החיפוש אחר הזדמנויות מכירה חדשות של סחורות/שירותים בתקופה של כלכלה לא יציבה הוא אקוטי עבור כל הארגונים, הן עבור תאגידים גדולים והן עבור נציגי עסקים בינוניים וקטנים.

מגמת הפיתוח נמשכת משבר כלכלי. הבעיה של מכירת סחורות ושירותים היא חריפה. בתקופת החיסכון התקציב נחתך, מספר חברות מסרבות לחלוטין לסגור חוזים חיוניים. את כל ארגוני המדינה, כמו גם מספר הולך וגדל של חברות פרטיות ויזמים בודדים משתמשים באופן פעיל מכרזים חינםבמצב חיסכון אקוטי.

מצטרפים חדשים לרכש מכרזים יכולים להשתמש בשירותיה של חברת מיקור חוץ המתמחה בתמיכה במכרזים, או לנסות ליצור מחלקת המכרזיםבכוחות עצמו.

היתרונות של מיקור חוץ:

תוצאות מהירות עם מינימום השקעהמימון - אפשרי כאשר ההשתתפות במכרזים אינה מערכתית.

חסרונות של מיקור חוץ:

אף חברת מיקור חוץ לא יודעת את הפרטים של העבודה שלך כפי שאתה מכיר אותה.

הגדלת העמלה עבור שירותי מיקור חוץ היא טיעון חלש עבור מי שמפקח ישירות על הארגון שלך.

שליטה חלשה על עובד של חברת מיקור חוץ. אתה לא יכול להעריך את המצב - באיזו מידה העובד המרוחק המוביל את הפרויקט שלך מבין את המשימה, ובאיזה שלב של הפיתוח נמצא הפרויקט.

אם אתה רוצה לעשות עבודה טובה, עשה זאת בעצמך. אתה מעוניין ב-100% תוצאה. אתה מוכן לנצח. כשאתה מפסיד, אתה מפסיד הרבה יותר ממומחה מיקור חוץ.

פתרון רציונלי למציאת דרכים חדשות למכירת סחורות ושירותים הוא יצירת מחלקת מכרזים. אל תנפח בתחילה צוות גדול. מלכתחילה, מספיק להתחיל עם עובד אחד או שניים שיעברו קורס הכשרה מיוחד. הרעיון להעביר את ארגון הרכישות במכרזים למזכירה, רואה חשבון או עורך דין הוא רע, שכן אף אחד לא מבטל את העבודה העיקרית, ועיבוד מידע על מכרזים, הכנת תיעוד, ניתוח מכירות עבר היא עבודה רצינית הדורשת גישה אחראית ומוכשרת. . מידע מעובד בטרם עת על מגרשים זמינים בפלטפורמות אלקטרוניות חינמיות, ניטור לא תקין של מכרזים יוביל לאובדן הזמנה שעלולה להיות רווחית. הכנסת תוכנית מיוחדת לחיפוש מכרזים תפשט מאוד את העבודה.

היררכיה של מחלקת המכרזים

אז ההחלטה התקבלה! הצורך ביצירת מחלקת מכרזים ברור. נשאלת השאלה כיצד לייעל באופן רציונלי את העבודה בתוך המחלקה? זה תלוי בגודל הארגון ובהיקף הפעילות שלו. כאמור, בשלב הראשון אין טעם לנפח את הסגל. לשכור עבודה זה הרבה יותר קל מפיטורין. יש צורך לחשוב על היררכיה ברורה של כפיפות, לפתח תיאורי תפקידים. ניתן לעשות זאת באופן עצמאי, או לערוך הסכם עם ארגון המתמחה בתכנון מבנה מחלקת המכרזים. אם אינך בטוח שאתה יכול לארגן את המבנה בצורה מוכשרת, תיאורי תפקיד מחושב היטב עבור כל חבר במחלקה, אז מומחים יעשו זאת עבורך תמורת תשלום. באינטרנט לא יהיה קשה למצוא הצעות לשירות מסוג זה.

קיימות מספר אפשרויות לארגון עבודת מחלקת המכרזים. ההיררכיה הנפוצה ביותר היא:

ראש מחלקת מכרזים;

סגן מחלקת מכרזים;

מנהל מכרזים (מומחה מכרזים), עשויים להיות כמה מהם;

עוזר מנהל מכרזים (שליח);

ראש מחלקת המכרזים מהווה אמצעי בין הנהלת הארגון לעובדי המחלקה, הוא שולט בעבודת המחלקה כולה, עורך אנליטיקה ומרכז את ההיבטים הטכניים והפיננסיים של התהליך.

סגן ראש - יד ימיןלראש המחלקה יש יכולת מלאה להחליף את הראש בהיעדרו ממקום העבודה מסיבה זו או אחרת.

מנהל המכרזים מחפש מכרזים, מכין את המסמכים הדרושים להשתתפות במכירה הפומבית, בהעדר עוזר, מוסר את תיעוד המכרז שנאסף ומפקח על קבלתם על ידי הלקוח, מבצע את הוראות הראש שבסמכותו, מפקח על עמידה בזמנים של רישום / חידוש התיעוד.

עורך דין בעל התמחות גבוהה נדרש להכיר את המסגרת המשפטית, להכיר היטב את החוק הפדרלי מס' 44-FZ, וכן חוקים נוספים הקשורים להסדרת תהליכי ההשתתפות במכרזים, לפקח על תיקוני חוקים ולהניח בצד את האינטרסים של הארגון ב. ה-OFAS.

המשימות העיקריות של מחלקת המכרזים

1. לְהַרְחִיב בסיס לקוחות, התקשרות בחוזים חדשים, שמירה על מסלולי מכירה מבוססים, כמו גם חידוש הקשרים עם לקוחות ותיקים;
2. לשמור על תדמית החברה, ליצור מוניטין כלקוח/ספק אמין;
3. הכנת תיעוד מכרזים, חיפוש מכרזים בכל האתרים, הקפדה על השתתפות במכרזים;
4. הגן על אינטרסים במקרה של הפרות, הגש תלונה לשירות הפדרלי נגד מונופולים בזמן;
5. ביצוע ניתוח מכרז/רכישה.

אחריות פונקציונלית של העובדים

פיתוח התיעוד הדרוש להשתתפות במכרזים, אימות מסמכים לעמידה בדרישות;

מעקב אחר מידע עדכני על המכרזים ממקורות שונים;

תיאום עם ראש החברה השתתפות במכרז, מדיניות תמחור בהתאם לפרטי הפעילות;

תכנון הכנת מסמכים למכירה הפומבית הקרובה, התאמה בזמן של התיעוד;

הכנת מסמכים לשליחת ובקרה על שליחתם;

הכנת תיעוד דיווח;

ניתוח רכישות/מכירות שבוצעו;

אחסון של תיעוד הקשור ל רכישות במכרזתוך חמש שנים.

