoksista; tarjouskilpailuihin osallistumista koskevat asiakirjat, hankintasuunnitelma, tarkastus- ja arviointipöytäkirja)
- Asiakkaalta saadut alustavat tiedot (hankintadokumentaation ehdoista riippuen: metodologia, metodologia, konsepti, tekninen ehdotus, asiantuntijaluettelo, tiedot kokemuksesta, kalenterisuunnitelma, rahoitusehdotus)
- oma tietokanta (näytteet yrityksen asiakirjoista, lomakkeista)
Tarjouskilpailu ja tulosten dokumentointi
Tarjoajan dokumentaation valmistelutyön ja sen tulosten dokumentointi tapahtuu vakiomuotoisia asiakirjamalleja käyttäen (raporttimuoto). Yritys voi käyttää raportointiasiakirjana lomaketta, esimerkiksi Excelissä laadittua. Myös tiedot laadituista tarjouksista ja tarjousosaston työn tuloksista voidaan tallentaa CRM-järjestelmään tai muihin erikoisohjelmiin tai -palveluihin, esimerkiksi TenderPlan-palveluun.
Palkkaus- ja motivaatiojärjestelmä
Suosituimmat maksujärjestelmät tarjouskilpailujen alalla ovat seuraavat:
1) maksu tuloksista
2) kiinteä maksu
Ensimmäisessä tapauksessa yritys motivoi tarjousosaston työntekijöitä saavuttamaan tuloksia, ts. uusien sopimusten saaminen yritykselle. Toisessa tapauksessa tällainen motivaatio puuttuu käytännössä.
"Maksa tuloksista" -järjestelmän mahdolliset muunnelmat:
1. Palkka + prosenttiosuus voitetuista tarjouksista
2. Palkka + kiinteä tulospalkkio
3. Voitettujen tarjousten prosenttiosuus
4. Maksu jokaisesta hyväksytystä hakemuksesta.
Yleisimmät maksuvaihtoehdot henkilöstön tarjousasiantuntijoille ovat 1 ja 2, etäasiantuntijoille vaihtoehdot 3 ja 4. Vaihtoehdot ovat myös mahdollisia esimerkiksi silloin, kun freelance-työntekijä valmistelee vain hakemuksen ensimmäisen osan huutokauppaan ja jos ensimmäisen osan hakemus hyväksytään, saa kiinteän palkan. Hakemuksen toisen osan laativat asiakkaan asiantuntijat, jotka saavat palkan ja prosenttiosuuden voitetuista tarjouksista tai palkan ja kiinteän bonuksen.
Tämän palkitsemisjärjestelmän kiistaton etu on motivaatio lopputulokseen. Korot ja tulokset ovat tällaisella palkitsemisjärjestelmällä korkeammat kuin kiinteällä maksulla. Edellyttäen tietysti, että palkka ei ole niukka, vaan markkinatasoinen.
Nyt tarkastelemme vaihtoehtoja kiinteälle maksulle:
1. Kiinteä palkka
2. Kiinteä maksu jokaisesta laaditusta hakemuksesta
Ensimmäisessä vaihtoehdossa myös erilaiset variaatiot ovat mahdollisia, esimerkiksi kun palkkaan lisätään ylityökorvaus. Tapauksissa, joissa valmisteltujen tarjoushakemusten määrä on suuri ja käsittelyä on paljon, myös käsittelymaksun määrä voi olla merkittävä.
Tarjouskilpailun edut ja haitat
Yritykset ja yrittäjät, jotka ovat vasta tulossa julkisten hankintojen markkinoille, tekevät yhden yleisen virheen. Yrityksen kaikki tarjoustoiminta on kokonaan ulkoistettu tarjouskilpailua tukevalle yritykselle. Suurin ja suurin virhe on, että mikään muu yritys kuin sinun ja mikään muu asiantuntija kuin työntekijäsi ei ole niin kiinnostunut tuloksesta.