תגמול והנעה לעובדי מחלקת המכרזים

כולם צריכים מוטיבציה כדי להגיע לתוצאות. עובדי מחלקת המכרזים אינם יוצאי דופן. ישנן מספר דרכים להניע עובדים.

1. שכר קבוע + בונוס ביצועים
2. שכר קבוע + אחוז מסכום הזכייה במכרז
3. תשלום קבוע עבור כל הצעה מוכנה - אפשרי במבנים גדולים, כמו משרד הבריאות של מוסקבה או רכש Lukoil, כאשר מספר ההצעות להשתתפות במכרזים מגיע לגודל משמעותי.

סיכום

לניצחונות חד פעמיים בפלטפורמות אלקטרוניות, מספיק להשתמש בחברות מיקור חוץ למכרזים.

הוחלט על הקמת מחלקת מכרזים - אין צורך בשלב ראשון לנפח את צוות המחלקה.

אסור "לתלות" עבודה עם מכרזים לעורך דין, רואה חשבון או מזכירה. אם תרדוף אחרי שני ארנבות, לא תתפוס אחד. הביצועים יהיו אפס.

אל תצפו לתשואות גדולות מעבודת המחלקה החדשה. מלכתחילה יש לנתח את כיוון ההתפתחות של הארגון, לחשוב על פונקציונליות המחלקה, לחלק תחומי אחריות בין העובדים, לקבוע יעדים ויעדים וכן להכשיר עובדים שיופקדו על משימות ההשתתפות במכרזים.

אתם מכוונים לתוצאה - להצטרף לשורות הזוכים במכרזים. מניע טוב להשגת המטרה הוא תגמול עובדים על עסקאות שהושלמו בהצלחה.

במידת הצורך, נוכח במכירות פומביות מטעם המיזם במהלך הליכי פתיחת בקשות, מגבש תלונות ל-FAS רוסיה ולגופים הטריטוריאליים שלה, מייצג את האינטרסים של החברה בעת בחינת תלונות אלו. 4.9. עוקב אחר החזרות כֶּסֶףהוכנס כבטוחה להצעות. 4.10. שומרת על דוחות מבוססים. 4.11. מבצע מטלות רשמיות פרטניות של הממונה הישיר עליו. למומחה עבודות המכרז יש את הזכות: 5.1. היכרות עם המסמכים הפנימיים של המיזם הנוגעים לפעילותו. 5.2. יצירת אינטראקציה עם מפעלים, ארגונים, מוסדות אחרים בנושאי ייצור ונושאים אחרים שבסמכותו. 5.3. ניהול התכתבות עסקית, בקשה וקבלה בְּבוֹא הַזְמָןמהחטיבות המבניות של המיזם את החומרים והמסמכים הדרושים. 5.4.

תיאור תפקיד ראש מחלקת המכרזים

מגיש הצעות להנהלת [ארגון, מוסד] לשיפור איכות העבודה של עובדי המחלקה. 3. זכויות עובד לראש מחלקת מכרזים ורכש ציבורי הזכות: 3.1. לבקש ולקבל מידע נחוץומסמכים הקשורים לנושאי פעילותה.

3.2. להציע הצעות לממונה הישיר לשפר את העבודה הקשורה לחובות המפורטות בתיאור תפקיד זה. 3.3. לתת פקודות לכפיפות עובדים ולפקח על ביצוען. 3.4. הציגו רעיונות ניהוליים לגבי קידום או ענישה של עובדים בפיקוחו.
3.5. לחתום ולאשר מסמכים במסגרת סמכותם. 3.6. לערב מומחים מכל החטיבות המבניות [ארגונים, מוסדות] בפתרון המשימות שהוטלו עליו. 3.7.

1. הוראות כלליות

• הליך מתן צווים ממלכתיים ועירוניים;
• הליך ההודעה, תיעוד המכרז, הליך הגשת בקשות, בחינת בקשות, ניהול, סיכום, השלכות הכרזת פסול;
• תכונות של קיום מכרזים ומשלוחי מדינה בצורה אלקטרונית;
• ביצוע הזמנה באמצעות בקשת הצעות מחיר, לרבות לצורך מתן סיוע הומניטרי או ביטול ההשלכות מצבי חירוםבעל אופי טבעי או מעשה ידי אדם, מספק יחיד (מבצע ביצוע, קבלן) של סחורות חליפין בבורסות סחורות;
• יעילות ביצוע הזמנות לצרכי המדינה והעירייה;
• מעקב אחר ציות לחוק הפדרציה הרוסיתעל מתן צווים ממלכתיים ועירוניים.

תיאור תפקיד ראש המחלקה

עקרונות ושיטות בסיסיות לקידום המוצרים המוצגים בשוק העירוני והתקציבי; § הפרטים של קידום מוצרים בשוק המסחרי; § פלטפורמות לקיום מכרזים, הצעות תחרות פתוחות, מכרזים אלקטרוניים; § כללי מענה לבקשות להצעות מחיר, הצעות § דרכי עבודה מול התקשורת; § מאפיינים טכנולוגיים ועיצוביים בסיסיים ומאפיינים צרכניים של המוצרים הנמכרים; § יסודות התמחור ומדיניות התמחור; § תנאי אספקה, אחסנה והובלה של מוצרים; § שיטות ארגון חשבונאות ודיווח על יישום תוכניות מכירה ומכירות מוצרים; § הנוהל למתן מסמכים ארגוניים, מנהליים ואחרים להשתתפות בתחרויות; § תקנות עבודה פנימיות; § כללים ונורמות של הגנה על העבודה; § אתיקה תקשורת עסקית. 1.5.

תשומת הלב

חפש וזכה בתחרויות מדינה ומסחריות, מכרזים, מכירות פומביות אלקטרוניות. מומחה הצעות המחיר: חובות רשמיות: 4.1. מבצעת מעקב שוטף אחר אתרים מיוחדים, פלטפורמות מסחר להכרזה על מדינה ומסחר תחרויות פתוחות, מכרזים, מכרזים אלקטרוניים.

4.2.

מידע

מעריך כדאיות כלכלית של השתתפות במכרז, מכין מידע וחומרים רלוונטיים להנהלה על סמך התוצאות. 4.3. מבקש את תיעוד המכרז הדרוש, לומד את דרישותיו. במידת הצורך מבקש הבהרות ולוקח בחשבון שינויים בתיעוד המכרז.

4.4. מנתח את החלק הטכני של יישומים לעמידה בחקיקה הנוכחית. 4.5. מכין הצעות תחרותיות. 4.6. מנהלת משא ומתן והתכתבות עם מארגני התחרויות. 4.7. חתימה על הסכמים וחוזים. 4.8.

אחריות ראש מחלקת מכרזים בבנייה

מעלה הצעות לשיפור זרימת העבודה והניהול של מחלקת המכרזים והרכש הציבורי. 2.5. משתתף בבחירה והשמה של אנשי המחלקה, בארגון שיפור כישוריהם וכישוריהם המקצועיים. 2.6. משתתף בהכנה ובביצוע הסמכת עובדי המחלקה.