Ensimmäinen miinus ulkoistusyrityksen houkutteleminen tarjouskilpailuihin on:
- heikko kiinnostus hakemuksen valmistelevan työntekijän tulosta kohtaan. Vaikka maksaisitkin kunnollisen maksun ulkoistusyritykselle, sillä ei todennäköisesti ole juurikaan vaikutusta hakemuksesi laativan työntekijän maksuun.
Toinen miinus Tämä ei aina ole korkeaa lukutaitoa omalla aihealueellasi niillä ulkoistusyrityksen työntekijöillä, jotka laativat hakemuksen.
Kolmas miinus Tämä on heikkoa valvontaa tarjoushakemuksia laativien työntekijöiden toiminnan suhteen. Aina ei voi tietää ja ymmärtää tarkalleen, työskenteleekö ulkoistusyrityksen työntekijä tarjouksessasi ja missä vaiheessa hanke on.
Seurauksena on, että kun olet maksanut työstä kunnollisen rahan, voit päätyä tilanteeseen, jossa työn lopputulos ei ole kiinnostunut, esiintyjä ei ole korkealla ammattitaidolla aiheessasi ja hallinnan puute.
Siksi kaikkien tarjouskilpailujen ulkoistaminen ei ole suositeltavaa. Ulkoistamisyrityksiä on mahdollista ja tarpeellista houkutella tukemaan tarjouskilpailuja ja freelancereita, mutta sinun tarvitsee vain delegoida osa tehtävistä ja valvoa hakemusten valmisteluprosessia.
Eli tarvitsemme yritykseen tarjousasiantuntijan, joka olisi motivoitunut saavuttamaan tuloksia tarjouskilpailuissa, suorittamaan osan toiminnoista itse ja delegoimaan toisia. Esimerkiksi huutokaupan ensimmäisten osien valmistelu voidaan delegoida tarjouskilpailutukiyritykselle tai freelance-yritykselle. Pääasia, että asiantuntijoilla on riittävästi käytännön kokemusta aiheestasi.
Tarjousten etsimisen toimintojen delegointi ei ole suositeltavaa, koska todella lupaavien ja mielenkiintoisten hankintojen valitsemiseksi alueellasi on oltava syvällinen ymmärrys tästä aiheesta ja kyettävä analysoimaan ja laskemaan osallistumisnäkymät. Asiantuntija, joka ei ymmärrä aihettasi, ei pysty tekemään tätä tehokkaasti.
Freelancerin tai tarjoustukiyrityksen palkkaamisen tärkein etu on rutiinitoimintojen ajan lyhentäminen. Säästynyt aika voidaan käyttää tehokkaammin parempien tulosten saavuttamiseen. Käytä esimerkiksi enemmän aikaa analytiikkaan. Käsiteltyjen ja laadittujen tarjousten määrää on myös mahdollista lisätä.