2.7. מבטיח הכנה בזמן של תיעוד הדיווח שנקבע. 2.8. מעקב אחר מכרזים, תחרויות, מכירות פומביות בתקשורת ובאינטרנט. 2.9. משתתף בהכנת תיעוד מכרז. 2.10.
מייצג את האינטרסים של [ארגונים, מוסדות] ביישום הליכים תחרותיים. 2.11. משתתפת בפיתוח תקנות והנחיות למכרזים אלקטרוניים ורכש ציבורי. 2.12.

תיאור תפקיד ראש מחלקת מכרזים בבנייה

אני מאשר את המנהל הכללי של LLC "Phoenix" "" 20 No. תיאור משרהמומחה בעבודות מכרז של מחלקת הפיתוח 1.1. מומחה המכרזים שייך לקטגוריית המומחים. 1.2. בפעילותו, המומחה בעבודות מכרז מונחה על ידי: § אמנת המיזם; § תקנה על מחלקת הפיתוח; § מסמכי חקיקה, פעולות משפטיות רגולטוריות של הפדרציה הרוסית, כמו גם חומרים מתודולוגיים המסדירים את סוגיות העבודה המבוצעות בתחום המכרזים; § הזמנות, פקודות והנחיות של הנהלת המיזם, ראש מחלקת פיתוח; § תקנות עבודה פנימיות; § תיאור התפקיד הזה.
1.3. מומחה המכרזים כפוף ישירות לראש מחלקת הפיתוח. 1.4.

ראש מחלקת מכרזים בבנייה

השתמש במאגרי מידע של הארגון, לפי שיקול דעתה של הנהלת הארגון. 5.5. היכרות עם טיוטת ההחלטות של הנהלת המיזם, מחלקת הפיתוח. 5.6. דיווח לראש מחלקת הפיתוח על כל ההפרות והליקויים שזוהו בקשר עם העבודה שבוצעה.
5.7.

השתמש במערכות תקשורת, מערכות תקשורת וציוד אחר בבעלות ובחכירה של הארגון. 5.8. לתת המלצות והצעות בנושאים הקשורים לסמכותה. 5.9. השתתף בארגון וניהול פגישות בנושאים הקשורים לכשירותו.

5.10. להגיש הצעות לשיפור העבודה הקשורים לחובות הקבועות בתיאור תפקיד זה לעיון הנהלת מחלקת הפיתוח. מומחה עבודות המכרז אחראי על: 6.1.
אני מאשר [חתימה ארגונית ומשפטית] [ו. I. O., טופס תפקיד, שם ראש או ארגון אחר, מפעל, פקיד, מוסד] המוסמך לאשר את תיאור התפקיד] [יום, חודש, שנה] ל.פ. תיאור תפקיד ראש מחלקת מכרזים ורכש ציבורי [שם הארגון , מפעל , מוסדות] תיאור תפקיד זה פותח ואושר על בסיס חוזה עבודהעם ראש אגף מכרזים ואספקה ​​ממשלתית, בהתאם קוד עבודההפדרציה הרוסית, פעולות משפטיות רגולטוריות אחרות המסדירות את יחסי העבודה. 1. הוראות כלליות 1.1. ראש מחלקת מכרזים ורכש ציבורי שייך לקטגוריית המנהלים וכפוף ישירות ל[כותרת תפקיד]. 1.2.

במידת הצורך, השתתף במכירות פומביות מטעם החברה, במהלך פתיחת הבקשות, ערוך תלונות לשירות האנטי מונופול הפדרלי של רוסיה ולגופים הטריטוריאליים שלה, מייצגים את האינטרסים של החברה בעת בחינת תלונות אלה. 1.20. במידת הצורך, עקוב אחר החזרת הכספים שהופקדו כבטחון הצעה. 1.21. שמור על דיווח שנקבע. 2. זכויות למומחה המכרזים הזכות: 2.1.

בקש מראשי החטיבות המבניות בחברה, מומחים ועובדים נוספים מידע ומסמכים הדרושים למילוי תפקידו. 2.2. IN מקרים נחוציםלייצג את הארגון ביחסים עם ארגונים אחרים על מנת לפתור באופן מיידי סוגיות של ייצור ופעילויות כלכליות במסגרת סמכותו. 4.

מחלקת המכרזים מהווה כלי יעיל למכירת מכרזים, במיוחד במצב כלכלי לא יציב. בנוסף, כל חברה, במוקדם או במאוחר, מתמודדת עם הצורך להרחיב הזדמנויות לשיווק מוצריה/שירותיה. כלי יעיללהרחיב את ערוצי המכירה הוא פיתוח כיוון המכרז. השתתפות במכרזים ובמקרה של ניצחון כריתת חוזים עם ספקים ממלכתיים ומסחריים.

רלוונטיות במיוחד היא פיתוח כיוון המכרזים ומחלקת המכרזים, בפרט, בתקופת המשבר, כאשר חברות מסחריות מצמצמות משמעותית את תקציביהן או מסרבות לחלוטין לסגור חוזים במספר תחומים לא חיוניים. המדינה, גם בעתות משבר, רוכשת ותמשיך לרכוש עבודות, סחורות ושירותים הדרושים לתפקוד תקין של המדינה כולה. בנוסף, המדינה היא לקוח אמין שמשלם את החשבונות.

מחלקת מכרזים: משימות

המשימות העיקריות של מחלקת המכרזים, שכדאי להדגיש הן:
הבטחת השתתפות החברה במכרזים
השתתפות ביצירה ותחזוקה של תדמית החברה
משיכת חוזים חדשים באמצעות מערכת מכרזים ומשיכת לקוחות חדשים, וכן שימור/החזרת לקוחות ותיקים

תנאי מוקדם לפעילות אפקטיבית בכיוון זה הוא יצירת מחלקת מכרזים עם מומחים מוסמכים עם מוטיבציה לתוצאות. על כך נדון במאמר.

מבנה ארגוני טיפוסי של מחלקת המכרזים

בוא נסתכל עליך מבנה טיפוסימחלקת המכרזים. אני אעשה הזמנה מיד שהמבנה שנבחן הוא טיפוסי. בחברות גדולות, האחריות עשויה להיות מוקצה למומחה נפרד, ב חברות קטנותניתן לחלק מחדש את תחומי האחריות של מחלקת המכרזים כולה בין עובד אחד או שניים.
ראש מחלקת מכרזים
סגן מנהל / מומחה ראשי
מנהל /
עוזר מנהל/מזכירה

תכנית הכפיפות נראית כך:

חלוקת תפקידים של עובדי מחלקת המכרזים ותיאורי תפקידים אופייניים

אחת הטעויות הסטנדרטיות הנעשות בעת יצירה ופיתוח של תחום מכרזים היא חלוקה מחדש של הפונקציות והאחריות להכנת מכרזים בקרב מומחים שלא היו מעורבים בכך בעבר ואין להם ידע מספיק בתחום זה.

כך למשל, בנוסף לתפקידים הבסיסיים, ניתן לעורך דין גם פיתוח הנחיות למכרזים. יכול להיות שלא מדובר בעורך דין, בחלק מהחברות פונקציות הכנת המכרזים מועברות למזכירה, עוזרת מנהלת או רואה חשבון. מדובר בגישה לא יעילה, שמשפיעה בסופו של דבר על תוצאות העבודה במכרזים.

השתתפות אפקטיבית במכרזים מצריכה ידע בתחום זה, כמו גם ניסיון. הגישה הרציונלית והיעילה ביותר היא יצירת מחלקת מכרזים, שבשלב הראשוני עשויה להיות מורכבת ממומחה אחד. אבל המומחה הזה חייב להיות בעל הכשרה בתחום המכרזים ובעל ניסיון מעשי רלוונטי. פעילות מחלקת המכרזים צריכה להיות מכוונת להשגת מטרה אחת בלבד - השתתפות אפקטיבית של החברה במכרזים וקבלת חוזים חדשים לחברה באמצעות מערכת ההצעות.

גם חלוקת האחריות בתוך מחלקת המכרזים, אותה נשקול איתך, אופיינית ועשויה להיות שונה בארגון מסוים.

ראש מחלקת המכרזים:
2.1. עוקב אחר הודעות המכרז במקורות שונים.
2.2. תיאום השתתפות במכרז עם מנהל החברה או ראשי מחלקות, בהתאם לפרטי פעילות המחלקות.
2.3. מנתח את השתתפות המתחרים במכירה הפומבית ומספק מידע להנהלת המחלקות הדרוש לגיבוש הצעות פיננסיות.
2.4. משתתף בהכנת בקשות לבירור תיעוד רכש יחד עם המחלקה המשפטית;
2.5. תשובות ל סוגיות עכשוויותעל הכנת תיעוד להשתתפות במכרזים לנציגי חטיבות ומארגני המכרז.
2.6. מתכנן את פעילות עובדי המחלקה.
2.7. מפקח על הכנת הצעות (פיננסיות וטכניות) למכרזים, אומדנים ולוחות עבודה על ידי מומחי החברה וקובע את המועדים להגשת תיעוד על ידי מומחי החברה שמונו על ידי ראשי המחלקות למחלקת המכרזים;
2.8. בקרה על הכנת חבילות מסמכים למכרזים על ידי עובדי המחלקה.
2.9. משתתף במילוי טפסי מסמכים, בהתאם לתיעוד הרכש;
2.10. מכין חבילת מסמכים למכרזים חשובים אסטרטגית בהתאם לדרישות תיעוד הרכש.
2.11. בקרה על שליחת מסמכים למכרזים;
2.12. מכין תיעוד חשבונאי ומגיש אותו למנהל החברה.
2.13. במקרה של זכייה במכרז, מספקת לעובדי החברה את המידע הדרוש לכריתת החוזה. האחריות לשינויים בתוכניות לוח שנה, הצעות טכניות וכדומה, הנחוצים לכריתת החוזה, מוטלת על המומחים של המחלקות שזכו במכרז.
2.14. מיידע את המחלקה המשפטית על הצורך בהנפקת ערבויות בנקאיות ועל מועדי הגשת המסמכים.
2.15. מספק מידע למחלקת הנהלת החשבונות הדרוש לתשלום עבור אבטחת בקשות להשתתפות במכרזים ומידע על עיתוי הגשת צווי תשלום למחלקת המכרזים.
2.16. עוקב אחר שינויים בחקיקה, במסגרת המשפטית להכנת תיעוד מכרז, רכש ציבורי ומכיר את המידע הזה לעובדי המחלקה.
2.17. מפקח על פעילות הכפופים, נוקט באמצעים כדי להבטיח את עמידתם בכללי תקנות העבודה הפנימיות.
2.18. מגיש הצעות לקידום או הטלת עונשים על עובדי המחלקה, תורם לשיפור כישוריהם.

ובכן, כעת ננתח את התפקידים האופייניים של מומחה מכרזים.

מומחה מכרזים:
2.1. משתתפת במעקב אחר הודעות המכרז במקורות שונים
2.2. עונה לשאלות עדכניות בנושא הכנת תיעוד להשתתפות במכרז לנציגי מחלקות ומארגני מכרזים.
2.3. מכין חבילת מסמכים בהתאם לדרישות תיעוד המכרז:
 מגבש הצעות (פיננסיות וטכניות) הניתנות על ידי מומחי המחלקה בהתאם לתקני תיעוד;
 מבקש נתונים פיננסיים ומסמכים על החברה ממחלקת הנהלת החשבונות;
 מבקש (בהתאם לדרישות תיעוד הרכש) אישורים במגוון מבני מדינהבמסגרת הכנת מסמכי מכרז בתחום אחריותם;
 מטעם ראש המחלקה ממלא את טפסי המסמכים בהתאם לתיעוד הרכש;
 מטעם ראש המחלקה אוספת מסמכים (מסמכים מרכיבים, רישיונות, דיפלומות, תעודות מומחים, העתקי חוזים, מעשים וכו')
 סורק, מצלם את המסמכים הדרושים להכנת בקשה למכרז.
 מארגנת אישור נוטריוני למסמכים הדרושים להכנת חבילת מסמכים למכרז
2.4. מומחה המכרזים מרכיב חבילת מסמכים הכלולים במכרז באופן שיקבע מארגן הרכש ובהתאם לדרישות התיעוד.
2.5. מארגן את שליחת המסמכים למכרזים ומבקר את קבלתם על ידי הלקוחות;
2.6. במקרה של צורך בייצור, הוא מבצע פונקציות שליחויות.
2.7. מבנה מידע על המכרזים במדיה אלקטרונית ונייר.
2.8. מטעם ראש המחלקה הוא עורך מכתבים, בקשות ומסמכים נוספים.
2.9. מכין תשובות למכתבים ובירורים בתחום כשירותו
2.10. מבצע את הנחיות ראש המחלקה בתחום כשירותו.

מחלקת מכרזים וניהול תהליכים

ראש (ראש) מחלקת המכרזים מנהל את התהליך, ביצוע תכנון, ניטור, בקרה, ניתוח וקבלה החלטות ניהול. IN חברות שונותניתן לארגן את עבודת המכרז ואת תהליך הניהול בדרכים שונות. אך נשקול את האופציה הסטנדרטית, כאשר תפקידי הנהלת מחלקת המכרזים מבוצעים על ידי ראש מחלקת המכרזים.

ראש אגף המכרזים מתכנן את התקדמות התהליך לפי מספר המכרזים שסוכמו תוך שימוש במידע הבא:
מידע על מכרזים שהוכרזו,
הדרישות של מארגן הרכש המפורטות בתיעוד הרכש,
מידע על תוצאות ההשתתפות במכירה הפומבית

ראש אגף המכרזים קובע את תוצאות התכנון במסמכים הפנימיים של המחלקה. בפועל ניתן לתכנן הכנת מכרזים באמצעות אקסל. כלומר, לנהל טבלה עם מידע על הלקוח, נושא הרכישה, המחיר הראשוני (המקסימלי), מחיר המשתתף, מועדי קבלת המסמכים, עיתוי הסיכום ומידע נוסף שעשוי להועיל ב העבודה. ניתן להשתמש בטבלה זו לדיווח להנהלה.