TYÖNKUVAUS
TARJOUSTEN ERIKOISTAJAT
1. YLEISET MÄÄRÄYKSET
1.1. Tarjousasiantuntija luokitellaan asiantuntijaksi.
1.2. Tarjousasiantuntijan tehtävään valitaan henkilö, jolla on korkeampi ammatillinen koulutus.
1.3. Tarjousasiantuntija valitaan tehtävään ja erotetaan siitä määräyksellä Pääjohtaja järjestöt.
1.4. Tarjousasiantuntijan tulee tietää:
§ Liittovaltion lait ja muu lainsäädäntö määräyksiä, opetusmateriaaleja tarjouskilpailuihin osallistumisesta;
§ Kunta- ja budjettimarkkinoilla esiteltyjen tuotteiden edistämisen perusperiaatteet ja menetelmät;
§ Tuotteen myynninedistämisen erityispiirteet kaupallisilla markkinoilla;
§ Tarjouskilpailujen, avoimen tarjouskilpailun ja sähköisten huutokauppojen alustat;
§ Tarjouspyyntöihin ja ehdotuksiin vastaamista koskevat säännöt
§ Median kanssa työskentelytavat;
§ Myytyjen tuotteiden tekniset ja suunnittelun perusominaisuudet ja kuluttajaominaisuudet;
§ Hinnoittelun ja hinnoittelupolitiikan perusteet;
§ Tuotteiden toimitus-, varastointi- ja kuljetusehdot;
§ myyntisuunnitelmien toteuttamisen ja tuotteiden myynnin kirjanpidon ja raportoinnin järjestämismenetelmät;
§ Kilpailuihin osallistumista koskevien organisatoristen, hallinnollisten ja muiden asiakirjojen toimittaminen;
§ Sisäiset työmääräykset;
§ Työsuojelusäännöt ja -määräykset;
§ Liikeviestinnän etiikka.
1.5. Tarjousasiantuntijaa ohjaa toiminnassaan tämä toimenkuva.
1.6. Tarjousasiantuntija raportoi suoraan pääjohtajalle.
1.7. Tarjousasiantuntijan poissa ollessa hänen tehtäviä hoitaa toimitusjohtajan määräyksellä nimetty henkilö. Tämä henkilö hankkii vastaavat oikeudet ja kantaa vastuun näiden ohjeiden mukaisesti.
TYÖVASTUUDET
1.8. Seuraa erikoistuneita verkkosivustoja, kaupankäyntialustoja julkisten julkisten ja kaupallisten avoimien kilpailujen, tarjouskilpailujen ja sähköisten huutokauppojen ilmoittamista varten.
1.9. Arvioidaan tarjouskilpailuihin osallistumisen taloudellista kannattavuutta ja laaditaan tulosten perusteella tiedot ja materiaalit tarjouskilpailuun osallistumista koskevan päätöksen tekemistä varten.
1.10. Pyydä tarvittavat tarjousasiakirjat ja tutustu sen vaatimuksiin. Pyydä tarvittaessa selvennyksiä ja ota huomioon muutokset tarjousasiakirjoissa.
1.11. Valmistele viipymättä täydellinen asiakirjapaketti.
1.12. Keskustele johtajien ja osastopäälliköiden kanssa tarjottujen tuotteiden erityispiirteistä ja hinnoittelusta sekä sovellusten teknisestä osasta.
1.13. Analysoi sovellusten tekninen osa voimassa olevan lainsäädännön (FZ-94) noudattamiseksi.
1.14. Valmistele kilpailukykyiset hakemukset.
1.15. Neuvottelut ja kirjeenvaihto kilpailun järjestäjien kanssa.
1.16. Tee useita projekteja samanaikaisesti.
1.17. Anna ajoissa kaikki tarvittavat tiedot toimitusehdoista, takuista, todistuksista.
1.18. Tee sopimuksia ja sopimuksia.
1.19. Tarvittaessa osallistua huutokauppoihin yhtiön puolesta, tarjousten avausmenettelyn aikana tehdä valituksia FAS Russialle ja sen alueellisille elimille, edustaa yhtiön etuja valituksia käsiteltäessä.
1.20. Seuraa tarvittaessa hakemusten vakuudeksi annettujen varojen palautusta.
1.21. Säilytä vakiintunutta raportointia.
Tarjousasiantuntijalla on oikeus:
2.1. Pyydä yhtiön rakenneyksiköiden päälliköiltä, asiantuntijoilta ja muilta työntekijöiltä hänen työtehtäviensä suorittamiseen tarvittavat tiedot ja asiakirjat.
2.2. Tarvittaessa edustaa organisaatiota suhteissa muihin organisaatioihin, jotta sen toimivaltaan kuuluvat tuotantoon ja taloudelliseen toimintaan liittyvät kysymykset voidaan nopeasti ratkaista.