כחלופה לאפשרות זו, ניתן לבצע דיווח בשירותים ותכניות מיוחדות.

מחלקת המכרזים וטכנולוגיית העבודה שלה

בואו נסתכל על עצם התהליך של מחלקת המכרזים בחברה של הספק ועל סכמת האינטראקציה בתוך החברה.

עבודת המכרז מתחילה בקבלת מידע על המכרזים המתנהלים בהתאם לנתוני הצורך במתן שירותים המתקבלים מהנהלת החברה. כלומר, מומחה המכרזים או ראש מחלקת המכרזים מוצאים תחילה את המכרזים תוך התחשבות בקריטריוני הבחירה: מחיר, אזור, נושא המכרזים או מידע אחר המגיע מהנהלת החברה.

התהליך מסתיים בתנאים הבאים:
קבלת מידע על תוצאות המסחר
העברת מידע לבעלי עניין בחברה.

מידע על התוצאות מפורסם במערכת המידע המאוחדת, או אם מדובר במכרז מסחרי, אזי ניתן לקבל מידע בעל פה מהלקוח או מאתר הלקוח. כמו כן, המידע המתקבל מועבר למחלקה הרלוונטית באמצעות מערכת ה-CRM, בדואר אלקטרוני או בעל פה. במקרה של זכייה, מועבר בנוסף מידע על מועד הצבת תוצאות המכרז, גובה בטחון החוזה ותנאי החוזה. כמו כן, המומחה האחראי לכריתת החוזה עוסק בביצוע ערבות בנקאית וכריתת החוזה. בפועל, פעמים רבות תפקידי כריתת החוזים מוקצים על עורך דין חברה או מומחה במחלקת המכרזים. במקרה בו עוסק מומחה ממחלקת המכרזים בכריתת חוזים, התהליך מסתיים במועד כריתת ההתקשרות עם הלקוח.

התנאים ההכרחיים להמשך התהליך העסקי של מחלקת המכרזים הינם תיאום מועד של התמחרות מול ההנהלה, הכולל בחירה ראשונית, בחירה משנית ובחירה סופית של מכרזים. בשלב הבחירה הראשונית, המנהל בוחר מכרזים תוך התחשבות בקריטריונים של מחיר, אזור, נושא הרכישה. בבחירה המשנית, הרכישות הנבחרות מנותחות על ידי ראש מחלקת המכרזים וראשי המחלקות המתמחות לצורך כדאיות ההשתתפות. הקריטריונים להערכת הבקשה מנותחים, נקבעת כדאיות ההשתתפות, תוך התחשבות בעלויות נסיעות עסקים ובהתחשב בהוזלה האפשרית במחיר המתחרים.

עַל שלב סופימומחים של המחלקה המתמחה מנתחים את הדרישות הטכניות של הרכישה, מועדים. ראש מחלקת המכרזים מנתח את הרכישות הקודמות של הלקוח לרכישות דומות, מנתח את מחירי המתחרים ומחשב תחזית להוזלה אפשרית במחיר. בהתחשב בגורמים אלו, הנהלת המחלקה הרלוונטית ובמידת הצורך הנהלת החברה מקבלת את ההחלטה הסופית לגבי כדאיות ההשתתפות במכרז.

מחלקת מכרזים: שלבים עיקריים ועקרונות העבודה

מנקודת מבט של בנייה מבנית, עבודות מכרזים הן מערכת של פעולות עוקבות שמטרתן לעמוד בדרישות ובצרכים שנקבעו מראש של החברה, לרבות מגבלות זמן, עלות ומשאבים, תוך התחשבות באופי ובפרטי העבודה עבור שירות מסוים.

שלבים עיקריים בתהליך

• מעקב אחר הודעות הצעות מחיר במקורות שונים.
• תיאום עם ראשי החברה, ראשי מחלקות להשתתפות במכרז בהתאם למדיניות החברה ולפרטי פעילות החטיבות.
• תכנון הכנת תיעוד להשתתפות במכרז בהתאם למועדי הגשת המסמכים.
• גיבוש חבילת תיעוד בהתאם לדרישות ובאופן שנקבע על ידי מארגני המכרז.
• בדיקת תיעוד לעמידה בדרישות.
• תיקון תיעוד במידת הצורך.
• סקירת שינויים לפני שליחת תיעוד.
• הכנת החבילה למשלוח ושליחת תיעוד.
• בקרה על שליחת תיעוד למארגני המכרז.
• מעקב אחר תוצאות ההשתתפות במכירה הפומבית.
• הבאת מידע על תוצאות המכרז לבעלי עניין בתוך החברה.

עקרונות בסיסיים לביצוע עבודות מכרז:
עֲקֵבִיוּת– העבודה מאורגנת ומבוצעת בהתאם לתקנים הפנימיים של תיעוד החברה ובהתחשב במכלול דרישות התיעוד.
רצף - תכנון וביצוע של עבודה מתרחשים ברצף קפדני, שבו משימות עוקבות משתמשות בתוצאות של קודמות.
רלוונטיות- על העבודות לעמוד במגמות ודרישות עדכניות המפורטות בתיעוד הרכש ובחוקי החקיקה.
יְעִילוּת- כל פריט עבודה מכוון להשגת תוצאה ספציפית, אשר, בתורה, היא מרכיב חובה בתוצאה הסופית.
סודיות- כל החומרים המתקבלים בחברה במסגרת העבודה, כל תוצאות הביניים והסופיות בכל פורמט מצגת הינם רכוש החברה ואין להפיץ אותם או להשתמש בהם בכל צורה שהיא ללא אישור מיוחד.

הערה: במקרים בהם יש לך חשדות לגבי יושרה של עובדי עורכת המכרז, למשל, כאשר יש סיבה להאמין שמידע סודי עם הצעת המחיר שלך עלול להיחשף למציעים אחרים, אנו ממליצים לך לוודא שההצעות יוגשו ב- ברגע האחרון. ברגע האחרון מדובר בהגשת בקשה מספר שעות לפני המועד האחרון לקבלת בקשות, או להגשת בקשה ישירות בפתיחת המעטפות.