4. VASTUU
4.1 Tässä ohjeessa määrättyjen tehtäviensä laiminlyönnistä tai virheellisestä suorittamisesta - voimassa olevan työlainsäädännön mukaisesti.
4.2. Toimintansa aikana tehdyistä rikoksista - voimassa olevan siviili-, hallinto- ja rikoslainsäädännön mukaisesti.
4.3 Aineellisen vahingon aiheuttamisesta - voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
5. MUUT EHDOT
5.1. Tämä toimenkuva toimitetaan tarjousasiantuntijalle allekirjoitusta vastaan. Yksi kopio ohjeista säilytetään työntekijän henkilökansiossa.
Olen lukenut ohjeet
ja sitoudun täyttämään: __________________________________________________
Hei, rakas kollega! Tämän päivän artikkelissa keskitytään tarjousosastoon. Tämä on organisaation sisäinen osasto, joka osallistuu julkisiin ja kaupallisiin hankintoihin. Tarjousosastoja on sekä asiakkailla että toimittajilla (hankintaan osallistuvilla). Niiden tehtävät, tavoitteet ja tavoitteet ovat kuitenkin täysin erilaisia. Tässä artikkelissa keskitymme tarkastelemaan tätä osastoa vain toimittajan organisaatiossa. Jos harkitset vakavasti oman tarjousosaston perustamista, tämä artikkeli auttaa sinua ymmärtämään, mistä aloittaa ja mihin suuntaan edetä.
Tarvitsetko tarjousosastoa?
Niinpä sinä tai organisaatiosi päätit osallistua tarjouskilpailuihin. Ja tässä herää järkevä kysymys: kuka tekee tämän? Tekeekö tämän tietty asiantuntija vai useita asiantuntijoita? Vai turvaudutko kolmannen osapuolen apuun, nimittäin tarjouskonsultointiin? Haluaisin heti varoittaa yhdestä erittäin vakavasta virheestä, jonka monet organisaatiot tekevät - ei ole tarvetta perustaa suurta tarjousosastoa alusta alkaen. Alkuvaiheessa tämä voi olla vain yksi henkilö, ja sitten työn määrän kasvaessa voit houkutella yhden tai useamman työntekijän. Enemmän ei tarkoita parempaa.
Jos aiot osallistua tarjouskilpailuihin vain ajoittain, etkä halua tehdä tästä suunnasta tilausten päälähdettä, yksi asiantuntija on enemmän kuin tarpeeksi. Jos sinulla on kuitenkin suuri organisaatio ja haluat saada tilauksia tarjouskilpailuista jatkuvasti, kannattaa miettiä täysimittaista osastoa, joka hoitaa kaikki tarjouskilpailun vaiheet: tiedonhausta suoraan sopimusten tekemiseen. Lisäksi tällaisen osaston on oltava tiiviissä vuorovaikutuksessa organisaatiosi muiden osastojen kanssa.
Pikakäynnistykseen tai kun et halua lisätä henkilöstöäsi, voit käyttää tarjousosaston ulkoistamista. Tässä tapauksessa sinun ei tarvitse luoda uusia työpaikkoja, järjestää niitä (ostaa ylimääräisiä tietokonelaitteita, ohjelmistoja, huonekaluja jne.) ja maksaa myös säännöllisiä palkkoja, veroja jne.
Jotkut johtajat myös ”syntiä” uskovat tarjoustyön jollekin työntekijälleen muodossa lisäkuormitus nimellistä lisämaksua vastaan. Useimmiten - sihteeri, kirjanpitäjä tai lakimies. Mutta voin pettää sinut. Tämä lähestymistapa ei toimi. Tässä tapauksessa työ tehdään esittelyä varten, eikä se tuota sinulle toivottuja tuloksia.
Ja niin, olemme puhuneet tarpeesta luoda tarjousjaosto, katsotaan nyt, mitä toimintoja sen tulisi suorittaa.
Tarjousosaston tehtävät
Alla on tarjouskilpailuihin osallistumista käsittelevän osaston päätehtävät:
- Tarvittavien asiakirjojen valmistelu ja sähköisen allekirjoituksen hankkiminen;
- Akkreditointi (uudelleenakkreditointi) valtion ja/tai kaupallisilla elektronisilla alustoilla;
- Tarvittavien ohjelmistojen asentaminen sähköisiin huutokauppoihin osallistumista varten;
- Tietojen etsiminen käynnissä olevista julkisista ja/tai kaupallisista tarjouskilpailuista organisaation toiminnan erityispiirteiden mukaan;
- Asiakirjojen, teknisten eritelmien tutkiminen ja analysointi;
- Kilpailuympäristön analysointi ja aikaisempien hankintojen tulosten seuranta;
- Sopiminen ylimmän johdon kanssa tiettyyn hankintaan osallistumisen vivahteista sekä lopullisen päätöksen tekemisestä;
- Asiakirjojen valmistelu, lomakkeiden täyttö ja hakemusten jättäminen;
- Tarvittavien todistusten ja otteiden hankkiminen sekä niiden notaarin vahvistaminen;
- Hankintamenettelyjä säätelevän lainsäädännön tuntemus;
- Vuorovaikutus pankkien ja luottolaitosten kanssa lainojen ja pankkitakuiden saamiseksi;
- Vuorovaikutus toimittajien kanssa (jos organisaatio on välittäjä);
- Suora osallistuminen huutokauppaan (henkilökohtaisesti tai etänä);
- Tarvittavien dokumentaatio- ja hankintaehtojen selvityspyyntöjen valmistelu sekä vuorovaikutus asiakkaiden kanssa;
- Meneillään olevien ostojen ilmoitusten muutosten seuranta sekä tällaisten ostojen tulokset;
- Tarvittavien valitusten ja vaateiden valmistelu organisaation etujen suojaamiseksi;
- Sopimusten tekeminen.
Kuten näette, tämä on melko laaja luettelo teoksista. Siksi, jos annat kaiken tämän työn olemassa olevalle työntekijälle, jolla on myös muita työtehtäviä, epäonnistut täysin tällä alueella. Ja yksinkertainen "tyttö" sihteeri ei myöskään pysty täysin osallistumaan tähän kaikkeen. Toistuvasti testattu henkilökohtaisesta kokemuksesta.
Tarjousosaston työn laadun pääindikaattori on ennen hankintamenettelyihin osallistumista hyväksyttyjen hakemusten määrä ja tehtyjen sopimusten määrä niiden toteuttamisen tulosten perusteella.
Tarjousosaston rakenne
Jälleen kerran tarjousosaston rakenne ja koko voivat vaihdella. Kaikki riippuu organisaation laajuudesta ja tarjousten valmisteluun ja niihin osallistumiseen liittyvän työn määrästä. Alla olen antanut esimerkkinä yhden niistä mahdollisia vaihtoehtoja sellainen osasto.
Osastopäällikkö. Hän toimii linkkinä osaston ja organisaation muiden osastojen välillä, koordinoi ja ohjaa koko osaston työtä, koordinoi tarjouskilpailuihin osallistumisen tekniset ja taloudelliset kysymykset organisaation johdon kanssa.
Valvonta- ja analytiikkaasiantuntija. Hakee tietoa käynnissä olevista tarjouskilpailuista, analysoi valmiit menettelyt ja kilpailuympäristön sekä seuraa tiedon muutoksia verkkosivuilla.
Lakimies. Vastaa organisaation asiakirjojen oikeellisuudesta, tarkastaa tarjousdokumentaation virheiden ja lakisääteisten vaatimusten varalta, valmistelee Vaaditut dokumentit(mukaan lukien digitaalisen allekirjoituksen hankkiminen), tilaa varmenteita ja otteita, valmistelee valituksia ja vaateita, edustaa organisaation etuja liittovaltion monopolien vastaisessa palvelussa ja tuomioistuimessa.