מקורות מידע המשמשים במתן השירות

• מידע ראשוני שהתקבל ממארגני המכרזים (הודעה באתר, הודעה על שינויים בתנאי המכרז; תיעוד להשתתפות במכרז, תכנית רכש, פרוטוקול שיקול והערכה)
• מידע ראשוני שהתקבל מהלקוח (בהתאם לתנאי תיעוד הרכש: מתודולוגיה, מתודולוגיה, קונספט, הצעה טכנית, רשימת מומחים, מידע על ניסיון, תוכנית לוח שנה, הצעה פיננסית)
• בסיס מידע משלו (מסמכים לדוגמה של החברה, טפסים)

עבודת מכרז ותיעוד תוצאות

תיעוד העבודה על הכנת התיעוד של המציע ותוצאותיו מתבצע באמצעות תבניות של מסמכים מהמדגם שנקבע (פורמט דוח). בחברה ניתן לקבל טופס, למשל, שהוכן באקסל, כמסמך דיווח. כמו כן, ניתן לרשום מידע על מכרזים מוכנים, על תוצאות עבודת מחלקת המכרזים במערכת CRM או תוכניות או שירותים מיוחדים אחרים, למשל בשירות Tenderplan.

מערכת תשלום והנעה

מערכות התשלום הפופולריות ביותר בתחום המכרזים הן כדלקמן:
1) לשלם עבור תוצאות
2) תשלום קבוע

במקרה הראשון, החברה מניעה את עובדי מחלקת המכרזים להגיע לתוצאות, כלומר. השגת חוזים חדשים לחברה. במקרה השני, מוטיבציה כזו למעשה נעדרת.

גרסאות אפשריות של מערכת "שלם עבור תוצאות":
1. שכר + אחוז זכייה במכרזים
2. שכר + בונוס קבוע לפי ביצועים
3. אחוז הזכייה במכרזים
4. תשלום עבור כל בקשה שהתקבלה.
אפשרויות התשלום הנפוצות ביותר עבור מומחי מכרזים פנימיים הן הראשונה והשנייה, עבור מומחים מרוחקים, אפשרויות 3 ו-4. אפשר גם וריאציות, למשל, כאשר פרילנסר מכין רק את החלק הראשון של הבקשה למכירה הפומבית וכן, אם הבקשה לחלק הראשון מתקבלת, מקבל תשלום קבוע. את החלק השני של הבקשה מכינים מומחי הלקוח, המקבלים שכר ואחוז מהמכרזים שזכו או שכר ובונוס קבוע.
היתרון הבלתי מעורער של מערכת תגמול זו הוא המוטיבציה לתוצאה הסופית. הריבית והתוצאה עם מערכת תגמול כזו גבוהה יותר מאשר בשכר קבוע. בתנאי כמובן שהשכר לא דל, אלא שוק.

כעת נשקול אפשרויות לתשלום קבוע:
1. שכר קבוע
2. תשלום קבוע עבור כל בקשה מוכנה
באופציה הראשונה מתאפשרות גם וריאציות שונות, למשל כאשר לשכר נוסף תשלום עבור עיבוד. במקרים בהם היקף המכרזים המוכנים גדול ויש הרבה עיבודים, אז גם גובה התשלום עבור הטיפול יכול להיות משמעותי.

תמיכה במכרז יתרונות וחסרונות

חברות ויזמים שרק נכנסים לשוק ההזמנות הממלכתיות עושים טעות אחת נפוצה. כל כיוון המכרזים של החברה במיקור חוץ מלא לחברה המעניקה תמיכה בתחום המכרזים. הטעות העיקרית והעיקרית היא שאף חברה מלבדך ושום מומחה מלבד העובד שלך לא יתעניין כל כך בתוצאה.

מינוס ראשוןמשיכת חברת מיקור חוץ באמצעות מכרזים היא:
- עניין חלש בתוצאת העובד שיכין עבורך את הבקשה. גם אם תשלמו שכר טרחה הגון לחברת מיקור חוץ, סביר להניח שזה לא ישפיע על התשלום של עובד ספציפי שיכין את הבקשה שלכם.
מינוס שניזה לא תמיד אוריינות גבוהה בנושא שלך, אותם עובדים של חברת מיקור חוץ שיכינו את הבקשה.
מינוס שלישיזוהי שליטה חלשה על פעילות העובדים המכינים מכרזים. אולי לא תמיד תדע ותבין בדיוק האם עובד של חברת מיקור חוץ עובד על המכרז שלך ובאיזה שלב נמצא הפרויקט.

כתוצאה מכך, לאחר ששילמתם כסף הגון עבור העבודה, תוכלו להגיע למצב בו אין עניין בתוצאת העבודה, המבצע אינו מקצועי ביותר בנושא שלכם ואין בקרה.

לכן, מאוד לא מומלץ לתת את כל הכיוון של מכרזים למיקור חוץ. אפשר וצריך לערב חברות מיקור חוץ לתמיכה במכרזים ובפרילנסרים, אבל צריך להאציל רק חלק מהמשימות ולשלוט בתהליך הכנת הבקשות.

כלומר, אנו זקוקים למומחה מכרזים בחברה שיהיה מונע לתוצאות במכרזים, יבצע חלק מהתפקידים בעצמו באופן אישי ויאציל חלק. כך למשל, ניתן להאציל את הכנת החלקים הראשונים של המכרזים לחברת ליווי מכרז או לעצמאי. העיקר שלמומחים בתחום שלך יש ניסיון מעשי מספיק.

האצלת הפונקציות של חיפוש מכרזים היא מאוד לא מעודדת, שכן כדי לבחור רכישות מבטיחות ומעניינות באמת בנושא שלך, אתה צריך להבין את הנושא הזה לעומק ולהיות מסוגל לנתח ולחשב את סיכויי ההשתתפות. מומחה שלא מבין את הנושא שלך לא יוכל לעשות זאת בצורה איכותית.

היתרון העיקרי בהעסקת פרילנסר או חברת תמיכה במכרזים הוא צמצום הזמן לפעולות שוטפות. ניתן לנצל את הזמן הנחסך בצורה רציונלית יותר לתוצאות טובות יותר. לדוגמה, השקיעו יותר זמן בניתוח. כמו כן, ניתן להגדיל את מספר המכרזים המעובדים והערוכים.

תיאור משרה

מומחה מכרזים

1. הוראות כלליות

1.1. מומחה המכרזים שייך לקטגוריית המקצוענים.

1.2. אדם בעל השכלה מקצועית גבוהה מתמנה לתפקיד מומחה מכרזים.

1.3. מומחה המכרזים ממונה לתפקיד ומפוטר ממנו בצו מנכ"לארגונים.

1.4. על המציע לדעת:

§ חוקים פדרלייםועוד חקיקה תַקָנוֹן, חומרי לימודהשתתפות במכרזים;

§ עקרונות ושיטות בסיסיות לקידום המוצרים המוצגים בשוק העירוני והתקציבי;

§ הפרטים של קידום מוצרים בשוק המסחרי;

§ פלטפורמות לקיום מכרזים, הצעות תחרות פתוחות, מכרזים אלקטרוניים;

§ כללים למענה לבקשות להצעות מחיר, הצעות

§ שיטות עבודה עם התקשורת;

§ מאפיינים טכנולוגיים ועיצוביים בסיסיים ומאפיינים צרכניים של המוצרים הנמכרים;

§ יסודות התמחור ומדיניות התמחור;

§ תנאי אספקה, אחסנה והובלה של מוצרים;

§ שיטות ארגון חשבונאות ודיווח על יישום תוכניות מכירה ומכירות מוצרים;

§ הנוהל למתן מסמכים ארגוניים, מנהליים ואחרים להשתתפות בתחרויות;

§ תקנות עבודה פנימיות;

§ כללים ונורמות של הגנה על העבודה;

§ אתיקה של תקשורת עסקית.

1.5. מומחה המכרזים בפעילותו מונחה על ידי תיאור תפקיד זה.

1.6. מומחה המכרזים כפוף ישירות למנכ"ל.

1.7. בהיעדרו של מומחה המכרזים, תפקידו מבוצע על ידי מי שמונה בהוראת המנהל הכללי. אדם זה רוכש את הזכויות המתאימות והוא אחראי בהתאם להוראה זו.

חובות עבודה

1.8. מעקב אחר אתרים מיוחדים, זירות מסחר להכרזה על תחרויות פתוחות ממלכתיות ומסחריות, מכרזים, מכרזים אלקטרוניים.

1.9. הערכת כדאיות כלכלית של השתתפות במכרז, הכנת מידע וחומרים על סמך התוצאות לקבלת החלטה על השתתפות במכרז.

1.10. בקש את תיעוד המכרז הדרוש, למד את הדרישות שלו. במידת הצורך, בקשו הבהרות וקחו בחשבון שינויים בתיעוד המכרז.

1.11. הכן מיד חבילה שלמה של מסמכים.

1.12. יצירת אינטראקציה עם מנהלים וראשי מחלקות על הפרטים והתמחור של המוצרים המוצעים והחלק הטכני של האפליקציות.

1.13. נתח את החלק הטכני של יישומים לעמידה בחקיקה הנוכחית (FZ-94).

1.14. הגש הצעות תחרותיות.

1.15. לנהל משא ומתן ולהתכתב עם מארגני התחרויות.

1.16. ניהול מספר פרויקטים בו זמנית.

1.17. לספק בזמן את כל המידע הדרוש על תנאי האספקה, ערבויות, אישורים.

1.18. סגור הסכמים, חוזים.

1.19. במידת הצורך, השתתף במכירות פומביות מטעם החברה, במהלך פתיחת הבקשות, ערוך תלונות לשירות האנטי מונופול הפדרלי של רוסיה ולגופים הטריטוריאליים שלה, מייצגים את האינטרסים של החברה בעת בחינת תלונות אלה.

1.20. במידת הצורך, עקוב אחר החזרת הכספים שהופקדו כבטחון הצעה.

1.21. שמור על דיווח שנקבע.

למומחה המכרזים הזכות:

2.1. בקש מראשי החטיבות המבניות בחברה, מומחים ועובדים נוספים מידע ומסמכים הדרושים למילוי תפקידו.

2.2. במקרים נחוצים, ייצג את הארגון ביחסים עם ארגונים אחרים על מנת לפתור באופן מיידי סוגיות של ייצור ופעילויות כלכליות הנמצאות בסמכותו.

4. אחריות

4.1.בגין אי מילוי או מילוי לא תקין של חובותיהם הקבועות בהוראה זו - בהתאם לחקיקת העבודה העדכנית.

4.2.עבור עבירות שבוצעו במהלך תקופת פעילותה - בהתאם לחקיקה האזרחית, המינהלית והפלילית העדכנית.

4.3. בגין גרימת נזק מהותי - בהתאם לדין החל.

5. תנאים אחרים

5.1. תיאור תפקיד זה מועבר למומחה המכרזים כנגד קבלה. עותק אחד של ההוראה שמור בתיק האישי של העובד.

מכיר הוראות

ואני מתחייב לציית ל: __________________________________________

שלום עמית יקר! בכתבה של היום נדבר על מחלקת המכרזים. מדובר בחטיבה פנימית בארגון העוסקת בהשתתפות ברכש ציבורי ומסחרי. מחלקות מכרזים קיימות הן מול לקוחות והן מול ספקים (משתתפי רכש). עם זאת, הפונקציות, המטרות והיעדים שלהם שונים לחלוטין. במאמר זה נתמקד בשיקול של מחלקה זו רק במסגרת ארגון הספקים. אם אתה חושב ברצינות על יצירת מחלקת מכרזים משלך, מאמר זה יעזור לך להבין היכן להתחיל ובאיזה כיוון להתקדם.

צריך מחלקת מכרזים?

וכך, אתה או הארגון שלך החלטתם להשתתף במכרזים. ואז עולה שאלה סבירה: מי יעשה את זה? האם מומחה ספציפי או מספר מומחים יעשו זאת? או שתפנה לסיוע של צד שלישי, כלומר ייעוץ במכרזים? אני רוצה להזהיר אותך מיד מפני טעות אחת מאוד חמורה שעושים ארגונים רבים - אתה לא צריך ליצור מחלקת מכרזים גדולה כבר מההתחלה. בשלב הראשוני, זה יכול להיות רק אדם אחד, ולאחר מכן, ככל שנפח העבודה גדל, אתה יכול למשוך עובד אחד או יותר. יותר לא אומר טוב יותר.

אם אתה מתכנן להשתתף במכרזים רק מעת לעת, ולא רוצה להפוך את הכיוון הזה למקור ההזמנות העיקרי, אז מומחה אחד יהיה די והותר. עם זאת, אם יש לכם ארגון גדול ואתם רוצים לקבל הזמנות מהגשת הצעות באופן שוטף, אז כדאי לחשוב על מחלקה מן המניין שתעסוק בכל שלבי ההגשה: מחיפוש מידע ועד כריתת חוזים ישירה. בנוסף, מחלקה כזו תצטרך ליצור אינטראקציה הדוקה עם מחלקות אחרות בארגון שלך.

להתחלה מהירה, או כשאין לכם חשק לנפח את הצוות שלכם, תוכלו להיעזר במיקור חוץ של מחלקת המכרזים. במקרה זה, לא תצטרכו ליצור מקומות עבודה חדשים, לסדר אותם (רכישת ציוד מחשב נוסף, תוכנות, רהיטים וכו'), וכן לשלם משכורות רגילות, מיסים וכו'.

חלק מהמנהלים "חוטאים" גם בכך שהם מפקידים את העבודה במכרזים לאחד מעובדיהם בטופס עומס נוסףתמורת תשלום סמלי. לרוב - מזכירה, רואה חשבון או עורך דין. אבל אני יכול לאכזב אותך. הגישה הזו לא עובדת. במקרה זה, העבודה תיעשה לראווה ולא תביא לך את התוצאות הרצויות.

וכך, דיברנו על הצורך ליצור יחידת מכרז, עכשיו בואו נסתכל על הפונקציות שהיא צריכה לבצע.