Kaupankäynnin asiantuntija. Osallistuu akkreditointiin (uudelleenakkreditointi) sähköisillä alustoilla, perustaa työpaikka osallistua sähköisiin huutokauppoihin, valmistelee hakemuksia (mukaan lukien lomake 2), osallistuu huutokauppoihin. Lisäksi tällainen asiantuntija valmistelee asiakirjojen selvennyspyyntöjä ja on vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa.
Kuriiri. Toimittaa paperihakemukset asiakkaan osoitteeseen. Käytännössä paperihakemukset lähettää asiakkaalle joku organisaation työntekijöistä tai käyttämällä kuljetuspalvelu(esim. DHL, DPD, PONY express jne.).
Mitä tarjousosaston luomisen palveluluetteloon sisältyy?
Tällä hetkellä Internet on täynnä ehdotuksia avaimet käteen -tarjousosaston perustamiseksi. Tämä ei ole tarjouspalvelua tai ulkoistamista, vaan apua osaston luomisessa organisaatioosi. Tällaisten palvelujen hinnat riippuvat itse organisaation erityispiirteistä sekä sen työntekijöiden määrästä. Osaston luomispalvelujen hintaluokka vaihtelee 30-100 tuhatta ruplaa. Luomisaika vaihtelee 2 viikosta 3 kuukauteen.
Mitä sitten sisältyy osaston luomisen palveluluetteloon? Tämä:
- Osaston rakenteen valmistelu ja määrittely vaadittu määrä sen asiantuntijat;
- Organisaation henkilöstötaulukon analyysi mahdollisuudesta houkutella olemassa olevia asiantuntijoita työskentelemään tarjousten kanssa;
- Osaston sääntöjen ja henkilöstöohjeiden kehittäminen jokaiselle työntekijälle;
- Säännösten kehittäminen asiakirjojen kulkua ja osaston vuorovaikutusta varten muiden kanssa rakenteelliset jaot järjestöt;
- Apua tarjousten kanssa työskentelyyn tarvittavien ohjelmistojen valinnassa ja neuvontaa sen käytössä;
- Osaston asiantuntijoiden koulutus;
- Osaston työn käynnistäminen ja "syöttäminen".
- Tietotuki ja ilmaiset konsultaatiot tietyn ajan kuluessa.
Joten mitä johtopäätöstä voidaan tehdä kaikesta yllä olevasta?
Ensinnäkin, jos tarvitset nopeita tuloksia pienin taloudellisin kustannuksin, käytä tarjousulkoistamista. Nyt se on melkoista saatavilla oleva palvelu monille organisaatioille ja yksittäisille yrittäjille.
toiseksi, jos aiot perustaa oman tarjousosaston, aloita 1-2 henkilöllä. Sinun ei pitäisi heti palkata suurta henkilökuntaa. Uuden henkilön palkkaaminen on aina helpompaa kuin irtisanominen.
Kolmas, jos luot tarjousosastosi tyhjästä, älä odota siltä heti suurta tuottoa. Ensin on analysoitava kaikki organisaation liiketoimintaprosessit, määriteltävä osaston toiminnot, laadittava osastolle määräykset, kirjoitettava toimenkuvat sekä määriteltävä tavoitteet ja tavoitteet. On myös tarpeen kouluttaa näitä työntekijöitä säännöllisesti, parantaa heidän taitojaan, motivaatiotaan ja kiinnostusta lopputulokseen.
Neljäs, älä delegoi tarjoustyötä sihteerille, kirjanpitäjälle, lakimiehelle tai muulle työntekijälle lisämaksua vastaan. Tulos on tässä tapauksessa nolla.
Siinä kaikki tältä päivältä. Nähdään uusissa artikkeleissa.