תפקידי מחלקת המכרזים

להלן התפקידים העיקריים של המחלקה העוסקת במתן הצעות:

1. הכנת המסמכים הדרושים והשגת חתימה אלקטרונית;
2. הסמכה (הסמכה מחדש) בפלטפורמות אלקטרוניות ממלכתיות ו/או מסחריות;
3. הקמת התוכנה הדרושה להשתתפות במכירות פומביות אלקטרוניות;
4. חיפוש מידע על מכרזים ממלכתיים ו/או מסחריים מתמשכים, בהתאם לפרטי פעילות הארגון;
5. לימוד וניתוח תיעוד, תנאי התייחסות;
6. ניתוח הסביבה התחרותית ומעקב אחר תוצאות רכישות קודמות;
7. תיאום עם ההנהלה הבכירה של הניואנסים של השתתפות ברכישה מסוימת, כמו גם קבלת החלטה סופית;
8. הכנת מסמכים, מילוי טפסים והגשת בקשות;
9. השגת האישורים והתמציתים הדרושים, וכן אישורם הנוטריוני;
10. הכרת החקיקה המסדירה הליכי רכש;
11. אינטראקציה עם בנקים וארגוני אשראי לצורך קבלת הלוואות וערבויות בנקאיות;
12. אינטראקציה עם ספקים (אם הארגון הוא מתווך);
13. השתתפות ישירה במכירה הפומבית (אישית או מרחוק);
14. הכנת הבקשות הנדרשות להבהרת התיעוד והתנאים לרכש וכן אינטראקציה עם לקוחות;
15. מעקב אחר שינויים בהודעות על רכישות מתמשכות, כמו גם תוצאות של רכישות כאלה;
16. הכנת תלונות ותביעות נחוצות להגנה על האינטרסים של הארגון;
17. כריתת חוזים.

כפי שאתה יכול לראות, זוהי רשימה די עשירה של יצירות. לכן, אם "תולים" את כל העבודה הזו בעובד קיים שיש לו תחומי אחריות אחרים, אז תיכשלו לחלוטין בכיוון הזה. וגם מזכירה "ילדה" פשוטה לא מסוגלת להתמודד עם כל זה במלואו. נבדק שוב ושוב על ניסיון אישי.

המדד העיקרי לאיכות עבודת מחלקת המכרזים הוא מספר ההצעות שהתקבלו לפני ההשתתפות בהליכי הרכש והיקף החוזים שנכרתו בעקבות יישומם.

מבנה מחלקת המכרזים

שוב, המבנה והגודל של מחלקת המכרזים יכולים להיות שונים. הכל תלוי בהיקף הארגון ובכמות העבודה הכרוכה בהכנה ובהשתתפות במכרזים. להלן הבאתי כדוגמה אחד מהם אפשרויותמחלקה כזו.

ראש המחלקה. מהווה חוליה מקשרת בין המחלקה למחלקות אחרות בארגון, מרכזת ובקרה על עבודת המחלקה כולה, מרכזת את הנושאים הטכניים והפיננסיים של השתתפות במכרז מול הנהלת הארגון.

מומחה לניטור וניתוח. חיפוש מידע על מכרזים מתמשכים, מנתח הליכים שהושלמו והסביבה התחרותית, מעקב אחר שינויים במידע באתר.

עורך דין.אחראי על נכונות מסמכי הארגון, בודק את תיעוד המכרז לאיתור טעויות והפרות של דרישות חוק, מכין מסמכים נדרשים(כולל לקבלת EDS), מזמין אישורים ותמציות, מכין תלונות ותביעות, מייצג את האינטרסים של הארגון ב-FAS ובבית המשפט.

מומחה מסחר. עוסק בהסמכה (הסמכה מחדש) בפלטפורמות אלקטרוניות, מקים מקום עבודהלהשתתפות במכרזים אלקטרוניים, מכין בקשות (כולל טופס 2), לוקח חלק במכרזים. כמו כן, מומחה כזה מכין בקשות להבהרת תיעוד ומקיים אינטראקציה עם לקוחות.

שָׁלִיחַ.עוסקת במשלוח פניות על נייר לכתובת הלקוח. בפועל, בקשות נייר נשלחות ללקוח על ידי אחד מעובדי הארגון או באמצעות שירות שליחים(כגון DHL, DPD, PONY express וכו').

מה כלול ברשימת השירותים להקמת מחלקת מכרזים?

כרגע האינטרנט מלא בהצעות להקמת מחלקת מכרזים סוהר. זה לא שירות מכרז או מיקור חוץ, אלא סיוע ביצירת מחלקה בארגון שלך. המחירים עבור שירותים כאלה תלויים בפרטי הארגון עצמו, כמו גם במספר העובדים בו. טווח המחירים לשירותים ליצירת מחלקה נע בין 30-100 אלף רובל. תנאי יצירה - משבועיים עד 3 חודשים.

אז מה כלול ברשימת השירותים ליצירת מחלקה? זֶה:

1. הכנת מבנה והגדרה של המחלקה כמות נדרשתמומחים בו;
2. ניתוח טבלת כוח האדם של הארגון לאפשרות למשוך מומחים קיימים לעבודה עם מכרזים;
3. פיתוח תקנון המחלקה והנחיות צוות לכל עובד;
4. פיתוח תקנות זרימת מסמכים ואינטראקציה של המחלקה עם אחרים חלוקות מבניותארגונים;
5. סיוע בבחירת התוכנה הדרושה לעבודה עם מכרזים וייעוץ לשימוש בה;
6. הכשרת מומחי המחלקה;
7. השקה ו"הרצה" של עבודת המחלקה.
8. תמיכה במידע וייעוץ חינם בתוך התקופה הנקובת.

ועל כן, איזו מסקנה ניתן להסיק מכל האמור לעיל?

קוֹדֶם כֹּלאם אתה צריך תוצאה מהירה עם עלויות כספיות מינימליות, השתמש במיקור חוץ של מכרז. עכשיו זה די שירות זמיןעבור ארגונים רבים ויזמים בודדים.

שניתאם אתה מתכנן ליצור מחלקת מכרזים משלך, התחל עם 1-2 אנשים. אל תגייס מיד צוות גדול. העסקת אדם חדש היא תמיד קלה יותר מאשר לפטר אותו.

שְׁלִישִׁיאם אתה בונה את מחלקת המכרזים שלך מאפס, אל תצפה להחזר גדול מיד. ראשית, יש צורך לנתח את כל התהליכים העסקיים בתוך הארגון, לקבוע את תפקידי המחלקה, להכין תקנה על המחלקה, לכתוב תיאורי תפקידים, לקבוע יעדים ויעדים. כמו כן, יש צורך להכשיר באופן קבוע עובדים אלו, לשפר את כישוריהם, המוטיבציה והעניין שלהם בתוצאה הסופית.

רביעי, אין "לתלות" עבודה עם מכרזים של מזכירה, רואה חשבון, עורך דין או עובד אחר תמורת תשלום נוסף. התוצאה במקרה זה תהיה בטל.

זה הכל להיום. נתראה במאמרים חדשים.